Genehmigungsvorlagen

Wenn Sie einen Aufbau für einen Genehmigungsverlauf mehrmals verwenden möchten, können Sie diesen als Genehmigungsvorlage speichern.

Es gibt zwei Vorlagentypen:

Persönliche Genehmigungsvorlagen: Diese werden von Ihnen erstellt und sind nur für Sie sichtbar und verfügbar.
Geteilte Genehmigungsvorlagen: Diese sind für die ganze Organisation und/oder ausgewählte Org.Einheiten verfügbar. Geteilte Genehmigungsvorlagen werden von einem Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ erstellt, der ebenfalls festlegt, wer die jeweiligen Genehmigungsvorlagen sehen und auf sie zugreifen kann.

Persönliche und geteilte Genehmigungsvorlagen wählen Sie im Dialogfenster "Neue Genehmigung" aus.

Abbildung 1. Das Dialogfenster "Neue Genehmigung"

Sie können konfigurieren, ob Benutzer persönliche Genehmigungsvorlagen speichern dürfen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Im Dialogfenster "Genehmigungsvorlagen" sehen Sie eine Übersicht über gespeicherte Genehmigungsvorlagen. Das Dialogfenster öffnen Sie unter dem Reiter "Einstellungen" im Hauptfenster.

Abbildung 2. Der Menüpunkt ”Genehmigungsvorlagen”

Im Dialogfenster können Sie bestehende Genehmigungsvorlagen bearbeiten und löschen. Wenn Sie das Recht "Vorlagen verwalten" haben, können Sie zudem geteilte Genehmigungsvorlagen erstellen.

In der Spalte „Ablageort“ sehen Sie die Platzierung der jeweiligen Genehmigungsvorlage.

Abbildung 3. Das Dialogfenster "Genehmigungsvorlagen"

Genehmigungsverlauf als Genehmigungsvorlage speichern

Wenn Sie einen neuen Genehmigungsverlauf einrichten oder einen bestehenden Verlauf bearbeiten, können Sie diesen als eine Genehmigungsvorlage speichern. Erstellen Sie Ihren gewünschten Genehmigungsverlauf mit der Anzahl an Schritten, Genehmigern und eventuellen Fristen.

Wenn Sie einen Genehmigungsverlauf als eine Vorlage speichern, können Sie relative Fristen angeben. Im Feld "Frist" geben Sie beispielsweise im Feld "Frist" +7 ein, sodass die Genehmigungsfrist automatisch auf sieben Tage nach der Erstellung der Genehmigung gesetzt wird. Wenn Sie oder ein anderer Benutzer später bei der Erstellung einer neuen Genehmigung diese Vorlage auswählen, berechnet F2 die Frist basierend auf der Erstellung der Genehmigung. Sie können relative Fristen sowohl für die ganze Genehmigung und für die einzelnen Genehmigungsschritte angeben.

Abbildung 4. Genehmigungsverlauf als Genehmigungsvorlage speichern

Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Als Vorlage speichern, um den Verlauf als eine Vorlage zu speichern. Das Dialogfenster "Als Vorlage speichern" öffnet sich.

Bei persönlichen Genehmigungsvorlagen: Benennen Sie die Genehmigungsvorlage. F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, die Sie ändern können. Speichern Sie die Vorlage mit einem Klick auf OK. Die Genehmigungsvorlage ist nun als persönliche Vorlage gespeichert und Sie können auf diese zugreifen, wenn Sie das nächste Mal eine neue Genehmigung erstellen.

Abbildung 5. Persönliche Genehmigungsvorlage speichern

Bei geteilten Genehmigungsvorlagen: Ein Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ benennt die Genehmigungsvorlage. F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, die der Benutzer ändern kann. Der Benutzer setzt ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorlagenplatzierung“ und legt fest, ob die Genehmigungsvorlage für alle Benutzer in der Organisation oder nur für eine bestimmte Org.Einheit verfügbar sein soll (Organisation/Org.Einheit wird markiert). Die Genehmigungsvorlage wird mit einem Klick auf OK gespeichert. Die Vorlage steht nun den ausgewählten Benutzern zur Verfügung.

Abbildung 6. Geteilte Genehmigungsvorlage speichern

Wenn Sie unter "Vorgangsplatzierung" kein Häkchen setzen, speichern Sie die Vorlage als eine persönliche Genehmigungsvorlage.

Geteilte Genehmigungsvorlagen erstellen

Ein Benutzer mit dem Recht "Vorlagen verwalten" kann direkt aus dem Dialogfenster "Genehmigungsvorlagen" neue Genehmigungsvorlagen erstellen. Öffnen Sie das Dialogfenster unter dem Reiter "Einstellungen" im Hauptfenster.

Klicken Sie auf Neue Genehmigungsvorlage, um das Dialogfenster "Neue Genehmigungsvorlage" zu öffnen, in dem Sie den Genehmigungsverlauf einrichten, den Sie als Vorlage speichern möchten.

Abbildung 7. Neue geteilte Genehmigungsvorlage erstellen

Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Als Vorlage speichern, um die Vorlage zu speichern.

Abbildung 8. Neue Vorlage im Dialogfenster "Neue Genehmigungsvorlage" speichern

Das Dialogfenster "Als Vorlage speichern" öffnet sich, in dem Sie den Namen und die Vorlagenplatzierung der Vorlage angeben. Klicken Sie auf OK, um zu speichern.

Abbildung 9. Geteilte Genehmigungsvorlage speichern

Genehmigungsvorlage bearbeiten und löschen

Im Dialogfenster "Genehmigungsvorlagen" können Sie eine Übersicht über die Genehmigungsvorlagen, die Sie einsehen, bearbeiten und löschen können. Klicken Sie unter dem Reiter "Einstellungen" im Hauptfenster auf Genehmigungsvorlagen, um das Dialogfenster zu sehen.

Abbildung 10. Der Menüpunkt „Genehmigungsvorlagen“

Bearbeiten oder löschen Sie eine Genehmigungsvorlage, indem Sie diese im Dialogfenster markieren und auf Vorlage bearbeiten oder Löschen klicken.

Abbildung 11. Genehmigungsvorlage bearbeiten oder löschen

Sie können gelöschte Genehmigungsvorlagen nicht wiederherstellen. Wenn eine gelöschte Genehmigungsvorlage wiederhergestellt werden soll, müssen Sie diese neu erstellen.

Wenn ein Benutzer deaktiviert wurde, wird dessen Name in der Genehmigungsvorlage kursiv dargestellt. Sie können den Benutzer austauschen, wenn Sie die Vorlage bearbeiten.

Persönliche Einstellung für Standard-Genehmigungsvorlage

Sie können als Benutzer einstellen, welche Genehmigungsvorlagen Sie als Standardvorlage benutzen möchten. Klicken Sie hierzu auf den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster und wählen Sie den Menüpunkt Persönliche Einstellungen aus und dort auf die Rubrik Genehmigungen. Im Drop-down-Menü „Standardgenehmigungsvorlage auswählen“ wählen Sie Ihre gewünschte Genehmigungsvorlage aus.

Abbildung 12. Standardgenehmigungsvorlage auswählen