Sicherheitsbedenken

Benutzer mit Zugriff auf Datenaufräumung erhalten potenziell Zugriff auf ausgewählte Metadaten zu allen Dokumenten und Vorgängen in der F2-Installation, einschließlich des Zugriffs auf personenbezogene Daten von Beteiligten. Die verfügbaren Metadaten sind relevant für die Beurteilung, ob ein Vorgang oder Dokument gelöscht werden kann. Die betreffenden Benutzer haben zudem Berechtigungen zum dauerhaften Löschen dieser Dokumente und Vorgänge.

Datenaufräumung gewährt niemals Zugriff auf Inhalte eines Dokuments, zu denen der Benutzer nicht ohnehin schon Zugang hat. Das gilt sowohl für das Dokumentenschriftstück als auch für die dem Dokument angehängten Schriftstücke. Benutzer, die die Aufräumung durchführen, erhalten daher keinen unnötigen Zugriff auf sensible Daten.

Sie können auf das Modul zugreifen, wenn Sie die nötige Standardrolle haben oder wenn Ihnen ein bestimmtes Recht zugewiesen wird. Weisen Sie die Rolle und das Recht im Hinblick auf die Datensicherheit mit äußerster Vorsicht zu. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Nutzung des Moduls zu überwachen, wurde in das Modul eine Berichtsfunktion integriert. Damit kann beim Aufräumen automatisch das Gelöschte dokumentiert werden und die Gründe hierfür werden festgehalten.

Das Löschen von Vorgängen und Dokumenten wird auch in der F2 Datenbank dokumentiert. Diese Dokumentation können Sie nicht löschen. Sie können diese Dokumentation mithilfe Analytics extrahieren.