Bereinigungsaufgaben in F2
F2 bereinigt automatisch Daten mithilfe sogenannter Bereinigungsaufgaben. Eine Bereinigungsaufgabe ist eine automatische Entfernung verschiedener Typen von Daten aus der Datenbank, und sie werden jede Nacht ausgeführt. Bereinigungsaufgaben werden aus zwei Gründen durchgeführt. Zum einen trägt die Bereinigung dazu bei, dass F2 optimal arbeiten kann. Zum anderen stellt die Bereinigung sicher, dass die Daten in der Datenbank der Organisation den Richtlinien der Organisation zur Löschung von Daten und der geltenden Gesetzgebung entsprechen.
Lesen Sie mehr über die einzelnen Bereinigungsaufgaben in F2.
| Die Bereinigungsaufgaben, die sich auf die Daten der Organisation beziehen, können so konfiguriert werden, dass sie der Politik der Organisation zur Löschung von Daten entsprechen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Verschiedene Typen von Bereinigungsaufgaben
Es gibt verschiedene Typen von Bereinigungsaufgaben in F2. F2 unterscheidet zwischen Bereinigungsaufgaben, die Daten in der Benutzeroberfläche unzugänglich machen, und Bereinigungsaufgaben, die Daten dauerhaft aus der Datenbank löschen.
Logisches und dauerhaftes Löschen von Daten
Es ist wichtig zu unterscheiden, ob Daten nur aus der Benutzeroberfläche von F2 gelöscht werden oder ob sie dauerhaft aus der Datenbank entfernt werden. Wenn ein Benutzer Daten (zum Beispiel ein Dokument oder ein Schriftstück) aus der Benutzeroberfläche löscht, handelt es sich um logisches Löschen (Soft Deletion). Ein logisches Löschen von Daten bedeutet, dass ein Benutzer diese Daten in der Benutzeroberfläche von F2 weder aufrufen noch wiederherstellen kann.
Logisch gelöschte Daten sind weiterhin in der Datenbank vorhanden. Erst wenn die logisch gelöschten Daten aus der Datenbank entfernt werden, handelt es sich um eine dauerhafte Löschung.
F2 verfügt über einige Bereinigungsaufgaben, die gelöschte Daten aus der Datenbank entfernen, das heißt, sie löschen die Daten endgültig. Alle Aufgaben laufen jede Nacht ab. Einige Bereinigungsaufgaben löschen stets Daten innerhalb derselben Nacht. Die Bereinigungsaufgaben, die sich auf die Originaldaten der Organisation beziehen, löschen jedoch nur Daten nach der Anzahl von Tagen, welche die Konfiguration der Aufgabe festgelegt hat.
Eine Organisation sollte aktiv Stellung zu den Standardwerten der einzelnen Aufgaben für die dauerhafte Löschung von logisch gelöschten Daten beziehen. Lesen Sie mehr über Standardwerte für die Entfernung von Daten aus der Datenbank.
Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten eines Benutzers zur Löschung in F2:
| Metadaten über logisch gelöschte Daten können aus Berichten hervorgehen, die im Modul F2 Analytics erstellt wurden. Das ist der Fall, wenn ein generierter Bericht keine Daten über logisch gelöschte Elemente aussortiert. Selbst wenn Metadaten in einem Bericht hervorgehen, können Benutzer nicht auf ein logisch gelöschtes Element zugreifen. Das Element bleibt weiterhin in der Benutzeroberfläche unzugänglich. |
Standardwerte für die Entfernung von Daten aus der Datenbank
Eine Reihe von Bereinigungsaufgaben enthält Standardwerte dafür, wie lange Daten in der Datenbank verbleiben, bevor sie logisch oder dauerhaft gelöscht werden. Die Standardwerte gelten beispielsweise für Schriftstücke, die vom Benutzer aus der Benutzeroberfläche gelöscht werden. Wenn der Benutzer das Schriftstück löscht, wird es logisch gelöscht. Ein Standardwert kann die Anzahl der Tage sein, die vergehen müssen, nachdem der Benutzer das Schriftstück aus der Benutzeroberfläche logisch gelöscht hat, bis die Bereinigungsaufgabe das Schriftstück aus der Datenbank dauerhaft löscht.
Der Zweck der Standardwerte besteht darin, sicherzustellen, dass die Organisation die geltende Gesetzgebung darüber einhält, wie lange eine Organisation Daten aufbewahren darf, zum Beispiel personenbezogene Daten. Die Organisation sollte aktiv Stellung zu den Standardwerten für die Entfernung von Daten aus der Datenbank durch die einzelnen Aufgaben beziehen.