Upload-Links für externe Beteiligte
Sie können Links über das Band im Dokumentenfenster erstellen. Das Dokument darf nicht gesperrt sein. Ein Dokument wird gesperrt, wenn es als E-Mail versendet wurde oder wenn bereits ein Download-Link erstellt wurde. Um einen Upload-Link zu erstellen, klicken Sie auf Upload-Link senden in der Menügruppe „Extern teilen“.
| Die Standardeinrichtung erlaubt nur PDF-Dateien und Microsoft-Office-Dateien. Weitere Dateitypen können Sie in Zusammenarbeit mit cBrain konfigurieren. |
Das Dialogfenster „Upload-Link senden“ öffnet sich. Im Dialogfenster stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
-
Wählen Sie den/die externen Beteiligten aus, der/die Schriftstücke zum Dokument hochladen darf/dürfen (1).
-
Wählen Sie ein Zeitintervall aus, in dem der Upload-Link aktiv ist (2).
-
Wählen Sie aus, wie Sie benachrichtigt werden möchten (3).
Klicken Sie auf Link senden, sobald alle Angaben im Dialogfenster ausgefüllt sind. Über das Dialogfenster „Übersicht der Teilungslinks“ erhalten Sie einen Überblick über alle auf dem Dokument geteilten Links.
| Sie können eine Konfiguration vornehmen, die hochgeladene Dateien auf Viren überprüft, bevor sie im Dokument abgelegt werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Beteiligte auswählen
Geben Sie einen Namen in das Textfeld "Externer Beteiligter" ein, woraufhin F2 Ihnen ein Drop-down-Menü mit Vorschlägen anzeigt, oder klicken Sie auf das Symbol 
, um das Dialogfenster „Beteiligte auswählen“ zu öffnen. Sie können einen oder mehrere Beteiligte auswählen. Wenn Sie mehrere auswählen, erhält jeder Beteiligte einen individuellen Link.
Es ist erforderlich, dass der Beteiligte mit E-Mail-Adresse und Handynummer registriert ist, bevor er dem Feld "Externer Beteiligter" hinzugefügt werden kann. Grund dafür ist, dass der Beteiligte einen Code per SMS erhält, den er benötigt, um den per E-Mail erhaltenen Link zu öffnen. Wenn dies nicht erfüllt ist, wird das Feld "Externer Beteiligter" rot markiert und zeigt einen Tooltipp an, der erklärt, welche Angaben fehlen.
Zeitintervall
Wählen Sie das Zeitintervall, in dem der Link für den externen Beteiligten aktiv sein soll. Außerhalb dieses Zeitraums funktioniert der Link nicht. Sie können den Link jederzeit im Dialogfenster „Übersicht der Teilungslinks“ mit sofortiger Wirkung deaktivieren.
Geben Sie Datum und Uhrzeit in die Felder „Link aktiv ab Datum“ und „Link aktiv bis Datum“ ein, um das Zeitintervall für den Link festzulegen. Standardmäßig ist der Beginn auf das heutige Datum und das Ende auf zwei Tage später gesetzt, wenn Sie nichts anderes auswählen.