Schriftstücke anhängen
| Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 12 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes. |
Sie können einem Dokument ein oder mehrere Schriftstücke, wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien anhängen. Neben Schriftstücken können Sie auch ein oder mehrere Dokumente als Dokumentenanhang oder PDF-Datei anhängen. Sie müssen Schreibzugriff auf Schriftstücke oder vollen Schreibzugriff auf ein Dokument haben, um ihm Schriftstücke und Dokumente anhängen zu können. Sie können Schriftstücke und Dokumente anhängen, obwohl sich das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus befindet.
Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Dokument, dem drei Schriftstücke sowie ein Dokument als PDF angehängt wurden (1).
In der Menügruppe „Schriftstücke“ (2) im Band finden Sie Funktionen zum Anhängen von Schriftstücken aus Microsoft Office-Vorlagen, von Ihrem PC und aus F2. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Lesen Sie mehr über die Handhabung und Arbeit mit Dokumentenschriftstücken.
| Wenn Sie das Dokument als E-Mail senden möchten und die Schriftstücke zu groß zum Senden sind, können Sie das Modul Extern teilen verwenden. |
Neues Schriftstück aus Vorlage
Der Menüpunkt Neues Schriftstück aus Vorlage öffnet das Dialogfenster „Schriftstückvorlage auswählen“. Von hier aus können Sie basierend auf persönlichen und gemeinsamen Schriftstückvorlagen neue Office-Schriftstücke direkt im Dokument erstellen.
Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen und Sie können das Suchfeld über der Liste der Vorlagen nutzen, um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie eine Vorschau der Vorlage anzeigen lassen. Im Band können Sie zudem auf Eigenschaften klicken, um die Eigenschaften einer Schriftstückvorlage angezeigt zu bekommen. Klicken Sie auf Exportieren, um eine Kopie der Vorlage außerhalb von F2 zu speichern.
Wählen Sie die gewünschte Schriftstückvorlage aus und klicken Sie im Band auf Erstellen. Geben Sie den Betreff der Vorlage ein und klicken Sie OK.
F2 öffnet daraufhin das Schriftstück im relevanten Programm. Ein Textschriftstück öffnet sich beispielsweise in Word oder einem anderem Schreibprogramm. Die Einstellungen Ihres Computers bestimmen, in welchem Programm sich das Schriftstück öffnet.
Sie können nun das Schriftstück genauso bearbeiten, wie wenn Sie das Schriftstück auf Ihrem lokalen PC geöffnet hätten. Das Schriftstück ist mit dem Dokument verknüpft. Daher können Sie das Schriftstück direkt im Programm bearbeiten, speichern und schließen, wenn Sie fertig sind. F2 speichert das Schriftstück mit Ihren Änderungen automatisch im Dokument.
| F2 speichert fortlaufend Sicherheitskopien von Schriftstücken ab, damit Ihnen keine Änderungen verloren gehen, falls ein Programm nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. |
Alle Benutzer können eigene Schriftstückvorlagen erstellen. Sie benötigen das Recht „Vorlagen verwalten“, um gemeinsame Schriftstückvorlagen und Vorlagen für Org.Einheiten erstellen zu können.
Anhängen
Mit einem Klick auf den Menüpunkt Anhängen öffnen Sie den Windows Explorer. Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie an das geöffnete Dokument anhängen möchten. Der Menüpunkt öffnet die Funktion Datei anhängen, die im Folgenden beschrieben wird. Klicken Sie auf den Pfeil am unteren Rand der Schaltfläche, um das Drop-down-Menü zu „Anhängen“ zu öffnen.
Im Drop-down-Menü „Anhängen“ stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Unterpunkte beschrieben.
Datei anhängen
Mit dieser Funktion können Sie Schriftstücke aus einer Vielzahl von externen Medien wie etwa Ihrem PC, USB-Sticks, DVDs usw. aufrufen und anhängen.
Mit einem Klick auf Datei anhängen öffnen Sie den Windows Explorer. Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie in F2 importieren möchten. Sie können eine Datei auch per Drag-and-Drop anhängen, indem Sie sie aus dem lokalen Speicher Ihres Computers in den Schriftstückbereich des Dokuments in F2 ziehen.
| Sie können keine Ordner, sondern nur deren Inhalte (Dateien) in F2 übertragen. |
Datei über den Importordner importieren
Sie können eine Datei in F2 importieren, in dem Sie den Importordner im Windows Explorer verwenden. Den Importordner finden Sie hier: %AppData%\Roaming\cBrain\F2\F2 Archivordner.
Legen Sie die Datei/en, die Sie importieren möchten, in den Ordner ab. F2 erstellt daraufhin ein Dokument jeder importierten Datei. Der Dokumentenbetreff entspricht dem Dateinamen. Sie werden automatisch als Verantwortlicher des Dokuments festgelegt. Wenn F2 das Dokument mit der Datei in F2 erstellt hat, verschwindet die Datei aus dem Importordner.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel eines Importordners in Windows an. Dieser Ordner enthält die Datei „cBrain – CSR“. Wenn Sie Ihr F2-Fenster wieder öffnen, erstellt F2 ein Dokument mit dem Betreff „cBrain – CSR“, an dem die Datei „cBrain – CSR“ angehängt ist.
Dokumente aus F2 anhängen
Der Menüpunkt „Dokumente aus F2 anhängen“ bietet Ihnen die Möglichkeit, einem Dokument andere Dokumente als Anhang hinzuzufügen.
Mit einem Klick auf Dokumente aus F2 anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Dokumente wählen“. Im Dialogfenster haben Sie dieselben Suchmöglichkeiten wie in F2’s Hauptfenster. Dabei können Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen, die Sie dem Dokument anhängen möchten.
Der Aufbau des Suchfensters und das Anhängen von Dokumenten sind im Abschnitt Schriftstück aus F2 anhängen näher beschrieben. Wenn Sie ein Dokument anhängen, müssen Sie das Format für das Dokument auswählen. Sie können wählen, ob das Dokument als „Dokumentanhang“ oder „PDF“ in der Menügruppe „Format“ angehängt werden soll.
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Ein Dokumentenanhang beinhaltet das Dokumentenschriftstück, eine Übersicht über die Metadaten des Dokuments im PDF-Format sowie alle dem Dokument angehängten Schriftstücke im Originalformat. Ein Dokumentenanhang wird Ihnen im Schriftstückbereich als ein Ordner angezeigt, der als eine Liste von Schriftstücken ausgeklappt werden kann.
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Eine PDF-Version des Dokuments enthält die Metadaten des Dokuments, das Dokumentenschriftstück und die dem Dokument angehängten Schriftstücke.
Im Abschnitt Angehängte Dokumente im Schriftstückbereich wird beschrieben, wie ein angehängtes Dokument aussieht.
Sie können ein oder mehrere Dokumente in ein Dokument kopieren, indem Sie die gewünschten Dokumente per Drag-and-Drop dem jeweiligen Dokument aus dem Hauptfenster hinzufügen. Auf dieselbe Weise können Sie Schriftstücke aus dem Hauptfenster in ein Dokument kopieren.
Angehängte Dokumente im Schriftstückbereich
Wenn ein Dokument als PDF angehängt wird, wird dieses PDF im Schriftstückbereich zusammen mit den anderen Schriftstücken angezeigt.
Wenn Sie ein Dokument als Dokumentenanhang anhängen, wird Ihnen dieses als Ordnersymbol angezeigt. Sie können den Ordner ausklappen, um das Dokumentenschriftstück einzusehen. Außerdem ist ein PDF mit einer Übersicht über die Metadaten des Dokuments sowie den Dokumentenschriftstücken im Originalformat beigelegt.
Das angehängte Dokument ist eine Kopie des Originals.
Sie können Änderungen in den Schriftstücken eines angehängten Dokuments vornehmen. Sollen die Änderungen auch im Originalschriftstück sichtbar sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Schriftstück und wählen Original überschreiben aus.
Bevor der Inhalt überschrieben wird, bittet Sie F2 um eine Bestätigung.
Es ist nicht möglich, ein Dokument des Typs „Dokumentenanhang“ anzuhängen, wenn das Dokument selbst über einen Dokumentenanhang verfügt. Sollten Sie versuchen, dies zu tun, fragt F2, ob Sie das Dokument ohne Dokumentenanhang anhängen möchten.
Wenn Sie beim Anhängen des Dokuments mit Dokumentenanhang stattdessen das Format „PDF“ auswählen, wird der angehängte Dokumentenanhang Teil der gesamten PDF-Datei werden.
Eine E-Mail kann andere E-Mails als Anhänge beinhalten, die wiederum angehängte Dokumente oder Schriftstücke beinhalten können. Wenn Sie eine solche E-Mail in F2 importieren, werden alle Anhänge als Schriftstücke des Dokuments erstellt. Das heißt, dass die Struktur der E-Mail in F2 nicht beibehalten wird.
Schriftstück aus F2 anhängen
Über den Menüpunkt „Schriftstück aus F2 anhängen“ können Sie angehängte Dateien aus anderen Dokumenten aufrufen und in das aktuelle Dokument kopieren.
Mit einem Klick auf Schriftstück aus F2 anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstücke auswählen“. Im Dialogfenster haben Sie dieselben Suchmöglichkeiten wie im Hauptfenster. Dabei können Sie ein oder mehrere Schriftstücke auswählen, die dem Dokument angehängt werden.
In der Ergebnisliste können Sie die Anzeige „Schriftstücke“ auswählen. Wenn Sie ein Schriftstück markieren, wird eine Vorschau auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
Doppelklicken Sie auf ein Schriftstück, um es anzuhängen und das Dialogfenster zu schließen. Das entsprechende Schriftstück wird kopiert und dem aktuellen Dokument angehängt.
Sie können auch mehrere Schriftstücke gleichzeitig hinzufügen. Wählen Sie die gewünschten Schriftstücke und klicken Sie auf Schriftstück(e) hinzufügen im oberen Bereich des Dialogfensters. Wenn Sie die gewünschten Schriftstücke ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um diese zu kopieren und dem aktuellen Dokument anzuhängen.
Im Band des Reiters „Suchfenster“ haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Wenn Sie ein oder mehrere Schriftstücke in der Ergebnisliste ausgewählt haben und diese sich im Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters befinden, klicken Sie auf OK, um die Schriftstücke dem Dokument hinzuzufügen. |
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Schließt das Fenster, ohne die Schriftstücke dem Dokument hinzuzufügen. |
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Klicken Sie auf Mehrere Schriftstücke auswählen, um das Feld „Gewählte Dokumente“ zu sehen. Wenn Sie das Feld sehen können, ist die Funktion inaktiv, ungeachtet der Anzahl Schriftstücke im Feld. F2 wechselt automatisch, wenn Sie ein oder mehrere Schriftstücke markieren und Sie auf Schriftstück(e) hinzufügen klicken. Wenn Sie alle Schriftstücke von „Gewählte Dokumente“ entfernen, wechselt F2 automatisch zurück zu Ein Schriftstück auswählen. Damit können Sie leicht erkennen, ob ein oder mehrere Schriftstücke angehängt werden. |
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Damit werden die markierten Schriftstücke aus der Ergebnisliste hinzugefügt. Die gewählten Schriftstücke werden Ihnen im Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters angezeigt. |
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Das Feld „Gewählte Schriftstücke“ zeigt die Schriftstücke an, die Sie ausgewählt haben. Soll ein Schriftstück doch nicht zum Dokument hinzugefügt werden, klicken Sie auf |
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Mit dieser Funktion entfernen Sie alle Schriftstücke aus dem Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters. |
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Mit dieser Funktion können Sie eine erweiterte Suche mithilfe von Metadaten durchführen. |
| Sie können ebenfalls Dokumentenschriftstücke aus anderen Dokumenten anhängen. Diese können jedoch nicht bearbeitet werden. |
Mehrere Dokumente oder Schriftstücke markieren und diese in ein Dokument kopieren
Sie können auch per Drag-and-Drop mehrere markierte Schriftstücke oder Dokumente in ein Dokument kopieren. Markieren Sie sie im Hauptfenster und ziehen Sie diese anschließend in das Dokument. Kopieren Sie Schriftstücke wie folgt:
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Öffnen Sie das Hauptfenster von F2 sowie das Dokument, in das Sie das Schriftstück kopieren möchten (siehe folgende Abbildung).
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Klicken Sie zum Beispiel auf „Posteingang“ auf der linken Seite des Hauptfensters und daraufhin auf Schriftstücke, um sämtliche Schriftstücke in der Ergebnisliste angezeigt zu bekommen.
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Sie markieren alle Schriftstücke, die Sie in das Dokument kopieren möchten und ziehen diese aus dem Hauptfenster mithilfe der Maus in das Dokument (siehe folgende Abbildung).
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Dann legen Sie die Schriftstücke im Schriftstückbereich ab. Damit sind diese in das Dokument kopiert.
Wenn Sie Dokumente kopieren möchten, verwenden Sie dieselbe Methode und stellen sicher, dass die Ansicht der Ergebnisliste auf "Dokumente" gesetzt ist. Markieren Sie die gewünschten Dokumente und ziehen Sie diese in den Schriftstückbereich des Dokuments, an das sie angehängt werden sollen. Die Dokumente werden als Dokumentenanhang hinzugefügt.
Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen
Der Menüpunkt „Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen“ ist nahezu identisch mit „Schriftstück aus F2 anhängen“. Über „Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen“ können Sie nur eine begrenzte Anzahl von Schriftstücken anhängen. Damit sehen Sie nur Schriftstücke, die bereits mit demselben Vorgang verknüpft sind wie das Dokument, aus dem Sie den Menüpunkt geöffnet haben.
Mit einem Klick auf Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstücke auswählen“. Im Dialogfenster werden Ihnen automatisch die Schriftstücke des Vorgangs angezeigt, dem das Dokument zugeordnet ist. Hier können Sie ein oder mehrere Schriftstücke des Vorgangs auswählen, die dem Dokument angehängt werden.
Das Fenster „Schriftstücke auswählen“ wird Ihnen näher im Abschnitt Datei anhängen beschrieben.
Anhänge empfangener E-Mails anhängen
Der Menüpunkt „Anhänge empfangener E-Mails anhängen“ ist nur dann aktiv, wenn das Dokument, an dem Sie arbeiten, als Antwort auf eine empfangene E-Mail erstellt ist.
Über den Menüpunkt können Sie somit schnell und einfach alle Dokumente anhängen, die der E-Mail angehängt sind, der Sie antworten.