Zusätzliche E-Mail-Adressen für den Posteingang der Org.Einheit
| Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 11 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes. |
Es können zusätzliche E-Mail-Adressen für den Posteingang einer Org.Einheit eingerichtet werden. Damit soll den Organisationen entgegengekommen werden, die zusätzlichen E-Mail-Adressen für den Posteingang einer Org.Einheit benötigen, ohne die Organisationsstruktur der Org.Einheiten zu verändern.
Der E-Mail-Import von F2 überprüft sowohl die Standard-E-Mail-Adresse der Organisation als auch alle zusätzlichen E-Mail-Adressen, die für einen bestimmten Posteingang der Org.Einheit eingerichtet wurden.
| Sie benötigen das Recht „Zusätzliche E-Mails verwalten“, um zusätzliche E-Mail-Adressen für Org.Einheiten einrichten, bearbeiten oder löschen zu können. |
Zusätzliche E-Mail-Adressen für denselben Posteingang der Org.Einheit einrichten
Sie richten eine zusätzliche E-Mail-Adresse ein, indem Sie im Hauptfenster von F2 unter dem Reiter „Administrator“ den Menüpunkt Zusätzl. E-Mail für Org.Einheit auswählen.
Für die Verwaltung von zusätzlichen E-Mail-Adressen öffnet sich das Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ (siehe folgende Abbildung).
Geben Sie im Feld „Org.Einheit wählen“ den Namen der Org.Einheit ein, die eine zusätzliche E-Mail-Adresse erhalten soll. Alternativ können Sie auf das Org.Einheitssymbol 
im Feld klicken und die gewünschte Org.Einheit im Beteiligtenregister von F2 auswählen.
| Um bereits eingerichtete, zusätzliche E-Mail-Adressen einzusehen sowie um neue, zusätzliche E-Mail-Adressen einzurichten, muss im Feld „Org.Einheit wählen“ eine Org.Einheit angegeben sein. |
Wenn Sie eine Org.Einheit im Feld „Org.Einheit auswählen“ angegeben haben, wird der Menüpunkt „Neue zusätzliche E-Mail einrichten“ aktiv. Mit einem Klick auf Neue zusätzliche E-Mail einrichten, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster:
Im Dialogfenster geben Sie an:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Name“ |
Name der zusätzlich verknüpften E-Mail-Adresse in F2. Eingehende und versendete E-Mails dieser Adresse werden wie folgt in F2 angezeigt „Name (E-Mail)“. Ein Beispiel: Die Org.Einheit Finanzen hat die Standard-E-Mail-Adresse finanzen@finanzen.de und es wird die zusätzliche E-Mail-Adresse mit dem Namen „Budget“ eingerichtet. Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird in F2 so angezeigt: Budget „(budget@finanzen.de)“. |
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„E-Mail“ |
Die E-Mail-Adresse des Postfachs (Exchange), deren E-Mails im Postfach der Org.Einheit erscheinen sollen.
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„E-Mail-Konto“ |
Das Konto, dem das entsprechende Postfach zugeordnet ist, zum Beispiel in Exchange (das Konto ist der IT-Abteilung der Organisation bekannt). |
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„Mailserver“ |
Name des Exchange-Servers (der Name ist der IT-Abteilung der Organisation bekannt). |
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„E-Mails importieren“ |
Wenn Sie das Kontrollkästchen „E-Mails importieren“ ankreuzen, importiert F2 alle eingehenden E-Mails aus dem angegebenen E-Mail-Client in den Posteingang der Org.Einheit in F2. Damit gehört der Posteingang der Org.Einheit, statt einer bestimmten Person. E-Mails, die an die gemeinsame E-Mail-Adresse gesendet werden, erscheinen im Posteingang der Org.Einheit in F2, so dass alle ihre Benutzer sie sehen können. |
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„Empfange E-Mails extern“ |
Beim Ankreuzen dieses Kontrollkästchens werden die E-Mails von einem anderen Programm empfangen und die E-Mails müssen manuell über den Ordner „Nach F2 verschieben“ nach F2 verschoben werden.
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„Zusätzliche E-Mailadresse als Absender“ |
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Zusätzliche E-Mailadresse als Absender“ ankreuzen, wird die zusätzliche E-Mail-Adresse als Absender gewählt, wenn eine über die zusätzliche E-Mail-Adresse der Org.Einheit empfangene E-Mail beantwortet oder weitergeleitet wird.
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| Es ist nicht möglich, gleichzeitig bei „E-Mails importieren“ und „Empfange E-Mails extern“ ein Häkchen zu setzen. |
Mit einem Klick auf OK richten Sie die zusätzliche E-Mail-Adresse ein. Nach der Einrichtung der E-Mail-Adresse funktioniert der Import von E-Mails genau wie der gewöhnliche Import von E-Mails in F2. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
| Sie können mehrere E-Mail-Adressen mit demselben Posteingang der Org.Einheit verknüpfen. |
Zusätzliche E-Mail-Adressen bearbeiten und löschen
Zusätzliche E-Mail-Adressen löschen oder bearbeiten Sie durch Klicken auf Zusätzl. E-Mail für Org.Einheit im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster.
| Sie benötigen das Recht „Zusätzliche E-Mails verwalten“, um zusätzliche E-Mail-Adressen der Org.Einheiten bearbeiten oder löschen zu können. |
Wählen Sie im Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ zunächst die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Dadurch werden die Menüpunkte „Bearbeiten“ und „Löschen“ aktiviert (siehe folgende Abbildung).
Mit einem Klick auf Bearbeiten oder per Doppelklick auf die E-Mail-Adresse öffnen Sie das Dialogfenster zur Einrichtung einer zusätzlichen E-Mail-Adresse, in dem Sie die angegebenen Werte bearbeiten können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Zusätzliche E-Mail-Adressen für denselben Posteingang der Org.Einheit einrichten.
Um den Import von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse zu stoppen, klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird verhindert, dass später eingehende E-Mails nach F2 importiert werden. Die E-Mail-Adresse selbst wird nicht gelöscht und existiert weiterhin im E-Mail-Client, in dem sie eingerichtet wurde, beispielsweise Gmail oder Exchange.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine zusätzliche E-Mail-Adresse im Dialogfenster „Zusätzliche E-Mails“ klicken, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu bearbeiten, zu löschen oder einzurichten.
Die Funktionen entsprechen den zugehörigen Funktionen im Band des Dialogfensters.
Eingehende E-Mails an die zusätzliche E-Mail-Adresse
Die Org.Einheit wird automatisch als Dokumentenersteller für alle eingehenden E-Mails festgelegt, die über eine zusätzliche E-Mail-Adresse im Posteingang der Org.Einheit eingehen. Diese E-Mails werden genauso wie alle anderen eingehenden E-Mails behandelt. So können Sie diese bearbeiten, weitersenden, an einen Kollegen chatten, die Verantwortlichkeit ändern, usw.
Zusätzliche E-Mail-Adresse als Absender auswählen
Sie können E-Mails von der zusätzlichen E-Mail-Adresse aus versenden. Geben Sie im Feld „Von“ zunächst die E-Mail-Adresse der Org.Einheit ein. Im Kontextmenü können Sie dann die zusätzliche E-Mail-Adresse auswählen, die für die Org.Einheit eingerichtet wurde.
