Freitextsuche
Die Freitextsuche ist die einfachste Suche in F2. Sie können Freitextsuchen auf einer Kombination von Freitext, Suchoperatoren und Filtern basieren. Das Freitextsuchfeld befindet sich oberhalb der Ergebnisliste im F2-Hauptfenster.
| Die Verwendung der Freitextsuche funktioniert am besten in den Listen "Archiv" und "Mein Archiv". Wenn Sie in anderen Listen oder nach bestimmten Metadaten suchen möchten, sollten Sie eine erweiterte Suche durchführen. |
So führen Sie eine Freitextsuche durch
Suchen werden immer in einer Suchliste vorgenommen. So suchen Sie in einer Suchliste:
-
Klicken Sie auf die Suchliste, in der Sie suchen möchten. Sie finden die Suchlisten auf der linken Seiten des Hauptfensters.
-
Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie anschließend auf die Lupe (Suche) oder drücken Sie Enter.
F2 unterscheidet dabei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung.
Wenn Sie "Archiv" ausgewählt haben, wird die Suche im gesamten Archiv durchgeführt. Sie können auch auswählen, beispielsweise nur unter "Mein Archiv" zu suchen.
Wenn Sie über das Freitextsuchfeld im Haupt- oder Vorgangsfenster eine Suche vornehmen, zeigen Ihnen drei kleine Punkte in der unteren rechten Ecke an, dass die Suche durchgeführt wird.
Dokumente in Listen im Hauptfenster werden standardmäßig fortlaufend geladen, wenn ein Suchergebnis geladen wird. Dies bedeutet, dass Ihnen die ersten Dokumente in der Ergebnisliste angezeigt werden und die Bearbeitung dieser anfangen können, während die restlichen Dokumente im Hintergrund geladen werden.
Die Anzahl der Dokumente kann in Zusammenarbeit mit cBrain angepasst werden.
| Wenn Sie die Suche in einem erweiterten Suchfeld mit einer Suche im Freitextsuchfeld kombinieren, kann es in seltenen Fällen zu einer längeren Antwortzeit als erwartet kommen. In diesem Fall können Sie stattdessen eine Filterung mit Freitextsuchfeld anwenden. |
Was wird mit der Freitextsuche gesucht?
Grundsätzlich wird eine einfache Suche in allen Dokumenten einer Suchliste vorgenommen, auf die Sie Zugriff haben. Der durchsuchbare Text umfasst:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
Schriftstücke, einschließlich Dokumentenschriftstücke |
|
Beteiligte |
|
Vermerke |
|
Metadaten des Dokuments |
|
Vorgang, mit dem das Dokument verknüpft ist |
|
Chats und Notizen auf dem Dokument, an denen Sie Teilnehmer sind |
|
Suche anpassen
Wenn eine Suche ein umfassendes Suchergebnis ergeben hat, können Sie die Suche mit dem Freitextsuchfeld filtern. Sie können auch die Schaltflächen Filter und Suchkriterien nutzen, die sich auf der rechten Seite des Freitextsuchfelds befinden.
Bei der Suche im Freitextsuchfeld wird standardmäßig nach ganzen Wörtern gesucht. Wenn Sie zum Beispiel im Freitextsuchfeld Tag eintragen und danach Enter drücken oder auf die Lupe klicken, setzt F2 automatisch ein Leerzeichen nach dem Suchbegriff. Dies bedeutet, dass F2 die Ergebnisse der Suchliste aufruft, die genau dieses Wort beinhalten, während Wörter wie „Tagesordnung“ und „Tagessätze“ nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie mehrere Wörter nacheinander schreiben, wie zum Beispiel Minister Büro, werden Ergebnisse aufgerufen, in denen beide Wörter vorkommen. Sie können mittels Suchoperatoren wie beispielsweise Sternchen * und Klammern () steuern, wie F2 die einzelnen Wörter und Kombinationen von Wörtern interpretieren soll.
Nach einem Suchbegriff filtern
Mithilfe des Freitextsuchfeldes können Sie Ihre Suchergebnissen filtern. Dies kann zum Beispiel unter "Posteingang", "Mein Schreibtisch und anderen gespeicherten Suchen hilfreich sein.
| Die erweiterten Suchfelder müssen verborgen sein, bevor Sie mit dem Freitextsuchfeld filtern können. |
Filtern Sie ein Suchergebnis, indem Sie ein Wort in das Freitextsuchfeld eingeben. Die Filterung beginnt, sobald Sie etwas im Feld eingeben. F2 zeigt anschließend nur die Suchergebnisse an, in denen das eingegebene Wort vorkommt.
Die Filterung ist keine neue Suche, sondern filtert die existierende Suche. Wenn Sie eine neue Suche unter Verwendung der ausgewählten Suchkriterien durchführen möchten, müssen Sie auf Enter oder auf die Lupe klicken.
Die Filterung geschieht nach Inhalt in folgenden Metadatenfeldern:
-
Dokumenten-ID
-
Verantwortlicher
-
Vorgang
-
Betreff
-
An
-
Von
| Sie können die Namen von Beteiligten nur für die Filterung von internen Absendern nutzen. Nutzen Sie die E-Mail-Adresse, um sowohl nach internen als auch nach externen Beteiligte zu filtern. |
Die Filterung nimmt also keine Rücksicht auf beispielsweise Inhalt in Dokumentenschriftstücken, da diese Informationen auf dem Server gespeichert werden und nicht im F2-Client. Das bedeutet, dass Informationen, die nicht oben aufgelistet sind, erst eingelesen werden, wenn in der Ergebnisliste ein Suchergebnis ausgewählt wurde.
| Sie können beim Filtern keine Suchoperatoren nutzen. |
Schaltfläche „Filter”
Die Schaltfläche Filter befindet sich rechts neben dem Freitextsuchfeld im Hauptfenster.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Filter „Ungelesen“, „Mit Chats“, „Mit Schriftstücken“ und „Mit Kennzeichen“ zu verwenden. Dies ist eine zusätzliche Filterung der Suchergebnisse, wenn die Ergebnisliste im Hauptfenster als Dokumente angezeigt wird.
Durch Klicken auf Filter werden Ihnen die Filteroptionen in einem Drop-down-Menü angezeigt. Klicken Sie auf einen Filter, um ihn zu aktivieren, und klicken Sie erneut, um den Filter zu deaktivieren. Sie können mehrere Suchfilter gleichzeitig anwenden. Die aktiven Filter werden mit einem grünen Häkchen markiert.
In der untenstehenden Tabelle werden die einzelnen Filtermöglichkeiten einer Suche beschrieben.
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
|
Zeigt alle ungelesenen Suchergebnisse an. |
|
Zeigt Dokumente mit Chats an. |
|
Zeigt alle Suchergebnisse mit Schriftstücken im Anhang an. |
|
Zeigt alle Suchergebnisse an, die mit einem Kennzeichen versehen sind. |
Die Filtermöglichkeiten stehen Ihnen auch bei der Vorgangsanzeige der Ergebnisliste zur Verfügung. Diese können Sie zur Filterung der Dokumentenlisten unter der Ergebnisliste verwenden und umfassen darüber hinaus den Filter „Übereinstimmung“. Weitere Informationen zu diesem Filter finden Sie im Abschnitt Vorgänge anzeigen.
Schaltfläche „Suchkriterien”
Die Schaltfläche Suchkriterien finden Sie rechts vom Freitextsuchfeld im Hauptfenster, neben der Schaltfläche Filter.
Wenn erweiterte Suchkriterien aktiviert sind, ändert sich das Lupensymbol auf der Schaltfläche in ein grünes Häkchen.
Auf diese Weise können Sie sehen, ob es aktive erweiterte Suchkriterien gibt, auch wenn die erweiterte Suche nicht aktiviert ist.
Klicken Sie auf Suchkriterien, um ein Drop-down-Menü mit den aktiven Suchkriterien zu sehen.
Aus dem Drop-down-Menü heraus können Sie zur erweiterten Suche wechseln oder Alle aktiven Suchkriterien löschen auswählen. Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden aktive Suchkriterien in der aktuellen Suche gelöscht, jedoch keine Suchkriterien für die Liste, aus der heraus Sie suchen.
Alles durchsuchen
Gelöschte und private Dokumente sind nicht Teil vom "Archiv". Wählen Sie "Alles durchsuchen" aus, um auch in "Meinen privaten Dokumente", "Bibliothek" und "Meine gelöschten Dokumente" zu suchen. Die Suchliste "Alles durchsuchen" finden Sie ganz unten im Knoten "Sonstiges" auf der linken Seite des Hauptfensters.
Suche in einer anderen Liste vornehmen
Sie können dieselbe Suche in einer anderen Suchliste als der gewählten ausführen, ohne die aktiven Suchkriterien erneut eintragen zu müssen. Dazu wählen Sie mit einem Rechtsklick (ohne die Suchliste markiert zu haben) auf die neue Suchliste, zum Beispiel „Archiv“, und wählen dann im Kontextmenü Gekoppelte Suche aus. Dadurch werden dieselben Suchkriterien auf der neuen Suchliste angewandt. Das Rechtsklicken vor der Markierung der Liste ist wichtig, da die Suchkriterien ansonsten verworfen werden.
Die Funktion Gekoppelte Suche können Sie nicht bei Suchen in Ordnern anwenden.
Sie können auch den im Freitextsuchfeld eingetragenen Text in einer anderen Liste verwenden. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Liste und wählen Sie im Kontextmenü Freitextsuche in dieser Suchliste durchführen aus. Die neue Suchliste öffnet sich mit dem gewünschten Text und es wird automatisch eine neue Suche durchgeführt. Das Rechtsklicken vor der Markierung der Liste ist wichtig, da ansonsten eine neue Suche ohne Suchkriterien gestartet wird.
F2p-Links im Freitextsuchfeld verwenden
Sie haben die Möglichkeit, f2p-Links im Freitextsuchfeld zu nutzen. F2p-Links sind Links, die in F2 erstellt werden und direkt zu einem Dokument, Vorgang, Schriftstück oder Beteiligten führen. Sie erstellen f2p-Links über die Menüpunkte Link zum Dokument kopieren, Link zu diesem Vorgang kopieren oder Link zum Schriftstück kopieren. Lesen Sie hier mehr zu diesen Funktionen. Ein f2p-Link zu einem Beteiligten öffnen Sie über die Funktion Link zum Beteiligten kopieren, die Sie im Kontextmenü des Beteiligten finden.
Sie können den f2p-Link mit einem Rechtsklick oder dem Tastaturbefehl Strg+V im Freitextsuchfeld eintragen. Wenn Sie auf Enter drücken, öffnet sich das jeweilige Dokument oder der Vorgang.
| Da ein f2p-Link immer auf ein bestimmtes Schriftstück, ein Dokument oder einen Vorgang verweist, wird das betreffende Element geöffnet, unabhängig davon, ob in der Ergebnisliste Schriftstücke, Vorgänge, Dokumente oder Anfragen angezeigt werden. |