Schlüsselwörter
Schlüsselwörter fördern die Wissensteilung innerhalb der Organisation. Benutzer können Dokumenten und Vorgängen Schlüsselwörter hinzufügen, was Ihnen mehr Flexibilität bei der Suche und Organisation von Informationen in F2 ermöglicht.
Wenn Sie das Recht „Schlüsselwörter verwalten“ besitzen, können Sie Schlüsselwörter in F2 einrichten, verwalten oder entfernen.
Schlüsselwörter sind für alle Benutzer in allen Org.Einheiten in einer F2-Installation dieselben. Sie können relevante Schlüsselwörter spezifischen Org.Einheiten zuweisen, und dadurch die Benutzer bei der Auswahl relevanter Schlüsselwörter unterstützen.
Schlüsselwörter verwalten
Schlüsselwörter werden als eine Werteliste im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ verwaltet. Schlüsselwörter sind nach Sachgebieten unterteilt, die ebenfalls in diesem Dialogfenster verwaltet werden.
| Benutzer mit dem Recht „Schlüsselwörter verwalten“ können nur die Werteliste „Schlüsselwörter“ verwalten. Dieses Recht gewährt keinen Zugriff auf die Verwaltung anderer Wertelisten. |
Klicken Sie im Band auf dem Reiter „Administrator“ auf Werteliste, um das Dialogfenster „Werteliste verwalten“ zu öffnen.
Oben im Dialogfenster wählen Sie im Drop-down-Menü „Schlüsselwort“ aus. Hier können Sie Sachgebiete und Schlüsselwörter erstellen, löschen, deaktivieren und bearbeiten.
Sachgebiete und Schlüsselwörter werden über Kontextmenüs verwaltet. Es gibt drei verschiedene Kontextmenüs, die geöffnet werden, indem Sie jeweils mit der rechten Maustaste auf die Werteliste, ein Sachgebiet oder ein Schlüsselwort klicken.
Kontextmenü von Werteliste
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ mit der rechten Maustaste auf die Werteliste „Schlüsselwort“, um folgende Möglichkeiten aufzurufen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Sachgebiet erstellen |
Erstellen Sie ein neues Sachgebiet. |
Umbenennen |
Benennen Sie die Werteliste um. |
Sortieren |
Sortieren Sie die untergeordneten Sachgebiete in der Werteliste. Lesen Sie mehr über die Sortierung von Wertelisten. |
Nach inkonsistenter Deaktivierung suchen |
Prüfen Sie, ob es inaktive Wertelisteelemente mit Unterelementen gibt, die aktiv sind. |
Importieren |
Importieren Sie Sachgebiete und Schlüsselwörter mit einer XML-Datei. Lesen Sie mehr über den Import von Wertelisteelementen. |
Exportieren |
Exportieren Sie alle Sachgebiete und Schlüsselwörter als XML-Datei. |
Kontextmenü von Sachgebiet
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ mit der rechten Maustaste auf ein Sachgebiet, um folgende Möglichkeiten aufzurufen:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Schlüsselwort erstellen |
Erstellen Sie ein neues Schlüsselwort. |
||
Umbenennen |
Benennen Sie das Sachgebiet um. |
||
Deaktivieren |
Deaktivieren Sie das Sachgebiet.
|
||
Aktivieren |
Aktivieren Sie das Sachgebiet. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn das Sachgebiet deaktiviert ist. Deaktivierte Elemente können angezeigt werden, indem Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Inaktive anzeigen“ setzen. |
||
Sachgebiet löschen |
Löschen Sie das Sachgebiet. Wenn Sie ein Sachgebiet löschen, löschen Sie auch alle dazugehörenden Schlüsselwörter.
|
||
Sortieren |
Sortieren Sie die dazugehörenden Schlüsselwörter im Sachgebiet. Lesen Sie mehr über die Sortierung von Wertelisten. |
||
Importieren |
Importieren Sie Sachgebiete und Schlüsselwörter mit einer XML-Datei. Lesen Sie mehr über den Import von Wertelistenelementen. |
||
Exportieren |
Exportieren Sie das Sachgebiet und die dazugehörenden Schlüsselwörter als XML-Datei. |
||
Eigenschaften bearbeiten |
Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Sachgebiets. |
Kontextmenü von Schlüsselwort
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ mit der rechten Maustaste auf ein Schlüsselwort, um folgende Möglichkeiten aufzurufen:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Umbenennen |
Benennen Sie das Schlüsselwort um. |
||
Deaktivieren |
Deaktivieren Sie das Schlüsselwort.
|
||
Aktivieren |
Aktivieren Sie das Schlüsselwort. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn das Schlüsselwort deaktiviert ist. Deaktivierte Elemente können angezeigt werden, indem Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Inaktive anzeigen“ setzen. |
||
Schlüsselwort löschen |
Löschen Sie das Schlüsselwort.
|
||
Sortieren |
Sortieren Sie die Schlüsselwörter im Sachgebiet. Lesen Sie mehr über die Sortierung von Wertelisten. |
||
Importieren |
Importieren Sie Schlüsselwörter mit einer XML-Datei. Lesen Sie mehr über den Import von Wertelistenelementen. |
||
Exportieren |
Exportieren Sie Schlüsselwörter als XML-Datei. |
||
Eigenschaften bearbeiten |
Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Schlüsselwortes. |
Sachgebiet erstellen
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ im Kontextmenü der Werteliste „Schlüsselwort“ auf Sachgebiet erstellen, um ein neues Sachgebiet zu erstellen.
Das Dialogfenster „Sachgebiet erstellen“ öffnet sich.
Im Dialogfenster können Sie folgende Felder ausfüllen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff |
Geben Sie einen Betreff für das Sachgebiet an. Das Feld ist obligatorisch. |
Beschreibung |
Geben Sie eine eventuelle Beschreibung für das Sachgebiet an. |
Externe ID |
F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, wenn der Betreff eingeben wurde. Das Feld ist obligatorisch. |
Aktiv von/Aktiv bis |
Geben Sie einen eventuellen Zeitraum an, in dem das Sachgebiet aktiv sein soll. Wenn Sie kein Startdatum angeben, ist das Sachgebiet ab dem Zeitpunkt der Erstellung aktiv. Wenn Sie ein Enddatum angeben, wird das Sachgebiet an diesem Datum deaktiviert. Eine Deaktivierung eines Sachgebiets deaktiviert auch alle Schlüsselwörter im entsprechenden Sachgebiet. Sie müssen kein Enddatum angeben. |
Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Sachgebiet erstellen, um Ihre eingegebenen Informationen zu speichern und das Sachgebiet zu erstellen.
Sachgebiet bearbeiten
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ im Kontextmenü eines Sachgebiets auf Eigenschaften bearbeiten, um das Sachgebiet zu bearbeiten.
Das Dialogfenster „Eigenschaften des Sachgebiets bearbeiten“ öffnet sich. Hier können Sie alle Felder bearbeiten. Die Felder sind im Abschnitt Sachgebiet erstellen beschrieben.
Wenn Sie das Sachgebiet deaktivieren, indem Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen „Sachgebiet deaktivieren“ setzen oder ein Enddatum im Feld „Aktiv bis“ angeben, deaktivieren Sie auch sämtliche dazugehörende Schlüsselwörter.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
Schlüsselwort erstellen
Schlüsselwörter erstellen Sie unter einem Sachgebiet. Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ im Kontextmenü des gewünschten Sachgebiets auf Schlüsselwort erstellen.
Das Dialogfenster „Schlüsselwort erstellen“ öffnet sich.
Im Dialogfenster können Sie folgende Felder ausfüllen:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Betreff |
Geben Sie einen Betreff für das Schlüsselwort an. Das Feld ist obligatorisch. |
||
Beschreibung |
Geben Sie eine eventuelle Beschreibung für das Schlüsselwort an. |
||
Externe ID |
F2 schlägt automatisch eine externe ID vor, wenn der Betreff eingeben wurde. Das Feld ist obligatorisch. |
||
Aktiv von/Aktiv bis |
Geben Sie einen eventuellen Zeitraum an, in dem das Schlüsselwort aktiv sein soll. Wenn Sie kein Startdatum angeben, ist das Schlüsselwort ab dem Zeitpunkt der Erstellung aktiv. Wenn Sie ein Enddatum angeben, wird das Sachgebiet an diesem Datum deaktiviert. Sie müssen kein Enddatum angeben.
|
Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Schlüsselwort erstellen, um Ihre eingegebenen Informationen zu speichern und das Schlüsselwort zu erstellen.
Schlüsselwort bearbeiten
Klicken Sie im Dialogfenster „Werteliste verwalten“ im Kontextmenü eines Schlüsselwortes auf Eigenschaften bearbeiten, um das Schlüsselwort zu bearbeiten.
Das Dialogfenster „Eigenschaften des Schlüsselwortes bearbeiten“ öffnet sich. Hier können Sie alle Felder bearbeiten. Die Felder sind im Abschnitt Schlüsselwort erstellen beschrieben.
Wenn Sie das Schlüsselwort deaktivieren, indem Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen „Schlüsselwort deaktivieren“ setzen oder ein Enddatum im Feld „Aktiv bis“ angeben, kann das Schlüsselwort nicht in Dokumenten und Vorgängen angewendet werden.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
| Wenn ein schon auf Dokumenten und Vorgängen angewandtes Schlüsselwort bearbeitet wird, wird das ursprüngliche Schlüsselwort automatisch in allen Dokumenten und Vorgängen, auf die das Schlüsselwort angewandt wird, durch das bearbeitete Schlüsselwort ersetzt. |
Nach Sachgebiet oder Schlüsselwort suchen
Sie können nach Betreffen von Sachgebieten und Schlüsselwörtern im Suchfeld über der Liste der Schlüsselwörter suchen.
Schlüsselwörter der Org.Einheit
Den Menüpunkt „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ im Reiter „Administrator“ nutzen Sie, um den einzelnen Org.Einheiten spezifische Schlüsselwörter zuzuweisen und bieten Benutzern somit eine Unterstützung beim Auswählen relevanter Schlüsselwörter.
Im Dialogfenster „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ (siehe folgende Abbildung) können Sie Org.Einheiten relevante Schlüsselwörter zuweisen. Durch das Zuweisen der richtigen Schlüsselwörter zu Dokumenten und Vorgängen wird die Arbeit der Benutzer in F2 vereinfacht.
Die einheitsbezogene Zuweisung hat ebenfalls den Vorteil, dass F2 automatisch relevante Schlüsselwörter vorschlägt, wenn Sie die ersten Buchstaben eines Schlüsselworts eingeben.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die drei Spalten des Dialogfensters „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ beschrieben:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Org.Einheiten |
Zeigt Ihnen die in F2 erstellten Org.Einheiten an. |
Alle Schlüsselwörter |
Zeigt Ihnen eine Übersicht aller verfügbaren Schlüsselwörter der in der Spalte „Org.Einheiten“ markierten Org.Einheit an. |
Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit] |
Zeigt Ihnen an, welche Schlüsselwörter für die in der Spalte „Org.Einheiten“ markierten Org.Einheit ausgewählt wurden. |
Org.Einheiten Schlüsselwörter zuweisen
Markieren Sie in der ersten Spalte „Org.Einheiten“ die Org.Einheit, der Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter zuweisen möchten. Klicken Sie auf das gewünschte Schlüsselwort in der mittleren Spalte „Alle Schlüsselwörter“ und ziehen Sie dieses in die letzte Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Schlüsselwort markieren und Schlüsselwort hinzufügen auswählen.
Klicken Sie anschließend OK, um das ausgewählte Schlüsselwort als relevant für die Org.Einheit zu markieren.
| Wenn einer Org.Einheit keine relevanten Schlüsselwörter zugeteilt werden, werden Benutzer in der jeweiligen Org.Einheit sämtliche Schlüsselwörter angezeigt bekommen. |
Schlüsselwörter von Org.Einheiten entfernen
Sie können Schlüsselwörter wieder entfernen, indem Sie diese mit gehaltener linker Maustaste von der Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ in die Spalte „Alle Schlüsselwörter“ ziehen. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Schlüsselwort in der Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ und wählen daraufhin Schlüsselwort entfernen aus.
Wenn Sie auf OK klicken, ist das Schlüsselwort nicht mehr als relevant für die Org.Einheit markiert.