Download-Links für externe Beteiligte
Sie können Links über das Band im Dokumentenfenster erstellen. Die Schriftstücke, die Sie mit einem externen Beteiligten teilen möchten, müssen sich bereits im Dokument befinden, bevor Sie den Link erstellen. Das Dokument wird gesperrt, sobald Sie einen Download-Link erstellt haben. Sie müssen also mit der Bearbeitung der Schriftstücke fertig sein, bevor Sie den Link erstellen. Wenn das Dokument gesperrt wird, bedeutet das, dass Sie keine Schriftstücke mehr in das Dokument hinzufügen, entfernen oder bearbeiten können.
| Die Standardeinrichtung erlaubt nur PDF-Dateien und Microsoft-Office-Dateien. Weitere Dateitypen können Sie in Zusammenarbeit mit cBrain konfigurieren. |
Um einen Download-Link zu erstellen, klicken Sie auf Download-Link senden in der Menügruppe „Extern teilen“.
Das Dialogfenster "Download-Link senden" öffnet sich. Im Dialogfenster stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
-
Wählen Sie den/die externen Beteiligten aus, mit denen Sie die Schriftstücke teilen möchten (1).
-
Wählen Sie ein Zeitintervall aus, in dem der Link aktiv sein soll (2).
-
Wählen Sie aus, wie Sie benachrichtigt werden möchten (3).
Klicken Sie auf Link senden, sobald alle Angaben im Dialogfenster ausgefüllt sind. Über das Dialogfenster „Übersicht der Teilungslinks“ erhalten Sie einen Überblick über alle auf dem Dokument geteilten Links.
Wenn Sie einen Download-Link senden, werden alle Schriftstücke des Dokuments geteilt. Sie können keine einzelnen Schriftstücke teilen. Erstellen Sie ein Dokument, das nur die Schriftstücke enthält, die Sie teilen möchten. So stellen Sie sicher, dass keine Schriftstücke auf dem Dokument liegen, auf die der externe Beteiligte keinen Zugriff haben soll. Gleichzeitig vermeiden Sie, ein Dokument zu sperren, an dem Sie noch arbeiten.
Beteiligte auswählen
Geben Sie einen Namen in das Textfeld "Externer Beteiligter" ein, woraufhin F2 Ihnen ein Drop-down-Menü mit Vorschlägen anzeigt, oder klicken Sie auf das Symbol 
, um das Dialogfenster „Beteiligte auswählen“ zu öffnen. Sie können einen oder mehrere Beteiligte auswählen. Wenn Sie mehrere auswählen, erhält jeder Beteiligte einen individuellen Link.
Es ist erforderlich, dass der Beteiligte mit E-Mail-Adresse und Handynummer registriert ist, bevor er dem Feld "Externer Beteiligter" hinzugefügt werden kann. Grund dafür ist, dass der Beteiligte einen Code per SMS erhält, den er benötigt, um den per E-Mail erhaltenen Link zu öffnen. Wenn dies nicht erfüllt ist, wird das Feld "Externer Beteiligter" rot markiert und zeigt einen Tooltipp an, der erklärt, welche Angaben fehlen.
Zeitintervall
Wählen Sie das Zeitintervall, in dem der Link für den externen Beteiligten aktiv sein soll. Außerhalb dieses Zeitraums funktioniert der Link nicht. Sie können den Link jederzeit im Dialogfenster „Übersicht der Teilungslinks“ mit sofortiger Wirkung deaktivieren.
Geben Sie Datum und Uhrzeit in die Felder „Link aktiv ab Datum“ und „Link aktiv bis Datum“ ein, um das Zeitintervall für den Link festzulegen. Standardmäßig ist der Beginn auf das heutige Datum und das Ende auf zwei Tage später gesetzt, wenn Sie nichts anderes auswählen.