Vorgangsordner

Die Dokumente eines Vorgangs können Sie in Vorgangsordnern ablegen, um diese in relevante Vorgangsunterordner aufzuteilen. Die Ordner befinden sich auf der linken Seite des Vorgangsfensters und die Dokumente eines gewählten Ordners auf der rechten Seite.

Der Hauptordner trägt immer den Namen des Vorgangs und kann nicht gelöscht werden. Alle neuen Dokumente des Vorgangs werden Ihnen in diesem Hauptordner angezeigt.

Abbildung 1. Der Hauptordner

Ordner erstellen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner und wählen Sie im Kontextmenü Ordner erstellen, um einen Ordner zu erstellen.

Wenn Sie auf den ersten Vorgangsordner mit der rechten Maustaste klicken, und dort Ordner erstellen auswählen, wird der neue Vorgangsordner ein Niveau unter diesem erstellt. Möchten Sie, dass der neue Vorgangsordner auf dem selben Niveau wie der erste Vorgangsordner erstellt wird, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner klicken.

Abbildung 2. Vorgangsordner erstellen

Es besteht keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der Ordnerebenen.

In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für eine Ordnerstruktur dargestellt.

Abbildung 3. Vorgangsordnerstruktur

Ordner werden alphanumerisch sortiert. Dies bedeutet, dass in Ordnernamen enthaltene Zahlen nach ihrem numerischen Wert sortiert werden. Dies stellt beispielsweise sicher, dass ein Ordner mit dem Namen „10“ nicht zwischen den Ordnern „1“ und „2“ platziert wird.

Sie können Dokumente in einen Ordner ablegen, indem Sie diese in den Ordner ziehen. Alternativ können Sie diese mit der rechten Maustaste anwählen und über In den Vorgangsordner verschieben im Kontextmenü einem Ordner hinzufügen.

Abbildung 4. „In den Vorgangsordner verschieben“ im Kontextmenü des Vorgangsfensters

Das Dialogfenster „In den Vorgangsordner verschieben“ öffnet sich. Wählen Sie den Vorgangsordner aus, in dem Sie das Dokument ablegen möchten. Ihre Wahl bestätigen Sie mit einem Klick auf OK (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 5. Das Dialogfenster „In den Vorgangsordner verschieben“

Ordner umbenennen

Sie können einen Ordner durch Anwählen per Rechtsklick und über Ordner umbenennen einen neuen Namen geben. Anschließend können Sie den Ordner beliebig umbenennen.

Abbildung 6. Vorgangsordner umbenennen

Ordner löschen

Sie können einen Ordner durch Anwählen per Rechtsklick über Ordner löschen entfernen. Die Dokumente eines gelöschten Ordners werden nicht gelöscht, sondern bleiben im Hauptordner des Vorgangs erhalten.

Ordnerstruktur anzeigen/ausblenden

Sie können die Ordnerstruktur eines Vorgangs verbergen, was nützlich sein kann, wenn Sie zum Beispiel eine unzweckmäßige Struktur erstellt haben oder einen Überblick über alle Dokumente möchten.

Die eingerichtete Vorgangsordnerstruktur wird Ihnen durch Klicken auf Ordnerstruktur anzeigen im Band des Vorgangsfensters angezeigt.

Durch Klicken auf Ordnerstruktur ausblenden im Band des Vorgangsfensters verbergen Sie die Ordnerstruktur und alle Dokumente werden Ihnen in einer Liste angezeigt.

Sie können einstellen, ob Vorgangsordner standardmäßig angezeigt werden sollen, wenn Sie das Vorgangsfenster öffnen. Die Einstellung dafür nehmen Sie im Reiter „Einstellungen“ unter dem Menüpunkt Persönliche Einstellungen vor. Lesen Sie mehr über Einstellungsmöglichkeiten der Vorgangsordner.