Vorlagen
Die Menügruppe „Vorlagen“ im Tab „Einstellungen“ im Hauptfenster enthält die Funktionen, die zur Verwaltung von Vorlagen einer Behörde verwendet werden.
Abhängig von Ihrer F2-Installation und Ihren Rechten stehen Ihnen ein bis vier Menüpunkte in der Menügruppe „Vorlagen“ zur Verfügung. Über die Menügruppe können Sie Vorlagen für Schriftstücke, Genehmigungen und Vorgangsvorlagen verwalten. Lesen Sie mehr über Schriftstückvorlagen in den untenstehenden Abschnitten. Lesen Sie mehr über die anderen Vorlagentypen unter Genehmigungsvorlagen, Vorgangsvorlage erstellen und Dateiupload (Dokumentation auf Englisch verfügbar).
Schriftstückvorlagen
Sie können Schriftstückvorlagen hochladen, die Sie beim Erstellen von neuen Schriftstücken in F2 verwenden können. Dies geschieht über den Menüpunkt "Schriftstückvorlagen". Die Schriftstückvorlagen müssen im Office-Format sein.
Jeder Benutzer kann persönliche Schriftstückvorlagen zur Nutzung bei seiner täglichen Arbeit erstellen. Ein Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ kann darüber hinaus Schriftstückvorlagen erstellen, die der gesamten Organisation oder der einzelnen Org.Einheit zur Verfügung stehen.
Klicken Sie auf Schriftstückvorlagen, um das untenstehende Dialogfenster zu öffnen. In diesem sind die Schriftstückvorlagen aufgelistet, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Im Dialogfenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Die Schriftstückvorlagen über die Menüpunkte (1) verwalten.
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Den Knoten auswählen, unter dem die Schriftstückvorlage abgelegt ist oder unter den sie abgelegt werden soll (2).
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Die Schriftstückvorlagen nach den Kategorien "Alle", "Text", "Tabellenkalkulation" oder "Präsentation" sortieren (3).
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Nach einer Vorlage in einem ausgewählten Knoten suchen (4).
-
Eine Schriftstückvorlage in der Übersicht auswählen und eine Vorschau der Vorlage angezeigt bekommen (5).
Menüpunkte im Dialogfenster "Schriftstückvorlagen"
Im Dialogfenster "Schriftstückvorlagen" sind sieben Menüpunkte zur Verwaltung von Schriftstückvorlagen vorhanden.
Die Menüpunkte werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
Öffnet das Dialogfenster "Neue Schriftstückvorlage". Wählen Sie hier das Schriftstück von Ihrem lokalen Computer oder einer externen Festplatte aus, das als Grundlage für die Schriftstückvorlage dienen soll. |
|
"Eigenschaften" |
Öffnet das Dialogfenster "Eigenschaften". Das Dialogfenster zeigt Informationen über das in der Übersicht markierte Schriftstück. |
"Inhalt ersetzen" |
Ersetzt die aktuelle Schriftstückvorlagendatei durch eine Datei aus Ihrem lokalen Computer oder einer externen Festplatte. Wird in Verbindung mit der Bearbeitung einer Schriftstückvorlage genutzt. |
"Exportieren" |
Ermöglicht den Export von der Schriftstückvorlagendatei auf Ihren lokalen Computer oder auf eine externe Festplatte. Wird in Verbindung mit der Bearbeitung einer Schriftstückvorlage genutzt. |
"Löschen" |
Löscht die ausgewählte Schriftstückvorlage. |
Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie ein Dokument auswählen können, dessen Seriendruckfelder Sie im Dialogfenster "Seriendruckfelder für [Dokumentenbetreff]" angezeigt bekommen möchten. |
|
Öffnet das Dialogfenster "Schriftstückversionen: [Schriftstückvorlagenname]", in dem Sie die Versionen einer Schriftstückvorlage verwalten können. |
|
"Ordner erstellen" |
Erstellt einen Ordner unter dem ausgewählten Knoten oder Ordner. |
"Ordner umbenennen" |
Gibt Ihnen die Möglichkeit, den ausgewählten Ordner umzubenennen. |
"Ordner löschen" |
Löscht den ausgewählten Ordner. Sie müssen die Vorlagen im Ordner löschen, bevor Sie den Ordner löschen können. |
Die letzten drei Funktionen in der obigen Tabelle sind auch über das Kontextmenü zugänglich.
Neue Schriftstückvorlage hinzufügen
Sie erstellen Schriftstückvorlagen in einem Office-Programm und rufen sie daraufhin in F2 auf. Wählen Sie den Ablageort der Vorlage aus und klicken Sie daraufhin auf Neue Schriftstückvorlage.
Das Dialogfenster "Neue Schriftstückvorlage" öffnet sich. Klicken Sie hier auf Durchsuchen, um das Schriftstück zu importieren, das als Grundlage der Schriftstückvorlage dienen soll.
Benennen Sie die Schriftstückvorlage und geben Sie den Ablageort dieser an. Klicken Sie auf OK, um die neue Schriftstückvorlage hinzuzufügen.
Schriftstückvorlage bearbeiten
Sie können die Schriftstückvorlagen, die Sie selber erstellt haben, bearbeiten. Wenn Sie Vorlagen verwalten können, können Sie sämtliche Schriftstückvorlagen der Organisation bearbeiten.
Markieren Sie die Schriftstückvorlage, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie anschließend im Band auf Exportieren (1). Öffnen Sie das Schriftstück im entsprechenden Programm und nehmen Sie die Änderungen vor. Klicken Sie nun im Band auf Inhalt ersetzen (2) oder im Kontextmenü der Schriftstückvorlage (3). Wählen Sie das bearbeitete Schriftstück aus, um den Inhalt der bestehenden Schriftstückvorlage in F2 zu ersetzen.
| Wenn Sie den Inhalt einer Schriftstückvorlage ersetzen, fragt F2 nicht, ob Sie sich sicher sind, diese Handlung durchzuführen. |
Kontextmenüfunktionen einer Schriftstückvorlage
Mit einem Rechtsklick auf eine Schriftstückvorlage haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Eigenschaften öffnet das Dialogfenster "Eigenschaften", das Informationen über die Schriftstückvorlage anzeigt.
-
Exportieren speichert eine Kopie der Schriftstückvorlagendatei auf Ihrem Computer oder einer externen Festplatte.
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Inhalt ersetzen… ersetzt die aktuelle Schriftstückvorlagendatei durch eine Datei von Ihrem lokalen Computer oder einer externen Festplatte.
-
Löschen löscht die ausgewählte Schriftstückvorlage.
Das Dialogfenster "Eigenschaften"
Das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“ enthält Eigenschaften des jeweiligen Schriftstücks. Sie können einige der Eigenschaften bearbeiten, zum Beispiel den Dokumentenbetreff, die Beschreibung oder die externe ID.
Die Felder des Reiters "Allgemein" werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
"Betreff" |
Gibt den Betreff der Schriftstückvorlage an. Hier können Sie auch den Betreff ändern. |
"Beschreibung" |
Gibt eine Beschreibung der Schriftstückvorlage an. |
"Externe ID" |
Gibt eine eventuelle externe ID an. Dieses Feld wird im Zusammenhang mit Vorgängen verwendet, die Teil des Moduls Prozessunterstützung sind. |
"Seriendruckmotor" |
Gibt den Seriendruckmotor an, der von der Vorlage verwendet wird. Lesen Sie mehr über Seriendruckfelder. |
"Genehmigt als" |
Identifiziert das Dokument, zu dem die Schriftstückvorlage gehört. Lesen Sie mehr über Ferndruck (Dokumentation auf Dänisch verfügbar). |
"Einschließen bei der Antworterstellung nach endgültiger Genehmigung" |
Schriftstücke können so konfiguriert werden, dass sie in einem automatisch erstellten Dokument aufgenommen werden, wenn ein Genehmigungsverlauf endgültig genehmigt wird. Dies erfordert das Modul Unterschriebene Genehmigung (Dokumentation auf Englisch verfügbar). |
Die Felder des Reiters "Details" werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
"ID" |
Gibt die interne ID der Schriftstückvorlage an. |
"Dateityp" |
Gibt den Dateityp der Schriftstückvorlage an. |
"Größe" |
Gibt die Dateigröße der Schriftstückvorlage an. |
"Archivierungstyp" |
Gibt an, ob das Schriftstück elektronisch und somit in F2 archiviert ist, oder ob Teile des Schriftstücks (oder eventuell der gesamte Inhalt) in Papierform archiviert sind. Dies kann beispielsweise beim Empfang von großen gebundenen Büchern oder Karten im Großformat, die nicht für das Einscannen geeignet sind, der Fall sein. Wählen Sie zwischen:
|
"Archivbeschreibung" |
Gibt einen eventuellen Archivspeicherort an. |
Ablageort der Schriftstückvorlage
Schriftstückvorlagen sind in Knoten unterteilt, die anzeigen, wer darauf zugreifen kann. Diese Knoten sind die Ablageorte der Vorlagen. Darüber hinaus ist der Knoten "Alle Schriftstückvorlagen" vorhanden, der Ihnen alle Vorlagen anzeigt, die Sie verwenden können. Unter diesem Knoten finden Sie deshalb keine Vorlagen anderer Org.Einheiten.
Sie benötigen das Recht "Vorlagen verwalten", um Schriftstückvorlagen erstellen zu können, die für die ganze Behörde oder einzelne Org.Einheiten verfügbar sind.
Die Schriftstückvorlagen sind entweder persönlich (1), für eine Org.Einheit bestimmt (2) oder Standard (3). Die drei Niveaus von Schriftstückvorlagen werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Niveau | Beschreibung |
|---|---|
Persönliche |
Ihre privaten Schriftstückvorlagen, auf die nur Sie zugreifen können. |
Org.Einheit |
Schriftstückvorlagen, die für die jeweilige Org.Einheit verfügbar sind. Schriftstückvorlagen der Org.Einheiten können auch von untergeordneten Org.Einheiten abgerufen werden. Dies spiegelt sich im Beispiel des obenstehenden Bildes wider, wo der Benutzer, der Teil der Org.Einheit Personalabteilung ist, auch Zugriff auf die Schriftstückvorlagen der Org.Einheit Administration hat, unter der die Org.Einheit Personalabteilung liegt. Der Benutzer hat auch Zugriff auf die Schriftstückvorlagen der Dok-Behörde, unter der die Org.Einheit Administration liegt. Die Knoten sind auch durch ihren Org.Einheitstyp identifiziert, "Behörde", "Abteilung" und "Büro". Dies erleichtert die Übersicht über die hierarchische Struktur. Der Org.Einheitstyp wird von einem Benutzer mit dem Recht "Org.Einheit verwalten" bei der Erstellung der Org.Einheit bestimmt. |
Standard |
F2 Standardschriftstückvorlagen, die für alle verfügbar sind. |
Kontextmenüfunktionen eines Knotens
Beim Rechtsklick auf einen Knoten gibt Vorlage hinzufügen Ihnen die Möglichkeit, neue Office-Vorlagen hochzuladen. Lesen Sie mehr darüber unter Neue Schriftstückvorlage hinzufügen. Sie können auch Ordner für die Organisation von Schriftstückvorlagen erstellen. Lesen Sie im folgenden Abschnitt mehr über Ordner für Schriftstückvorlagen.
Ordner für Schriftstückvorlagen
Sie können Ordner für die Organisation von Schriftstückvorlagen erstellen. Sie können die Ordner unter dem Knoten "Persönlich" erstellen. Ein Benutzer, der Vorlagen verwalten kann, kann unter jedem Reiter Ordner erstellen.
Erstellen Sie einen Ordner, indem Sie das Kontextmenü des Knoten öffnen, unter dem der Ordner erstellt werden soll. Wählen Sie im Kontextmenü Ordner erstellen aus und benennen Sie den Ordner. Sie können nun Vorlagen hinzufügen, indem Sie das Kontextmenü des Ordners öffnen und Vorlage erstellen auswählen.
Benennen Sie einen Ordner um, indem Sie im Kontextmenü des Ordners Ordner umbenennen auswählen.
Sie können Ordner, die Sie selbst erstellt haben, löschen. Klicken Sie auf einen Ordner und wählen Sie im Kontextmenü Ordner löschen aus. Sie müssen die Vorlagen im Ordner löschen, bevor Sie den Ordner löschen können.
Die Funktion "Seriendruckfelder anzeigen"
Über das Fenster können Sie mit Seriendruckfeldkodierungen in Ihrer Schriftstückvorlagen arbeiten.
Klicken Sie auf Seriendruckfelder anzeigen, um ein Suchfenster zu öffnen. Wählen Sie das Dokument aus, dessen Seriendruckfelder Sie angezeigt bekommen möchten, und doppelklicken Sie darauf oder klicken Sie auf OK. Daraufhin öffnet sich das Fenster "Seriendruckfelder für [Dokumentenbetreff]", in dem Sie alle verfügbaren Seriendruckfelder eines Dokuments, dessen Vorgang und dessen Anhänge angezeigt bekommen.
Im Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Die Seriendruckfeldkodierung kopieren (1), die Sie in der Übersicht markiert haben, oder die Übersicht mit den letzten Änderungen des Dokuments und des verknüpften Vorgangs aktualisieren (2).
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Nach einem Seriendruckfeld suchen (3).
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Die Seriendruckfelder filtern (4), wenn Sie nur einen Typ in der Übersicht angezeigt bekommen möchten, zum Beispiel Seriendruckfelder eines Vorgangs.