Im Namen von

Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 12 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes.

In vielen Fällen kann es erforderlich sein, einem Benutzer entweder vorübergehend oder permanent Zugriff auf den Posteingang eines anderen Benutzers zu geben. Das kann beispielsweise ein Sekretär sein, der Zugriff auf den Posteingang eines Abteilungsleiters hat.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten, „Im Namen von“-Berechtigungen zuzuweisen:

Die permanente Zuweisung, die von Administratoren durchgeführt wird
Die vorübergehende Zuweisung, die auch von einzelnen Benutzern vorgenommen werden kann.

Die permanente Zuweisung von „Im Namen von“ können Sie nur verwalten, wenn Sie das Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“ besitzen.

Bei der Zuweisung von „Im Namen von“-Berechtigungen erhält der Benutzer, dem dieses Recht zugewiesen wird, grundsätzlich Zugriff auf die gesamten Dokumente des Benutzers, in dessen Namen er handelt, darunter auch die Dokumente, die unter „Meine private Dokumente“ abgelegt sind. Sie können zwischen zwei Bereichen von „Im Namen von“-Berechtigungen wählen:

„Darf alle Tätigkeiten durchführen“
„Darf Genehmigungen bearbeiten“

Im Folgenden wird Ihnen beschrieben, wie Sie, vorausgesetzt Sie besitzen das Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“, anderen Benutzern „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen können.

Sie können auch im Namen eines deaktivierten Benutzers handeln.

Sie können die Zuweisung von "Im Namen von"-Berechtigungen mittels einer Administratorgenehmigung schützen.

„Im Namen von“-Berechtigung einrichten

Klicken Sie im Band unter dem Reiter „Administrator“ auf Im Namen von, um das Dialogfenster „Im Namen von“ zu öffnen.

Abbildung 1. Der Menüpunkt „Im Namen von“

Hier erhalten Sie einen Überblick über die Benutzer, die bereits im Namen anderer Benutzer handeln können. Über das Dialogfenster können Sie „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen und/oder entfernen.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Im Namen von-Verwaltung“

Klicken Sie auf Neu, um eine neue „Im Namen von“-Berechtigung zu erstellen. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Benutzer angeben, der berechtigt werden soll, im Namen eines anderen F2-Benutzers handeln zu können.

Darüber hinaus können Sie auswählen, welche Berechtigungen der Benutzer haben soll:

„Darf alle Tätigkeiten durchführen“. Das heißt vollständige „Im Namen von“-Berechtigungen.
„Darf Genehmigungen bearbeiten“. Das heißt eingeschränkte „Im Namen von“-Berechtigungen.

Abbildung 3. Zuweisung von „Im Namen von“-Berechtigungen für alle Bereiche

Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigung zuweisen, Genehmigungen im Namen beispielsweise eines Leiters zu verwalten, können Sie auswählen, an welcher Stelle der Benutzer über neue eingehende Genehmigungen benachrichtigt werden soll.

Wählen Sie aus, ob eine Benachrichtigung im persönlichen Posteingang des Benutzers, in einem bestimmten Posteingang einer Org.Einheit oder in allen Posteingängen der Org.Einheiten des Benutzers gesendet werden soll. Sie können auch auswählen, dass gar keine Benachrichtigungen gesendet werden.

Abbildung 4. Wahl der Benachrichtigung bei der Verwaltung von Genehmigungen

Wenn Sie einen bestimmten Posteingang einer Org.Einheit auswählen, sehen Sie das Feld „Org.Einheit“. Hier geben Sie den Posteingang an, an den die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Abbildung 5. Den Posteingang der Org.Einheit wählen

Sie können einen Zeitraum angeben, in dem die „Im Namen von“-Berechtigung aktiv sein soll. Wenn Sie keinen Zeitraum auswählen, ist die Berechtigung ab dem Moment der Erstellung gültig, bis sie wieder entfernt wird.

Abbildung 6. „Im Namen von“-Berechtigung zur Verwaltung von Genehmigungen einrichten"

Ihre Wahl bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Im Namen von einem deaktivierten Benutzer

Es kann notwendig sein, im Namen eines deaktivierten Benutzers zu handeln. Beispielsweise um den Verantwortlichen auf einem Dokument zu ändern oder um die Zugriffsbeschränkungen von Dokumenten und Vorgängen zu ändern.

Deaktivierter Benutzer werden im Dialogfenster "Im Name von" kursiv dargestellt. Die Erstellung und Nutzung von "Im Namen von"-Berechtigungen bei deaktivierten Benutzern verläuft auf selbe Weise wie bei aktiven Benutzern.

Abbildung 7. Ein deaktivierter Benutzer im "Im Namen von"-Dialogfenster

"Im Namen von"-Posteingänge

Haben Sie die „Im Namen von“-Berechtigung „Darf alle Tätigkeiten durchführen“, wird das Symbol für „Posteingänge“ in der Navigationsleiste im Hauptfenster von F2 angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um eine Übersicht über die Anzahl der ungelesenen Dokumente in den Posteingängen der Benutzer zu sehen, im Namen derer Sie darauf zugreifen dürfen.

Abbildung 8. „Im Namen von“-Posteingänge

Sie können im Namen eines anderen Benutzers handeln, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang des Benutzers klicken und „Im Namen von [Benutzername] handeln“ auswählen.

Abbildung 9. Mit der rechten Maustaste auf einen Posteingang klicken

Sie können konfigurieren, dass das Abrufen und Anzeigen der Anzahl ungelesener Nachrichten für „Im Namen von“-Posteingänge deaktiviert ist. Das bedeutet, dass F2 erst ungelesene Nachrichten in einem Posteingang lädt, wenn Sie diese öffnen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.