F2 Datenaufräumung

Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 12 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes.

Datenaufräumung in F2 erfüllt verschiedene Anforderungen an die Datenaufräumung und -löschung. Datenschutzgesetze verpflichten Organisationen, Daten, einschließlich personenbezogener Daten, sicher zu speichern und sie anschließend gemäß den Richtlinien der Organisation zu löschen. Wenn Daten in ein anderes F2-System verschoben werden, beispielsweise im Zusammenhang mit einer Übertragung an das Bundesarchiv, kann es erforderlich sein, Vorgänge und Dokumente zu löschen. Dies trifft auch zu, wenn Vorgänge und Dokumente irrtümlich erstellt worden sind.

Vor diesem Hintergrund unterstützt F2 Datenaufräumung Ihre Organisation darin, kontinuierlich Listen über Vorgänge und Dokumente zu erstellen, die gelöscht werden sollten. So können Sie jederzeit Ihre Datenbank pflegen.

Datenaufräumung ist ein Werkzeug, das Sie beim regelmäßigen Löschen von Vorgängen und Dokumenten Ihrer Organisation unterstützt, ohne eine Löschpolitik vorzugeben. Das Modul ist für umfassende, periodische Aufräumprozesse vorgesehen und gibt einen aktuellen Überblick über Vorgänge oder Dokumente, die aufgeräumt werden sollen. Das Moduldesign ermöglicht daher das gleichzeitige Aufräumen und gegebenenfalls Löschen mehrerer Vorgänge und Dokumente, basierend auf festgelegten Parametern wie Aussonderungsarten und Schlüsselwörtern.

Datenaufräumung verwenden

Es gibt bestimmte Sicherheitsbedenken, die Sie bei der Arbeit mit Datenaufräumung berücksichtigen müssen.

Benutzer erhalten Zugriff auf Datenaufräumung über die Rolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ oder das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“.

Sie erstellen eine Dokumentenaufräumsuche oder Vorgangsaufräumsuche, indem Sie die Suchparameter festlegen, die die zu löschenden Dokumente oder Vorgänge erfüllen müssen.

Die Aufräumung erfolgt dadurch, dass Sie die Dokumente und/oder Vorgänge einer Aufräumliste durchgehen und bewerten, ob die gefundenen Elemente gelöscht werden sollen. Anschließend löschen Sie die Elemente.