Dokumente des Vorgangs

Sie finden die Dokumente, die mit einem Vorgang verknüpft sind, in der Ergebnisliste im Vorgangsfenster. Sie können die Ergebnisliste im Feld über der Liste filtern. Im Kontextmenü eines Dokuments erhalten Sie Zugriff auf dieselben Kontextmenüfunktionen wie im Hauptfenster. Außerdem können Sie sich eine Vorschau der Dokumente und Schriftstücke des Vorgangs anzeigen lassen.

Einstellungen der Ergebnisliste

Sie können die Einstellungen der Ergebnisliste ändern und die Spalten wählen, die für Ihre Arbeit wichtig sind.

Ändern Sie die Einstellungen unter dem Menüpunkt Spalten, den Sie im Kontextmenü finden, wenn Sie auf eine der Spaltenüberschriften klicken. Die Spaltenübersicht öffnet sich. Hier wählen Sie die gewünschten Spalten. Sie können über das Suchfeld auch nach einer Spaltenüberschrift suchen.

Die Spalteneinstellungen, die Sie in einem Vorgang wählen, gelten für sämtliche Vorgangsfenster.

Die Ergebnisliste kann mehrere Spalten beinhalten, als Ihr Bildschirm anzeigen kann. Sie können die verborgenen Spalten sehen, indem Sie horizontal scrollen. Dazu können Sie entweder die Scrollleiste in der Ergebnisliste nutzen oder beim Scrollen mit dem Mausrad die Shift-Taste drücken.

Ergebnisliste filtern

Sie können die Dokumente in der Ergebnisliste filtern, indem Sie das Feld über der Ergebnisliste nutzen. Die Filterung ist besonders nützlich für Vorgange, die viele Dokumente enthalten.

Geben Sie einen gewünschten Suchbegriff ein. F2 filtert die Ergebnisliste automatisch, sobald Sie etwas in das Feld eintippen.

Abbildung 2. Liste mit Dokumenten filtern

Kontextmenüfunktionen bei Dokumenten im Vorgangsfenster

Die Kontextmenüfunktionen für Dokumente im Vorgangsfenster sind dieselben wie im Hauptfenster. Über diese ist es Ihnen möglich, mehrere unterschiedliche Aufgaben direkt an einem einzelnen Vorgang oder als Massenoperation an mehreren Dokumenten gleichzeitig auszuführen. Zum Beispiel können Sie durch Dokument einem Vorgang hinzufügen eine Vorgangsverknüpfung ändern oder durch Dokument von Vorgang entfernen eine Vorgangsverknüpfung vollständig entfernen.

Die verfügbaren Funktionen im Kontextmenü hängen von den vorhandenen Modulen der jeweiligen F2-Installation ab.

Vorschau der Dokumente und Schriftstücke des Vorgangs

Genau wie im Hauptfenster kann Ihnen im Vorgangsfenster eine Vorschau (1) der Dokumente und Schriftstücke des Vorgangs angezeigt werden.

Abbildung 4. Vorschau im Vorgangsfenster

Im Band des Vorgangsfensters (2) können Sie auswählen, wo Sie die Vorschau der Dokumente des Vorgangs platzieren möchten.

Wenn Sie auf Vorschau klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü. Hier können Sie auswählen, ob Sie die Vorschau Rechts oder Unten im Vorgangsfenster angezeigt bekommen möchten, oder ob die Vorschau ausgeblendet (Verbergen) werden soll.

In der Vorschau haben Sie Zugriff zu einer Reihe an Funktionen, die an den Dokumenten und Schriftstücken des Vorgangs durchgeführt werden können.

Abbildung 5. Funktionen in der Vorschau auf dem Vorgang

Hier können Sie:

Auswählen, ob die Vorschau das Dokument, dessen Beteiligte oder mögliche Genehmigungen und Anfragen anzeigen soll (1).
Chats, Notizen und Vermerke des Dokuments lesen und öffnen (2).
Schriftstücke des Dokuments lesen und öffnen (3)

Sie können Genehmigungen direkt in der Vorschau bearbeiten.

Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke in der Vorschau

Wenn Sie ein Schriftstück in der Vorschau markieren, können Sie mittels des Kontextmenüs die folgenden Handlungen am Schriftstück durchführen.

Symbol

Funktion

Beschreibung

Als PDF anzeigen

Öffnet das gewählte Schriftstück als PDF.

Öffnen

Öffnet das gewählte Schriftstück in dem Modus, den Sie in den persönlichen Einstellungen gewählt haben. Das Symbol ist abhängig vom Dateityp des Schriftstücks, zum Beispiel PDF oder Word.

Datei exportieren…

Exportiert das Schriftstück auf den Computer, an dem Sie arbeiten.

Über eine Konfiguration können Sie den Export von Schriftstückkopien vereinfachen. Wenn die Konfiguration aktiviert ist, können Sie Kopien von Schriftstücken exportieren, indem Sie sie von F2 ziehen und an einem relevanten Ort auf Ihrem Computer, zum Beispiel in Outlook, loslassen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Eigenschaften

Öffnet das Dialogfenster „Eigenschaften“.

Link zum Schriftstück kopieren

Hiermit kopieren Sie einen Hyperlink des aktuellen Dokuments, mit dem das Schriftstück verknüpft ist.

Diesen Link können Sie in andere Dokumente oder Metadaten von Vorgängen, Notizen, Chats, Vermerke usw. einfügen. Lesen Sie mehr über das Einfügen von einem Schriftstück-Hyperlink ins Dokumentenschriftstück.

Eigenschaften von Beteiligten in der Vorschau anzeigen

Sie können sich Eigenschaften von Beteiligten und Verteilerlisten direkt in der Vorschau im Hauptfenster anzeigen lassen. Hierzu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf den gewünschten Beteiligten Eigenschaften anzeigen aus.

Abbildung 6. Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Vorschau des Hauptfensters

Inhalt einer Verteilerliste in der Vorschau anzeigen

Sie können sich den aktuellen Inhalt einer Verteilerliste direkt in der Vorschau des Hauptfensters anzeigen lassen. Dazu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Empfängerfeld Inhalt anzeigen aus.

Abbildung 7. Rechtsklick auf eine Verteilerliste in der Vorschau des Hauptfensters

Ein Dialogfenster öffnet sich und zeigt den Inhalt der Verteilerliste an (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 8. Das Dialogfenster „Inhalt anzeigen“

Es wird Ihnen der Inhalt der Verteilerliste zu dem Zeitpunkt angezeigt, an dem Sie das Dialogfenster öffnen. Wenn die Verteilerliste geändert wird, während Sie das Dialogfenster geöffnet haben, müssen Sie das Dialogfenster schließen und erneut öffnen, um die Änderungen zu sehen.

Lesen Sie mehr über Verteilerlisten.