Neues Dokument erstellen

Klicken Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster auf Neues Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen.

Abbildung 1. Neues Dokument erstellen

Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie eine Reihe Informationen eintragen können.

Abbildung 2. Neues Dokument erstellen

Füllen Sie folgende Felder aus:

Feld

Beschreibung

„Betreff“

Betreff des Dokuments angeben.

”Schlüsselwort”

Mittels einer Konfiguration haben Sie die Möglichkeit, Schlüsselwörter zu einem neuen Dokument direkt über das Dialogfenster hinzuzufügen.

Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

„Vorgang“

Das Dokument einem bestehenden Vorgang zuordnen, indem Sie die Vorgangsnummer oder den Vorgangsbetreff in das Feld eintragen. Alternativ klicken Sie auf das Vorgangssymbol , um nach Vorgängen zu suchen.

Sie können auch einen neuen Vorgang für das Dokument erstellen. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen eines Dokuments zu einem Vorgang.

Lesen Sie mehr über Vorgänge und die Erstellung von Vorgängen.

Sie können passendere Vorschläge für Beteiligte im Feld „Vorgang“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für den Benutzer werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

„Vorgang verwenden“

Wenn Sie ein Dokument im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet haben und daraufhin Neues Dokument auswählen, wird diesem automatisch die Vorgangsnummer des ausgewählten Dokuments übertragen, wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ setzen.

Wenn Sie die vorgeschlagene Vorgangsnummer manuell löschen, wird die Auswahl im Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ automatisch entfernt.

Dokumentanhänge

Wenn Sie vor dem Klicken auf Neues Dokument bereits ein Dokument ausgewählt oder geöffnet haben, sind die folgenden Möglichkeiten aktiv:

Nicht als Dokumentenanhang anhängen: Dem neuen Dokument werden keine Dokumente oder Dokumentenanhänge hinzugefügt.
Als Dokumentenanhang anhängen: Das ausgewählte oder geöffnete Dokument wird dem neuen Dokument als Dokumentenanhang hinzugefügt. Ein Dokumentenanhang besteht aus den angehängten Schriftstücken sowie einem PDF-Schriftstück, das die Metadaten für das angehängte Dokument beschreibt.
Kopie vom Anhang anhängen: Anhänge des ausgewählten oder geöffneten Dokuments werden dem neuen Dokument als Kopie hinzugefügt.
Als PDF anhängen: Das ausgewählte oder geöffnete Dokument wird dem neuen Dokument als zusammengefügtes PDF-Schriftstück hinzugefügt.

„Das neue Dokument mit dem aktuellen Dokument verbinden“

Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird das neue Dokument als Antwortdokument auf das Dokument erstellt, das Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster markiert oder geöffnet hatten, als Sie auf Neues Dokument geklickt haben.

Mittels einer Konfiguration können Sie einen Link im Dialogfenster hinzufügen, zum Beispiel zu den Richtlinien der Dokumentenbenennung Ihrer Organisation. Der Link kann eine URL zum Intranet Ihrer Organisation oder einem CMS-System sein, oder ein F2p-Link zu einem Dokument oder Vorgang in F2. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Wenn Sie auf Dokument erstellen klicken, öffnet sich das Dokumentenfenster.

Sie müssen ein Dokument mit einem Betreff versehen, bevor Sie es speichern (oder versenden) können. Damit wird sichergestellt, dass keine Dokumente ohne Betreff in F2 abgelegt werden.

Wenn Sie ein Dokument nicht speichern können, wird Ihnen ein Warnsymbol in der rechten oberen Ecke des Dokumentenfensters neben der Benutzer-ID angezeigt. Indem Sie den Mauszeiger über das Symbol halten, erscheint ein Tooltipp und informiert Sie darüber, warum Sie das Dokument nicht speichern können.

Abbildung 3. Warnhinweis bei neu erstelltem Dokument ohne Betreff

Einstellungen der Darstellung von Dokumenten einrichten

Sie können auswählen, welche Arten von Metadaten im Dokument angezeigt werden sollen. Gehen Sie zum Reiter "Einstellungen" im Hauptfenster, klicken Sie auf Persönliche Einstellungen und wählen Sie im Dialogfenster die Rubrik Dokumente. Hier kännen Sie die Darstellung von Dokumenten auswählen. Lesen Sie mehr unter Persönliche Einstellungen.