Mit Operatoren suchen
Ergebnisse von Suchen im Freitextsuchfeld können einen großen Umfang haben. Um eine Suche zu verfeinern und ein besseres Suchergebnis zu erhalten, können Sie mithilfe von Operatoren suchen. Operatoren können Sie sowohl bei Suchen unter Verwendung des Freitextsuchfelds als auch in Verbindung mit erweiterten Suchfeldern benutzen.
F2 unterstützt folgende Operatoren:
Sie können mehrere und unterschiedliche Operatoren im selben Suchstring verwenden, um genauere Suchen durchzuführen. Suchen Sie beispielsweise nach Bürger* AND (Anhörung OR "Antwort: Anhörung"), um ein Dokument mit dem Betreff "Antwort: Anhörung bei Bürgeranfrage" oder einen Chat mit dem Text: "Ich habe die Anhörung des Bürgers erhalten" zu finden.
Sternchen (*), Anführungszeichen („ “), AND, OR, NOT und Klammern werden von F2 ausschließlich als Operatoren aufgefasst. Deshalb können Sie Suchen, die ausschließlich diese Operatoren enthalten, nicht durchführen. D.h., Sie können *, ” ”, AND, OR, NOT, and () nicht als Suchbegriffe verwenden.
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Mit Sternchen * suchen
Sie können nach dem Suchbegriff das Zeichen * eintragen, um nach Wörtern, die mit einer bestimmten Teilmenge eines Textes beginnen, zu suchen. Wenn Sie zum Beispiel Hafen* in das Suchfeld eintragen, werden die Dokumente in der gewählten Suchliste aufgerufen, deren Inhalt, Betreff oder Vorgangsbetreff Wörter beinhalten, die mit Hafen beginnen, wie zum Beispiel "Hafenanlage", "Hafenbehörde" oder "Hafenlotse".
Wenn Sie einen Text ohne (*) in das Suchfeld eintragen, wird dieses als ein Wort aufgefasst. In diesem Fall rufen Sie zum Beispiel mit dem Suchbegriff Hafen alle Dokumente auf, in deren Inhalt, Betreff oder Vorgangsbetreff das Wort Hafen vorkommt, wobei Dokumente, die zum Beispiel das Wort Hafenanlage beinhalten, nicht berücksichtigt werden.
Ein * können Sie nur als Suffix bei einer Suche nutzen, d.h. am Ende eines Wortes wie zum Beispiel Hafen*. Wenn Sie ein * vor oder in der Mitte eines Wortes nutzen, wird die Suche keine Ergebnisse liefern.
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Mit Anführungszeichen „“ suchen
Wenn Sie Suchbegriffe in Anführungszeichen (" ") setzen, sucht F2 nach den Dokumenten, die genau diese Wörter beinhalten. Wenn Sie zum Beispiel „Erika Mustermann“ in das Suchfeld eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die „Erika Mustermann“ beinhalten. Diese Suche wird also keine Ergebnisse aufrufen, die zum Beispiel „Erika Maria Mustermann“ oder „Erika und Martin Mustermann“ enthalten.
Logische Operatoren
Nutzen Sie die logischen Operatoren AND, OR und NOT, um das Verhältnis zwischen zwei Suchbegriffen im selben Objekt zu beschreiben. Ein Objekt ist beispielsweise der Betreff eines Dokuments, ein angehängtes Schriftstück oder der Betreff eines Vorgangs. Das bedeutet, dass Sie Ergebnisse erhalten können, bei denen Ihr Suchstring beispielsweise mit dem Text im Dokumentenschriftstück, jedoch nicht mit dessen Betreff übereinstimmt.
| Nutzen Sie Klammern, wenn Sie mehrere logische Operatoren im selben Suchstring kombinieren. So sichern Sie sich, dass Ihr Suchstring korrekt verstanden wird. |
Mit AND suchen
Wenn Sie AND zwischen zwei Suchbegriffe eintragen, sucht F2 nach den Dokumenten, die beide Wörter enthalten. Wenn Sie in das Suchfeld zum Beispiel Hafen AND Container eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die sowohl "Hafen" als auch "Container" beinhalten.
Wenn Sie nichts zwischen die beiden Wörter schreiben, wird die Suche ausgeführt, als hätten Sie ein AND zwischen den Wörtern eingetragen. AND ist also der implizierte Operator zwischen zwei Wörtern bei einer Suche, wenn Sie nichts Anderweitiges angegeben haben.
Mit OR suchen
Wenn Sie zwischen zwei Suchbegriffe OR eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die entweder das eine oder das andere Wort beinhalten. Wenn Sie in das Suchfeld Hafen OR Container eintragen, sucht F2 nach den Dokumenten, die entweder "Hafen" oder "Container" beinhalten.
Das Verwenden des Operators OR wird Ergebnisse aufgerufen, die sowohl eines als auch beide Suchbegriffe enthalten.
Mit NOT suchen
Den Operator NOT nutzen Sie, wenn Sie alle die Ergebnisse aufrufen möchten, deren Inhalt und Betreff Suchbegriff A beinhalten, aber nicht Suchbegriff B. Hierzu können Sie die Suche nach dem Muster Suchbegriff A NOT Suchbegriff B ausführen.
Zum Beispiel rufen Sie über die Suche Hafen NOT Container alle Ergebnisse mit mindestens einem Objekt, das das Wort "Hafen", jedoch nicht das Wort "Container" enthält auf. Das Wort "Container" kann jedoch trotzdem in anderen Objekten auftreten, wie beispielsweise im Betreff des mit dem Dokument verknüpften Vorgangs.
Sie können keine Suchen vornehmen, die ausschließlich NOT gefolgt von einem Wort beinhalten, um damit Suchergebnisse auszuschließen, die dieses Wort beinhalten. Dies liegt darin begründet, dass die Datenbank eine positive Suchliste erstellt, bevor sie Dokumente davon entfernen kann, die das Wort beinhalten, das Sie nach NOT angegeben haben.
Mit Klammern suchen
Suchbegriffe können durch Klammern gruppiert werden. Beispielsweise liefert eine Suche nach Sitzung AND Tagesordnung OR Teilnehmer Ergebnisse, die entweder die beiden Wörter "Sitzung" und "Tagesordnung" oder Ergebnisse mit dem Wort "Teilnehmer" enthalten. Die Suche kann präziser sein, indem Sie um einige der Suchbegriffe Klammern setzen. Eine Suche nach Sitzung AND (Tagesordnung OR Teilnehmer) liefert beispielsweise Ergebnisse, die sowohl "Sitzung" als auch "Tagesordnung" enthalten, sowie Ergebnisse, die "Sitzung" und "Teilnehmer" enthalten.
Stoppwort (Konfiguration)
Auf Installationsniveau kann konfiguriert werden, ob die Funktion „Stoppwort“ bei Suchen ein- oder ausgeschaltet sein soll. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. Stoppworte sind eine Reihe von Wörtern, Zeichen o.ä., die nicht berücksichtigt werden, wenn Sie mithilfe des Freitextsuchfeldes suchen.
Dies können zum Beispiel allgemeine Wörter, wie „und“, „aber“ oder „für“ sein. Wenn die Funktion „Stoppwort“ eingeschaltet ist, werden keine Ergebnisse aufgerufen, wenn ein solches Wort in ein Suchfeld oder Metadatenfeld eingetragen wird.