Beschreibung der Bereinigungsaufgaben

Wenn Benutzer sich entscheiden, Dokumente aus der Benutzeroberfläche von F2 zu löschen, werden diese zunächst in die Liste „Meine gelöschten Dokumente“ verschoben und verschwinden aus den Listen „Posteingang“, „Mein Schreibtisch“, „Mein Archiv“, „Meine gesendeten Dokumente“ sowie Suchlisten, die auf Basis dieser erstellt wurden. Es gibt zwei Methoden zum Löschen eines Dokuments:

Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten für die Löschung von Dokumenten aus der Benutzeroberfläche.

Es gibt zwei Bereinigungsaufgaben, die Dokumente verwalten, die sich für eine festgelegte Anzahl von Tagen in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ befunden haben. Die eine Bereinigungsaufgabe löscht Dokumente logisch, wenn sie eines der Kriterien für das logische Löschen erfüllen. Die andere Bereinigungsaufgabe entfernt die Sichtbarkeit von Dokumenten für Benutzer, wenn sie nicht alle Kriterien für das logische Löschen erfüllen.

Die Aufgabe löscht Dokumente logisch, die sich für eine festgelegte Anzahl von Tagen in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ in F2 befunden haben, wenn sie eines der folgenden Kriterien erfüllen:

Der Benutzer kann gelöschte Dokumente wiederherstellen, indem er die Dokumente in „Meine gelöschten Dokumente“ findet, bevor die Bereinigungsaufgabe die Dokumente logisch löscht.

Lesen Sie mehr über die Bereinigungsaufgabe, die geteilte Dokumente handhabt, die nicht für alle gelöscht werden.

Ein Benutzer kann unter anderem ein Dokument teilen, indem er es per E-Mail oder Chat an andere Benutzer sendet.

Wenn ein Dokument geteilt wird, kann es grundsätzlich nicht logisch gelöscht werden. Dies ist nur möglich, wenn der Benutzer das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzt und „Für alle löschen“ auswählt.

In allen anderen Fällen ist es nur möglich, die Sichtbarkeit eines Dokuments auf eigenen Suchlisten zu entfernen. Dies geschieht bereits, wenn das Dokument in „Meine gelöschten Dokumente“ platziert wird. Diese Bereinigungsaufgabe entfernt das Dokument aus „Meine gelöschten Dokumente“, falls es nicht mit der Bereinigungsaufgabe Dokumente aus „Meine gelöschten Dokumente“ logisch löschen logisch gelöscht werden kann. Die Aufgabe bereinigt auf diese Weise die Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“. Andere Benutzer können weiterhin auf das Dokument zugreifen, ebenso wie der Benutzer, der das Dokument gelöscht hat, es in „Archiv“ aufrufen kann. Wenn andere Benutzer das Dokument mit dem Benutzer teilen, der es gelöscht hat, wird das Dokument erneut auf den Suchlisten des Benutzers angezeigt.

Geteilte Dokumente, deren Sichtbarkeit für einen einzelnen Benutzer entfernt wurde, sind nicht logisch gelöscht. Daher werden sie auch nicht dauerhaft von der Bereinigungsaufgabe logisch gelöschte Dokumente dauerhaft löschen entfernt. Wenn nur einer der Benutzer, mit dem das Dokument geteilt wurde, es nicht gelöscht hat, gilt es dennoch nicht mehr als geteilt. Wenn dieser Benutzer dann auswählt, das Dokument zu löschen, wird es von der Aufgabe Dokumente aus „Meine gelöschten Dokumente“ logisch löschen logisch gelöscht.

Die Aufgabe entfernt logisch gelöschte Dokumente aus der Datenbank.

Ein Dokument ist logisch gelöscht, wenn es aus „Meine gelöschten Dokumente“ in F2 gelöscht und dadurch auch aus der Benutzeroberfläche entfernt wird. Das Dokument kann auf zwei Weisen logisch gelöscht werden:

Wenn das Dokument mit anderen Benutzern geteilt wurde, kann es grundsätzlich nicht logisch gelöscht werden. Daher entfernt diese Bereinigungsaufgabe das Dokument auch nicht dauerhaft aus der Datenbank, selbst wenn es aus „Meine gelöschten Dokumente“ verschwindet. Es bleibt weiterhin in Suchlisten anderer Benutzer, mit denen das Dokument geteilt wurde, zugänglich, bis die Benutzer es selbst löschen oder ein Benutzer mit dem Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ auswählt, das Dokument für alle zu löschen. Lesen Sie mehr über die Bereinigungsaufgabe, welche die Sichtbarkeit geteilter Dokumente entfernt.

Die Aufgabe entfernt logisch gelöschte Schriftstücke aus der Datenbank. Ein Schriftstück wird logisch gelöscht, indem ein Benutzer es über das Kontextmenü für angehängte Schriftstücke von der Benutzeroberfläche löscht.

Die Aufgabe entfernt inaktive Versionen von Schriftstücken und deren zugehörige Informationen aus der Datenbank. Dabei kann es sich beispielsweise um PDF-Versionen der Schriftstücke handeln. Schriftstückversionen, die noch eine Referenz an einer anderen Stelle in F2 haben, werden nicht entfernt.

F2 erstellt eine neue Version eines Schriftstücks, nachdem ein Benutzer das Schriftstück bearbeitet und gespeichert hat. Wenn die neue Schriftstückversion erstellt wurde, wird die alte Schriftstückversion inaktiv.

Die Aufgabe entfernt Schriftstücke, die nicht mehr in der Benutzeroberfläche verwendet werden, aus der Datenbank.

Die Aufgabe überprüft, ob es Dokumente in der Benutzeroberfläche gibt, die auf ein bestimmtes Schriftstück in der Datenbank verweisen. Wenn dies nicht der Fall ist, wird das Schriftstück aus der Datenbank entfernt.

Beispiel:

Ein Benutzer hat ein Dokument („Dokument 1“) mit einem Schriftstück (das „Originalschriftstück“) erstellt. Er oder ein anderer Benutzer erstellt ein neues Dokument („Dokument 2“) und fügt genau dasselbe Schriftstück zum neuen Dokument hinzu. Es wird keine Kopie des Schriftstücks in der Datenbank in Dokument 2 erstellt, stattdessen verweist Dokument 2 auf das Schriftstück aus Dokument 1. Wenn Dokument 1 gelöscht wird, bleibt das Schriftstück weiterhin in der Datenbank erhalten, da Dokument 2 noch auf das Schriftstück verweist. Wenn auch Dokument 2 gelöscht wird und es keine anderen Dokumente gibt, die auf genau dieses Schriftstück in der Datenbank verweisen, entfernt die Bereinigungsaufgabe das Originalschriftstück.

Die Aufgabe entfernt logisch gelöschte Vorgänge aus der Datenbank.

Ein Vorgang gilt als logisch gelöscht, wenn ein Benutzer ihn aus der Benutzeroberfläche gelöscht hat. Ein Benutzer benötigt besondere Berechtigungen, um einen Vorgang logisch löschen zu können.

Die Aufgabe entfernt Chats, in denen keine neuen Nachrichten innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen geschrieben wurden, dauerhaft aus der Datenbank. Das bedeutet, dass Chats nicht logisch gelöscht werden, bevor sie dauerhaft aus der Datenbank entfernt werden.

Die Aufgabe entfernt Zeilen aus dem Datenbankprotokoll über Benutzerhandlungen im Beteiligtenregister von F2.

Wenn ein Benutzer einen Beteiligten im Beteiligtenregister aufruft, erstellt F2 eine Zeile im Protokoll der Datenbank über die Handlung des Benutzers. Die Zeile im Protokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welchen Beteiligten wann aufgerufen hat.

F2 protokolliert Informationen über die folgenden Handlungen:

Die Aufgabe entfernt Zeilen aus dem Datenbankprotokoll über Beteiligtensuchen im Beteiligtenregister von F2.

Wenn ein Benutzer alle Arten von Suchen nach einem Beteiligten im Beteiligtenregister durchführt, erstellt F2 eine Zeile im Datenbankprotokoll darüber, dass der Benutzer eine Suche durchgeführt hat. Ein Benutzer kann beispielsweise nach einem Beteiligten mit einer bestimmten BBNr. suchen. Die Zeile im Protokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welche Art von Suche im Beteiligtenregister durchgeführt hat und wann dies geschehen ist.

Die Aufgabe entfernt Zeilen aus dem Zugriffsprotokoll.

Wenn ein Benutzer nach Vorgängen, Dokumenten und Schriftstücken in F2 sucht und/oder diese angezeigt bekommt, erstellt F2 eine Zeile im Zugriffsprotokoll über diese Handlung. Nur Zeilen über ausgewählte Handlungen werden gelöscht, beispielsweise darüber, ob ein Schriftstück angezeigt wurde. Die Zeile im Zugriffsprotokoll enthält unter anderem Informationen darüber, welcher Benutzer welche Handlung an welchem Element durchgeführt hat und wann dies geschehen ist.

Die Aufgabe entfernt Zeilen aus dem Datenbankprotokoll über Massenoperationen dauerhaft.

Wenn ein Benutzer eine Massenoperation durchführt, erstellt F2 eine Zeile darüber im Datenbankprotokoll über Massenoperationen. Es handelt sich um eine Massenoperation, wenn ein Benutzer dieselbe Handlung an mehreren Dokumenten, Vorgängen oder Schriftstücken gleichzeitig ausführt. Beispiele für Massenoperationen sind das Entfernen von Dokumenten aus einem Vorgang, das Registrieren von Dokumenten und das Ändern des Verantwortlichen eines Dokuments.

In der Benutzeroberfläche ist ein Dialogfenster mit einer Übersicht über die 20 zuletzt ausgeführten Massenoperationen vorhanden. Ältere Zeilen aus dem Protokoll nach den ersten 20 werden in der Datenbank gespeichert. Dort werden sie für Supportfälle zur Aufklärung von Massenoperationen, die fehlgeschlagen sind, aufbewahrt.

Die Aufgabe entfernt Protokolldateien und Screenshots eines Benutzers aus dem Fehlerprotokoll der Datenbank.

Wenn ein Benutzer Fehler in F2 erlebt, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Benutzer beschreiben kann, wie der Fehler aufgetreten ist. Es wird automatisch eine Protokolldatei mit einer Beschreibung der systemischen Ereignisse generiert, die dazu führten, dass der Fehler auftrat. Die Protokolldateien werden vom Support verwendet, um zu untersuchen, warum Fehler auftraten und um diese zu beheben.

Die Aufgabe entfernt Zeilen aus dem Datenbankprotokoll über Self-Service-Anträge, die über einen Self-Service in F2 empfangen werden.

Wenn ein Bürger einen Antrag und dergleichen über einen F2-Self-Service einreicht, speichert F2 Informationen über den Bürger in der Datenbank. Beispiele für gespeicherte Informationen sind die Identität des Bürgers und die IP-Adresse.

Die Aufgabe entfernt den Zugriff eines Benutzers auf Dokumente, auf die der Benutzer nur aufgrund abgelaufener im Namen von-Berechtigungen zugreifen konnte.

In F2 können Sie Benutzern Berechtigungen zuweisen, um alle Handlungen auszuführen und/oder Genehmigungen im Namen eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Die Berechtigungen können so eingerichtet werden, dass sie für einen bestimmten Zeitraum gelten. Wenn der Zeitraum abgelaufen ist, entfernt die Bereinigungsaufgabe den Lese- und Schreibzugriff auf Dokumente und Genehmigungen für den Benutzer, der die im Namen von-Berechtigungen hatte. Die Berechtigungen und der Zeitraum ihrer Gültigkeit werden unter der Einrichtung von „im Namen von“ zugewiesen.

Die Aufgabe löscht im Namen von-Berechtigungen am selben Tag, an dem sie ablaufen. Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe löscht PDF-Dateien, die während der Erstellung in F2 einen Fehler aufgewiesen haben und daher nur teilweise erstellt wurden. Schriftstücke werden automatisch zu PDF-Dateien in F2 umgewandelt, sodass sie beispielsweise in den Modulen F2 Manager und F2 Manager 2 (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) angezeigt werden können. PDF-Dateien, die nur teilweise erstellt wurden, sind nicht in der Benutzeroberfläche verfügbar. Der Prozess läuft daher nur auf dem Server ab.

Die Bereinigungsaufgabe löscht teilweise erstellte PDF-Dateien dauerhaft, wenn diese älter als 24 Stunden sind. Die Aufgabe entfernt keine Originaldaten.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe entfernt temporäre Schriftstückkopien aus der Datenbank, die F2 für eine optimale Ausführung im Zusammenhang mit der Erstellung von Berichten erstellt hat.

Temporäre Kopien sind in der Benutzeroberfläche nicht verfügbar. Der Prozess läuft daher nur auf dem Server ab.

Die Bereinigungsaufgabe löscht temporäre Kopien dauerhaft, wenn sie älter als 24 Stunden sind. Die Aufgabe entfernt keine Originaldaten.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe entfernt Benutzersitzungen, die abgelaufen sind.

Wenn ein Benutzer sich bei F2 anmeldet, erstellt F2 eine Benutzersitzung. Das bedeutet, dass in der Datenbank eine Registrierung erfolgt, dass der Benutzer mit F2 verbunden ist. Wenn der Benutzer sich von F2 abmeldet, endet die Sitzung.

Die Bereinigungsaufgabe löscht abgelaufene Benutzersitzungen am selben Tag, an dem sie ablaufen.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe entfernt Schriftstücksperren, die abgelaufen sind oder nicht mehr existieren.

F2 erstellt eine Schriftstücksperre auf bestimmten Elementen, wenn ein Benutzer diese Elemente öffnet und bearbeitet. Die Schriftstücksperre verhindert, dass andere Benutzer dasselbe Element gleichzeitig bearbeiten.

Die folgenden Elemente werden mit einer Dokumentensperre gesperrt, wenn ein Benutzer sie bearbeitet:

Die Aufgabe entfernt Schriftstücksperren, die abgelaufen sind. Standardmäßig läuft eine Schriftstücksperre nach 12 Stunden ab. Danach können andere Benutzer die Sperre „übernehmen“ und das betreffende Element bearbeiten.

Die Bereinigungsaufgabe löscht abgelaufene Schriftstücksperren am selben Tag, an dem sie ablaufen.

Die Aufgabe entfernt auch Schriftstücksperren ohne eine existierende Benutzersitzung. Dass die Benutzersitzung nicht mehr existiert, bedeutet, dass sie von der Aufgabe Abgelaufene Benutzersitzungen entfernen entfernt wurde.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe entfernt Schriftstücksperren, die für einen Benutzer erstellt wurden, der deaktiviert wurde. Unter Abgelaufene Schriftstücksperren entfernen finden Sie weitere Informationen über Schriftstücksperren.

Die Bereinigungsaufgabe löscht Schriftstücksperren von deaktivierten Benutzern am selben Tag, an dem der Benutzer deaktiviert wird.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.

Die Aufgabe entfernt Statusmeldungen, die vom Modul Metadata Remover (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) verwendet werden, wenn diese abgelaufen sind. Statusmeldungen von Metadata Remover laufen ab, wenn die Schriftstücke, die das Modul bereinigt hat, versendet werden.

Die Bereinigungsaufgabe löscht abgelaufene Statusmeldungen des Moduls Metadata Remover am selben Tag, an dem sie ablaufen.

Die Bereinigungsaufgabe kann nicht konfiguriert werden.