Installationsbezüge

Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 12 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes.

Bei der Erstellung einer Vorgangsvorlage verwenden Sie Installationsbezüge. Diese dienen als Verknüpfungen, mit denen Sie den Rahmen eines Vorgangs festlegen können.

Beispiel: Die Personalabteilung einer Organisation erstellt zehn Vorgangsvorlagen. Für die damit erstellten Vorgänge ist der Benutzer Anna Schneider verantwortlich. Die Organisation könnte einfach Annas Namen im Feld „Verantwortlicher“ zu jeder Vorlage hinzufügen, aber wenn die Verantwortung für den Vorgang später auf Annas Kollegen Bojan Frank übertragen wird, muss die Organisation den Inhalt des Feldes „Verantwortlicher“ in jeder Vorlage ersetzen. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, einen Installationsbezug zu erstellen. Ein Benutzer mit dem Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“ erstellt einen Installationsbezug der Art „Benutzer“ und gibt Anna Schneider als Beteiligte an. Wenn die Verantwortung für die Vorgänge zu einem späteren Zeitpunkt Bojan Frank übertragen wird, muss der Installationsbezug geändert werden, sodass er auf Bojan statt auf Anna verweist. Damit müssen Sie nicht jede einzelne Vorgangsvorlage ändern, weil nun mithilfe des Installationsbezugs das Feld „Verantwortlicher“ in allen Vorlagen auf Bojan Frank verweist.

Im obigen Beispiel ist Anna Schneider weiterhin im Feld „Verantwortlich“ für Vorgänge aufgeführt, die erstellt wurde, bevor Bojan Frank als der verantwortliche Benutzer angegeben wird.

Ein Installationsbezug besteht aus zwei Elementen, „Bezug“ und „Art“. „Bezug“ ist der Betreff des Installationsbezugs und sollte so beschreibend sein, dass der Installationsbezug auch in anderen Zusammenhängen verwendet werden kann. Die „Art“ bestimmt die Felder, in der der Installationsbezug verwendet werden kann.

Im folgenden Beispiel erstellt ein Benutzer einen Installationsbezug mit dem Betreff „Frist_14_Tage“. Die „Art“ ist auf die „Frist“ eingestellt. Als bald als der Benutzer die gewünschte Anzahl von Tagen (14) im Feld neben „Frist“ eingegeben und auf Erstellen geklickt hat, kann der Installationsbezug genutzt werden. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.

Abbildung 1. Installationsbezug erstellen

Sie können auf den Menüpunkt Installationsbezüge über den Reiter „Administrator“ zugreifen, wenn Sie das Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“ besitzen. Klicken Sie im Dialogfenster „Installationsbezüge“ auf Neu, um einen neuen Installationsbezug zu erstellen. Bestehende Installationsbezüge können Sie bearbeiten, löschen oder exportieren und neue Installationsbezüge importieren. Einen Installationsbezug können Sie auch direkt im Dialogfenster „Vorgangsvorlagen“ beim Erstellen einer Vorgangsvorlage einrichten. Diese Optionen werden Ihnen im Abschnitt Installationsbezug erstellen beschrieben.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Installationsbezüge“

Die folgende Tabelle beschreibt Ihnen die Menüpunkte im Band.

Menüpunkt	Beschreibung
Neu	Öffnet das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.
Bearbeiten	Hiermit öffnen Sie das Dialogfenster „Installationsbezug aktualisieren“ für den ausgewählten Installationsbezug. Von hier aus können Sie sowohl den Betreff („Bezug“) als auch den ausgewählten Wert bearbeiten. Die Art des Installationsbezugs können Sie jedoch nicht ändern. Zum Beispiel können Sie bei einem Installationsbezug der Art „Frist“ den Wert von 14 auf 10 Tage und den Betreff von „Frist_ 14_Tage“ in „Frist_10_Tage“ ändern, aber die Art können Sie nicht von „Frist“ in zum Beispiel „Schlüsselwort“ ändern.
Löschen	Löscht den ausgewählten Installationsbezug. F2 bittet Sie um Bestätigung, dass diese Handlung ausgeführt werden soll.
Alles exportieren/ Auswahl exportieren	Exportiert alle/ausgewählte Installationsbezüge in eine Konfigurationsdatei. Diese Datei kann dann in andere F2-Installationen importiert werden, die ebenfalls die Installationsbezüge verwenden können.
Importieren	Importiert Installationsbezüge aus einer Konfigurationsdatei. Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt F2 Ihnen eine Liste aller Aktualisierungen an. Sie können den Import abbrechen, bevor die Installationsbezüge aktualisiert werden. Abbildung 3. Hinweis beim Importieren von Installationsbezügen

Menüpunkt

Beschreibung

Neu

Öffnet das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.

Bearbeiten

Hiermit öffnen Sie das Dialogfenster „Installationsbezug aktualisieren“ für den ausgewählten Installationsbezug. Von hier aus können Sie sowohl den Betreff („Bezug“) als auch den ausgewählten Wert bearbeiten. Die Art des Installationsbezugs können Sie jedoch nicht ändern.

Zum Beispiel können Sie bei einem Installationsbezug der Art „Frist“ den Wert von 14 auf 10 Tage und den Betreff von „Frist_ 14_Tage“ in „Frist_10_Tage“ ändern, aber die Art können Sie nicht von „Frist“ in zum Beispiel „Schlüsselwort“ ändern.

Löschen

Löscht den ausgewählten Installationsbezug. F2 bittet Sie um Bestätigung, dass diese Handlung ausgeführt werden soll.

Alles exportieren/ Auswahl exportieren

Exportiert alle/ausgewählte Installationsbezüge in eine Konfigurationsdatei. Diese Datei kann dann in andere F2-Installationen importiert werden, die ebenfalls die Installationsbezüge verwenden können.

Importieren

Importiert Installationsbezüge aus einer Konfigurationsdatei. Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt F2 Ihnen eine Liste aller Aktualisierungen an. Sie können den Import abbrechen, bevor die Installationsbezüge aktualisiert werden.

Abbildung 3. Hinweis beim Importieren von Installationsbezügen

Die Liste der vorhandenen Installationsbezüge können Sie durch Klicken auf eine Spalte sortieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte, um sie zu entfernen. Um die Spalte erneut anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spalte und wählen dann Spalten im Kontextmenü. Dies öffnet das Dialogfenster „Spalte wählen“, in dem Sie Spalten hinzufügen oder entfernen können.

Abbildung 4. Das Dialogfenster „Spalte wählen“

Die folgende Tabelle beschreibt Ihnen jede Spalte.

Spalte	Beschreibung
Art	Die Art des Installationsbezugs. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.
Bezug	Betreff des Installationsbezugs
Ersteller	Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug erstellt hat.
Erstellungsdatum	Zeigt die Uhrzeit und das Datum des Erstellens an.
Letzte Aktualisierung	Zeigt die Uhrzeit und das Datum der letzten Bearbeitung des Installationsbezugs an.
Letzte Aktualisierung durch	Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug zuletzt bearbeitet hat.

Spalte

Beschreibung

Art

Die Art des Installationsbezugs. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.

Bezug

Betreff des Installationsbezugs

Ersteller

Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug erstellt hat.

Erstellungsdatum

Zeigt die Uhrzeit und das Datum des Erstellens an.

Letzte Aktualisierung

Zeigt die Uhrzeit und das Datum der letzten Bearbeitung des Installationsbezugs an.

Letzte Aktualisierung durch

Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug zuletzt bearbeitet hat.

Installationsbezug erstellen

Installationsbezüge können Sie auf zwei Arten erstellen:

Über den Menüpunkt „Installationsbezüge“ im Reiter „Administrator“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug über „Installationsbezüge“ erstellen.
Über den Menüpunkt „Vorgangsvorlagen“ im Reiter „Einstellungen“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug über „Vorgangsvorlagen“ erstellen.

Es gibt gewisse Unterschiede zwischen den beiden Erstellungsmethoden. Beide werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Die Installationsbezugsart hängt von dem Vorgangsvorlagefeld ab, für das er vorgesehen ist. Zum Beispiel akzeptiert das Feld „Verantwortlicher“ nur Beteiligtentypen und das Feld „Schlüsselwort“ nur Schlüsselwörter, die in der Organisation angelegt wurden. Die möglichen Arten von Installationsbezügen für jedes der Vorgangsvorlagefelder sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Vorgangsvorlagefeld

Mögliche Arten

Beschreibung

Aktenzeichen

Wählen Sie das gewünschte Aktenzeichen im Drop-down-Menü aus. Aktenzeichen werden in einer Werteliste von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ verwaltet.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Wertelisten.

Aussonderungsart

Wählen Sie die gewünschte Aussonderungsart im Drop-down-Menü aus. Aussonderungsarten werden in einer Werteliste von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ verwaltet.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Wertelisten.

Es ist nur möglich, Aussonderungsarten als Art auszuwählen, wenn F2 so konfiguriert ist, dass es Aussonderungsarten anzeigt. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Betreff

Geben Sie den Text ein, der bei der Erstellung eines neuen Vorgangs auf Grundlage dieser Vorlage im Feld „Betreff“ angezeigt wird.

Ergänzende Sachbearbeiter

Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Team Verteilerliste

Wählen Sie die gewünschte Art im Drop-down-Menü aus.

„Ich“ und „Meine Org.Einheit“ sind dynamisch und beziehen sich auf den Vorgangsersteller und seine Org.Einheit, während Sie einen bestimmten Benutzer, eine Org.Einheit, ein Team oder eine Sicherheitsgruppe über das Beteiligtenregister hinzufügen können.

Frist

Frist (nummerischer Wert)

Bei Auswahl dieser Art wird Ihnen ein Feld angezeigt, in das Sie einen nummerischen Wert eingeben können, der die Tage bis zum Ablauf der Frist darstellt.

Schlüsselwort

Wählen Sie das gewünschte Schlüsselwort im Drop-down-Menü aus. Schlüsselwörter werden von einem Benutzer mit dem Recht „Schlüsselwörter verwalten“ verwaltet.

Lesen Sie mehr über Schlüsselwörter.

Sonderzeichen

Wählen Sie das gewünschte Sonderzeichen im Drop-down-Menü aus. Sonderzeichen werden in einer Werteliste von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ verwaltet.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Wertelisten.

Es ist nur möglich, ein Sonderzeichen als Art auszuwählen, wenn F2 so konfiguriert ist, dass es Sonderzeichen anzeigt. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Statusphase

Wählen Sie die gewünschte Statusphase im Drop-down-Menü aus.

Eine Statusphase muss im Dialogfenster „Statusphase“ als „Aktiv“ markiert sein, bevor Sie diese als Installationsbezug verwenden werden können.

Verantwortlicher

Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit

Wählen Sie die gewünschte Art im Drop-down-Menü aus.

Vorgangsbeteiligte

Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Verteilerliste, externer Beteiligte, Absender

Wählen Sie die gewünschte Art im Drop-down-Menü aus.

Vorgangsverlauf

Wählen Sie den gewünschten Vorgangsverlauf im Drop-down-Menü aus.

Erfordert das Modul F2 Vorgangsverlauf.

Zugriffsbeschränkung

Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Team, Sicherheitsgruppe

Wählen Sie die gewünschte Art im Drop-down-Menü aus.

Installationsbezug über „Installationsbezüge“ erstellen

Gehen Sie auf den Reiter „Administrator“ und klicken Sie auf den Menüpunkt Installationsbezüge.

Abbildung 5. Der Menüpunkt „Installationsbezüge“

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Installationsbezüge“. Klicken Sie auf Neu im Band, um das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“ zu öffnen (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 6. „Neuer Installationsbezug“ geöffnet über das Dialogfenster „Installationsbezüge“

Tragen Sie einen Betreff in das Feld „Bezug“ ein und wählen Sie anschließend eine Art im Drop-down-Menü aus. Wenn Sie die Art weiter spezifizieren möchten, erscheint neben dem Feld „Art“ ein weiteres Feld. Im folgenden Beispiel wurde die Art „Benutzer“ ausgewählt, und es erscheint ein Feld, in dem Sie einen Benutzer hinzufügen können. Von diesem Feld aus können Sie auch einen bestimmten Benutzer im Beteiligtenregister suchen, wenn Sie auf das Beteiligtensymbol klicken.

Abbildung 7. Feld zur Spezifizierung der Art

Wenn ein Bezugstitel und eine Art ausgewählt wurden, klicken Sie auf Erstellen. Der Installationsbezug wird daraufhin in der Liste im Dialogfenster „Installationsbezüge“ angezeigt und ist einsatzbereit.

Wenn Sie mehr als einen Installationsbezug benötigen, ist es praktisch, sie mit dieser Methode zu erstellen. Die Liste im Dialogfenster bietet Ihnen als Ersteller einen Überblick über alle vorhandenen Installationsbezüge.

Abbildung 8. Beispiel einer Liste von Installationsbezügen

Installationsbezug über „Vorgangsvorlagen“ erstellen

Gehen Sie auf den Reiter „Einstellungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen, um das Dialogfenster „Vorgangsvorlagen“ zu öffnen.

Abbildung 9. Der Menüpunkt „Vorgangsvorlagen“

Wählen Sie eine vorhandene Vorgangsvorlage aus und klicken Sie im Band auf Neu oder Bearbeiten, um das Vorgangsvorlagenfenster zu öffnen.

Abbildung 10. Das Band in „Vorgangsvorlagen“

Wählen Sie unter „Neue Vorgangsvorlage“ ein Feld aus und klicken Sie auf das -Symbol, um das Dialogfenster „Neue Installationsbezüge“ zu öffnen.

Abbildung 11. Das Feld „Sonderzeichen“ in „Neue Vorgangsvorlage“

Wenn Sie das Dialogfenster „Neue Installationsbezüge“ auf diese Weise aufrufen, können Sie nur Installationsbezüge von Arten erstellen, die mit dem gewählten Feld übereinstimmen. In der folgenden Abbildung wurde das Dialogfenster über das Feld „Sonderzeichen“ geöffnet, so dass die Art automatisch auf „Sonderzeichen“ gesetzt wurde und nicht geändert werden kann.

Abbildung 12. Neuer Installationsbezug im Dialogfenster „Neue Vorgangsvorlage“

Nachdem Sie „Bezug“ und „Art“ ausgewählt haben, klicken Sie auf Erstellen. Der neu erstellte Installationsbezug wird dann dem Feld auf der Vorgangsvorlage hinzugefügt. Sie finden ihn auch in der Liste der Installationsbezüge im Dialogfenster „Installationsbezüge“.

Abbildung 13. Installationsbezug in einem Feld einer Vorgangsvorlage