Funktionen von F2 Arbeitszeit
Mit F2 Arbeitszeit werden alle Dokumente, die in Ihrem Posteingang abgelegt werden sollen, außerhalb der definierten Arbeitszeit zurückgehalten. Das bedeutet, dass Sie diese Dokumente nicht sofort in Ihrem Posteingang empfangen.
Wenn Sie F2 außerhalb der festgelegten Arbeitszeit öffnen, sehen Sie unter dem Menüband in F2 Desktop einen gelben Balken, der darauf hinweist, dass Ihre Handlungen nicht dazu führen werden, dass Dokumente in die Posteingänge anderer Benutzer gelangen, bevor der nächste Arbeitszeitraum beginnt. Dieser gelbe Balken wird auch in F2 Touch und F2 Manager 2 angezeigt.
Sobald der nächste Arbeitszeitraum beginnt (zum Beispiel am folgenden Werktag um 09:00 Uhr), werden alle zurückgehaltenen Dokumente gleichzeitig und in der Reihenfolge ihres Versands in Ihrem Posteingang abgelegt. Das gilt auch für E-Mails von externen Absendern. Genehmigungsfristen und andere Fristen bleiben von der Verzögerung unberührt.
| Auch wenn ein Dokument zurückgehalten wird, können Sie es dennoch in anderen Listen finden, zum Beispiel in Genehmigungslisten oder in Ihren persönlichen Suchlisten. Dies kann etwa Genehmigungen betreffen, die Ihren Genehmigungsschritt erreicht haben, oder Chats, an denen Sie beteiligt sind. Das bedeutet, dass die Handlungen, die normalerweise dazu führen würden, dass ein Dokument in Ihrem Posteingang erscheint, weiterhin ausgeführt und protokolliert wurden, auch wenn das Dokument noch nicht zugestellt wurde. |
Die Verzögerung gilt auch für Dokumente, die Sie außerhalb der Arbeitszeit an andere Personen in F2 senden. Diese Dokumente werden erst mit Beginn des nächsten Arbeitszeitraums in den Posteingängen der Empfänger abgelegt.
| Die Verzögerung ist für alle Benutzer in allen Zeiträumen aktiviert, die als außerhalb der Arbeitszeit definiert sind. Es ist daher nicht möglich, einzelne Personen oder Gruppen von der Verzögerungsfunktion auszunehmen. |
Verwendung des Sofortmodus
Sie können die Verzögerung umgehen, wenn es notwendig ist, Dokumente außerhalb der Arbeitszeit in die Posteingänge anderer Benutzer zu senden. Dies geschieht durch das manuelle Aktivieren des Sofortmodus in F2 Desktop, F2 Touch oder F2 Manager 2.
Handlungen, die Sie in F2 durchführen, während der Sofortmodus aktiviert ist, führen dazu, dass Dokumente sofort, wie während der normalen Arbeitszeit, in den Posteingängen anderer Benutzer abgelegt werden. Diese Funktion sollten Sie nur in Ausnahmefällen nutzen, beispielsweise wenn eine Genehmigung als dringende Angelegenheit weitergeleitet werden muss.
| Nur der Absender kann den Sofortmodus aktivieren. Es ist nicht möglich, dass ein Benutzer selbst bestimmt, ob er Benachrichtigungen, die über den Sofortmodus gesendet wurden, empfangen möchte. Es liegt also in der Entscheidung des Absenders, ob der Empfänger über Dokumente in seinem Posteingang außerhalb der normalen Arbeitszeit benachrichtigt werden soll. |
Der Sofortmodus wird automatisch deaktiviert, sobald Sie F2 schließen.