Genehmigungsverlauf ändern
Sie können einen laufenden Genehmigungsverlauf über den Reiter „Genehmigung“ bearbeiten. Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
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Zeigt die aktuelle Versionsnummer des Genehmigungsschriftstücks, Dokumentenschriftstücks und eventuell angehängter Schriftstücke in der Schriftstückauswahl an. Genehmigungshandlungen können nicht ausgeführt werden, während Schriftstückversionen angezeigt werden. Die persönliche Einstellung „Mich fragen, ob ich die Anzeige von Schriftstückversionen schließen möchte, wenn ich eine Genehmigungshandlung durchführe“ entscheidet, ob dies automatisch passiert oder nicht:
Abbildung 2. Dialogfenster "Schriftstückversionen beenden?"
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Klicken Sie auf Schriftstückversionen ausblenden, um den Menüpunkt zurück zu „Schriftstückversionen anzeigen“ zu ändern. Es werden Ihnen keine Versionsnummern mehr angezeigt. |
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Hiermit können Sie einen bereits laufenden Genehmigungsverlauf ändern. Sie können den Genehmigungsverlauf vollständig ändern, solange die Genehmigung noch nicht gestartet wurde. Wenn die Genehmigung bereits gestartet wurde, können Sie bereits genehmigte Schritte nicht mehr ändern. Nur der noch bevorstehende Teil des Verlaufs kann von Ihnen geändert werden, etwa indem Sie Schritte bearbeiten, löschen oder hinzufügen. Den Genehmigungsverlauf einer endgültig genehmigten Genehmigung können Sie nicht mehr ändern. |
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Benutzer mit vollem Schreibzugriff zum Dokument können eine Genehmigung übernehmen und Genehmiger ersetzen. Dies kann beispielsweise im Krankheitsfall oder aufgrund von Urlaub relevant sein. Dadurch können Sie eine Genehmigung übernehmen und Benutzer an einzelnen Genehmigungsschritten ersetzen/entfernen, obwohl diese die Genehmigung bereits empfangen aber noch nicht genehmigt haben. In einem solchen Fall wird dem Dokument automatisch eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzugefügt und die betroffenen Beteiligten (das heißt der Verantwortliche und die hinzugefügten/entfernten Beteiligten) werden über ihren Posteingang darüber benachrichtigt. Bereits genehmigte Schritte und damit verknüpfte Genehmiger können Sie nicht entfernen und/oder ersetzen. |
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Stoppen Sie einen laufenden Genehmigungsverlauf. Die Genehmigung wird aus der Suchliste „Genehmigungen“ im Hauptfenster entfernt. Wenn Sie eine Genehmigung annullieren, wird dieser automatisch eine Notiz hinzugefügt, die auf den Abbruch dieser Genehmigung hinweist und von wem dieser durchgeführt wurde. Der Menüpunkt „Genehmigung annullieren“ ändert sich automatisch zu „Genehmigung erneut öffnen“. Sie können eine Genehmigung nur dann annullieren, wenn Sie Schreibzugriff auf das Genehmigungsdokument haben. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Genehmigung annullieren. |
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Öffnen Sie eine annullierte Genehmigung erneut. Die Genehmigung wird an dem Genehmigungsschritt wieder aufgenommen, an dem Sie diese annulliert haben. Die Genehmigung wird daraufhin wieder in der Liste „Genehmigungen“ im Hauptfenster aufgeführt. Der Menüpunkt „Genehmigung erneut öffnen“ ändert sich daraufhin automatisch zu „Die Genehmigung annullieren“. Die der Genehmigung zuvor hinzugefügte Notiz wird automatisch mit dem Hinweis aktualisiert, dass Sie die Genehmigung nach Abbruch wieder geöffnet haben. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Genehmigung erneut öffnen. |
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Eine Genehmigung können Sie nur dann löschen, wenn Sie diese zuvor annulliert haben. Benutzer, die Schreibzugriff auf das Genehmigungsdokument haben, können eine Genehmigung annullieren und anschließend auch löschen. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Genehmigung löschen. |
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Zeigt die neuesten Änderungen/Ergänzungen in der Genehmigung an. |
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Erstellen Sie eine PDF-Version der aktuellen Genehmigung, die das Genehmigungsschriftstück und die Genehmigungsinformationen enthält. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Genehmigung an externen Beteiligten senden. |
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Öffnen Sie das Dialogfenster „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“. Über dieses Dialogfenster können Sie zusätzliche Benachrichtigungen für Genehmigungsteilnehmer verwalten. |
Genehmigungsverlauf ändern
Während der Genehmigungsverlauf läuft, können Sie ihn und die dazugehörigen Metadaten ändern. Sie können allerdings keine Schritte bearbeiten, die die Genehmigung bereits durchlaufen haben.
Klicken Sie auf Genehmigungsverlauf ändern im Reiter „Genehmigung“. Das Dialogfenster „Genehmigungsverlauf für [Name des Genehmigungsdokuments] ändern“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Ausschließlich Benutzer mit Schreibzugriff auf das Dokument können den Genehmigungsverlauf ändern.
Alle Änderungen am Genehmigungsverlauf werden im Bearbeitungslog festgehalten. Im Bearbeitungslog wird nicht angezeigt, welche Änderungen im Detail vorgenommen wurden, aber eine Notiz zeigt „[Name des Benutzers] korrigiert die Genehmigung“ an. Es ist daher nützlich, wenn Sie Ihre Änderungen am Genehmigungsverlauf mit einer kurzen Beschreibung im Feld „Bemerkung“ erläutern. Die Bemerkung wird Ihnen unter der Zeile „[Name des Benutzers] korrigiert die Genehmigung“ angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Sie benötigen Schreibzugriff auf das Dokument, um Ihre Änderungen speichern zu können.
Genehmigung übernehmen
Die Übernahme einer Genehmigung kann zum Beispiel bei Abwesenheit oder Krankheit eines Beteiligten von Nutzen sein, da dessen Platz im Genehmigungsverlauf entfernt oder durch einen anderen Beteiligten eingenommen werden kann. Sie können die Genehmigung nur übernehmen, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen.
Klicken Sie auf Genehmigung übernehmen im Reiter „Genehmigung“, um das Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ zu öffnen (siehe folgende Abbildung). Im untenstehenden Dialogfenster wurde noch bei keinem Schritt genehmigt, weswegen alle Schritte der Genehmigung noch übernommen werden können.
Das Dialogfenster zeigt Ihnen den gesamten Genehmigungsverlauf. Das erste Feld markiert den Verantwortlichen und die nachfolgenden Felder zeigen die verschiedenen Schritte. Das blaue Feld ist der aktuelle Schritt.
Der Benutzer, der die Genehmigung übernimmt, hat folgende Möglichkeiten:
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Aktuellen und nachfolgenden Schritten Genehmiger hinzufügen (1)
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Neue Schritte nach dem aktuellen Schritt hinzufügen (2)
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Genehmigungsschritte löschen (3)
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Genehmiger ersetzen (4)
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Genehmiger entfernen (5)
Genehmiger und Genehmigungsschritte können jedoch nicht ersetzt und/oder gelöscht werden, wenn die Schritte bereits genehmigt wurden.
Klicken Sie auf das Symbol zum Ersetzen eines Genehmigers 
, um das untenstehende Dialogfenster zu öffnen. Hier können Sie einen neuen Genehmiger aus dem Beteiligtenregister auswählen.
Sie können einen Kommentar schreiben, der im Bearbeitungslog der Genehmigung angezeigt wird. Wenn Sie keinen Kommentar im Feld „Bemerkung“ eintragen, wird im Bearbeitungslog lediglich aufgeführt, an welchem Schritt Sie die Genehmigung übernommen haben. Sie können die Kommentarfunktion also verwenden, um den Hintergrund Ihrer Änderung zu erläutern.
Klicken Sie im Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ auf Speichern, um die Übernahme der Genehmigung abzuschließen. F2 fordert Sie zur Bestätigung Ihrer Änderungen auf.
| Wenn das Genehmigungsdokument eine Zugriffsbeschränkung hat und Sie Genehmiger hinzufügen, die noch nicht Teil der Zugriffsbeschränkung sind, fragt F2, ob Sie die Genehmiger zur Zugriffsbeschränkung des Dokuments hinzufügen möchten. |
Erweiterte Möglichkeiten im Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“
Das Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ kann so konfiguriert werden, dass die Schaltfläche „Erweiterte anzeigen“ oben im Dialogfenster angezeigt wird. Wenn die Konfiguration aktiviert ist, erhalten Sie die Möglichkeit, eine Frist eines Schrittes zu ändern sowie Kopieempfänger direkt im Dialogfenster hinzuzufügen.
| Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte anzeigen, um die erweiterten Möglichkeiten angezeigt zu bekommen.
Klicken Sie auf Kopieempfänger hinzufügen, um dem ausgewählten Schritt einen Kopieempfänger hinzuzufügen. Sie können auch die Frist des Schritts im Feld „Frist“ ändern.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
Sie können die erweiterten Möglichkeiten wieder verbergen, indem Sie auf Erweiterte verbergen klicken.
Automatisch erstellte Notiz über Änderungen
F2 erstellt automatisch eine Notiz im Genehmigungsdokument bei Änderungen über die Funktion „Genehmigung übernehmen“.
Die Notiz beschreibt die durchgeführte Handlung. Zu den Empfängern der Notiz gehören:
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Der Benutzer, der die Genehmigung übernommen hat und Änderungen vorgenommen hat.
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Der Verantwortliche für die betreffende Genehmigung.
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Genehmiger, die aus der Genehmigung entfernt oder ersetzt wurden.
Genehmigung neu starten
Im Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ können Sie eine Genehmigung neu starten, wenn diese entweder über „Zurücksenden und bei mir wieder aufnehmen“ oder „Zurücksenden und nach mir wieder aufnehmen“ im Genehmigungsverlauf an Sie zurückgesendet wurde. Nur Benutzer mit vollem Schreibzugriff auf das Dokument können die Genehmigung neu starten.
Ein Neustart bedeutet, dass derjenige, der die Genehmigung übernimmt, die Möglichkeit bekommt, Schritte hinzuzufügen, sowie Genehmiger für den gesamten Genehmigungsverlauf hinzuzufügen oder auszutauschen, nicht nur für den Schritt desjenigen, der die Genehmigung zurücksendet.
Wenn derjenige, der die Genehmigung zurücksendet, „Zurücksenden und bei mir wieder aufnehmen“ oder „Zurücksenden und nach mir wieder aufnehmen“ wählt, erscheint im Dialogfenster die Schaltfläche Ab Schritt X neu starten. „X“ ist der Schritt, der nach dem Schritt folgt, zu dem die Genehmigung zurückgesendet wurde. In der untenstehenden Abbildung lautet der Text der Schaltfläche „Ab Schritt 1 neu starten“, da die Genehmigung zurück an den Verantwortlichen gesendet wurde, also noch vor Schritt 1.
Nach einem Klick auf „Ab Schritt X neu starten“ können Sie sowohl Schritte bearbeiten, die bereits genehmigt wurden, als auch den aktiven Schritt, von dem aus die Genehmigung zurückgesendet wurde. Darüber hinaus können Sie Schritte vor und zwischen bereits existierenden Schritten hinzufügen.
Der aktive Schritt, von dem aus die Genehmigung zurückgesendet wurde, kann nicht entfernt werden. Nach einem Neustart können Sie jedoch den Genehmiger dieses Schrittes ersetzen.
Die Abbildung unten zeigt Ihnen einige der Möglichkeiten nach dem Neustart einer Genehmigung. Sie können einen Schritt hinzufügen und entfernen. Jedem Schritt können weitere Genehmiger hinzugefügt werden, und Sie können Genehmiger des Schritts ersetzen.
| Ein Neustart setzt die Genehmigungshandlungen der Zwischenschritte zurück. Das bedeutet, dass Genehmiger, die beim Neustart nicht entfernt werden, erneut genehmigen müssen. |
Genehmigung annullieren
Klicken Sie im Reiter „Genehmigung“ auf Abbrechen, um einen laufenden Genehmigungsverlauf zu annullieren. Das Dialogfenster „Genehmigung abbrechen“ öffnet sich, in dem Sie die Benutzer auswählen können, die der automatisch generierten Notiz hinzugefügt werden sollen. Die Notiz informiert darüber, dass die Genehmigung annulliert wurde. Die ausgewählten Benutzer empfangen das Dokument in ihrem Posteingang, um sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Genehmigung annulliert wurde.
Die Notiz kann auch im Genehmigungsschriftstück von allen eingesehen werden, die Zugriff auf das Dokument haben.
Wenn Sie nicht bei jedem Annullieren einer Genehmigung entscheiden möchten, wer benachrichtigt werden soll, können Sie das Dialogfenster in Ihren persönlichen Einstellungen deaktivieren. In diesem Fall werden alle Beteiligten der Genehmigung automatisch benachrichtigt. Die Beteiligten umfassen:
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Der Benutzer, der die Genehmigung annulliert hat.
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Der Benutzer, der für die Genehmigung verantwortlich ist.
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Genehmiger, welche die Genehmigung bereits bearbeitet haben.
Wenn Sie eine Genehmigung annullieren, wird diese aus der Suchliste über aktive Genehmigungen entfernt.
| Sie können Suchen nach annullierten Genehmigungen erstellen. Lesen Sie mehr über spezifische Suchen nach Genehmigungen. |
Genehmigung erneut öffnen
Annullierte Genehmigungen sind inaktiv und können erneut geöffnet werden. Das Genehmigungsdokument und der erstellte Genehmigungsverlauf gehen nach wie vor aus dem Dokument hervor. Deshalb können Sie eine Genehmigung erneut öffnen und sie ab dem Schritt im Verlauf starten, bei dem sie annulliert wurde.
Klicken Sie im Reiter „Genehmigung“ auf Genehmigung erneut öffnen, um eine Genehmigung erneut zu aktivieren und den Genehmigungsverlauf wieder aufzunehmen. Das Dialogfenster „Genehmigung erneut öffnen“ öffnet sich, in dem Sie die Benutzer auswählen können, die der automatisch generierten Notiz hinzugefügt werden sollen. Die Notiz informiert darüber, dass die Genehmigung erneut geöffnet wurde. Die ausgewählten Benutzer empfangen das Dokument in ihrem Posteingang, um sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Genehmigung erneut geöffnet wurde.
Die Notiz kann auch im Genehmigungsschriftstück von allen eingesehen werden, die Zugriff auf das Dokument haben.
Wenn Sie nicht bei jedem erneuten Öffnen einer Genehmigung entscheiden möchten, wer benachrichtigt werden soll, können Sie das Dialogfenster in Ihren persönlichen Einstellungen deaktivieren. In diesem Fall werden alle Beteiligten der Genehmigung automatisch benachrichtigt. Die Beteiligten umfassen:
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Der Benutzer, der die Genehmigung erneut geöffnet hat.
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Der Benutzer, der für die Genehmigung verantwortlich ist.
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Genehmiger, welche die Genehmigung bereits bearbeitet haben.
Genehmigung löschen
Sie können Genehmigungen erst dann löschen, wenn Sie diese annulliert haben. Klicken Sie im Reiter „Genehmigung“ auf Löschen, um eine annullierte Genehmigung zu löschen.
Vor dem Löschen fragt F2 Sie, ob Sie die Genehmigung löschen möchten. Sie können die Handlung nicht rückgängig machen. Das Genehmigungsdokument wird in ein gewöhnliches Dokument umgewandelt, wenn Sie die Genehmigung löschen. Dabei bleiben Schriftstücke, das Dokumentenschriftstück und andere Metadaten erhalten, jedoch nicht das Genehmigungsschriftstück. Bei Bedarf können Sie eine neue Genehmigung auf dem Dokument erstellen.