Vorschau im Hauptfenster

Der Inhalt dieser Seite wurde zuletzt für Version 12 aktualisiert. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Aktuelle Informationen zu den neuesten Funktionen und Änderungen finden Sie in unseren Release Notes.

In der Vorschau im Hauptfenster können Sie sich den Inhalt der einzelnen gewählten Dokumente und Schriftstücke in der Ergebnisliste anzeigen lassen. Unter dem Reiter "Einstellungen" können Sie die Ansicht der Vorschau festlegen. Die Vorschau kann neben oder unter der Ergebnisliste angezeigt werden.

Abbildung 1. Auswahl der Vorschauanzeige im Hauptfenster

Lesen Sie mehr über die Einrichtung der Vorschau.

Im Folgenden können Sie mehr über die Funktionen in der Vorschau lesen, darunter Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke, Anzeige von Beteiligteneigenschaften sowie Inhalt von Verteilerlisten und Ausdrucken von Schriftstücken über die Vorschau.

Funktionen in der Vorschau

Die Vorschau bietet Ihnen eine Reihe Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten und Schriftstücken.

Abbildung 2. Funktionen in der Vorschau im Hauptfenster

Hier können Sie:

Auswählen, ob die Vorschau das Dokument, dessen Beteiligte oder mögliche Genehmigungen und Anfragen anzeigen soll (1).
Chats, Notizen und Vermerke des Dokuments lesen und öffnen (2).
Schriftstücke des Dokuments lesen und öffnen (3)

Sie können Genehmigungen direkt in der Vorschau bearbeiten.

In den folgenden Abschnitten können Sie mehr über die Funktionen in der Vorschau lesen.

Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke in der Vorschau

Wenn Sie ein Schriftstück in der Vorschau markieren, können Sie mittels des Kontextmenüs die folgenden Handlungen am Schriftstück durchführen.

Symbol

Funktion

Beschreibung

Als PDF anzeigen

Öffnet das gewählte Schriftstück als PDF.

Öffnen

Öffnet das gewählte Schriftstück in dem Modus, den Sie in den persönlichen Einstellungen gewählt haben. Das Symbol ist abhängig vom Dateityp des Schriftstücks, zum Beispiel PDF oder Word.

Datei exportieren…

Exportiert das Schriftstück auf den Computer, an dem Sie arbeiten.

Über eine Konfiguration können Sie den Export von Schriftstückkopien vereinfachen. Wenn die Konfiguration aktiviert ist, können Sie Kopien von Schriftstücken exportieren, indem Sie sie von F2 ziehen und an einem relevanten Ort auf Ihrem Computer, zum Beispiel in Outlook, loslassen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Eigenschaften

Öffnet das Dialogfenster „Eigenschaften“.

Link zum Schriftstück kopieren

Hiermit kopieren Sie einen Hyperlink des aktuellen Dokuments, mit dem das Schriftstück verknüpft ist.

Durch Klicken auf den Link öffnet sich das Dokument und in der Vorschau des Dokumentenfensters wird das relevante Schriftstück angezeigt.

Diesen Link können Sie in andere Dokumente oder Metadaten von Vorgängen, Notizen, Chats, Vermerke usw. einfügen. Lesen Sie mehr über das Einfügen von einem Schriftstück-Hyperlink ins Dokumentenschriftstück.

Eigenschaften von Beteiligten in der Vorschau anzeigen

Sie können sich Eigenschaften von Beteiligten und Verteilerlisten direkt in der Vorschau im Hauptfenster anzeigen lassen. Hierzu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf den gewünschten Beteiligten Eigenschaften anzeigen aus.

Abbildung 3. Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Vorschau des Hauptfensters

Inhalt einer Verteilerliste in der Vorschau anzeigen

Sie können sich den aktuellen Inhalt einer Verteilerliste direkt in der Vorschau des Hauptfensters anzeigen lassen. Dazu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Empfängerfeld Inhalt anzeigen aus.

Abbildung 4. Rechtsklick auf eine Verteilerliste in der Vorschau des Hauptfensters

Ein Dialogfenster öffnet sich und zeigt den Inhalt der Verteilerliste an (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 5. Das Dialogfenster „Inhalt anzeigen“

Es wird Ihnen der Inhalt der Verteilerliste zu dem Zeitpunkt angezeigt, an dem Sie das Dialogfenster öffnen. Wenn die Verteilerliste geändert wird, während Sie das Dialogfenster geöffnet haben, müssen Sie das Dialogfenster schließen und erneut öffnen, um die Änderungen zu sehen.

Lesen Sie mehr über Verteilerlisten.

Anhang über Vorschau ausdrucken

Sie können das Dokumentenschriftstück oder ein angehängtes Schriftstück über die Vorschau des Hauptfensters ausdrucken.

Um das Dokumentenschriftstück auszudrucken, markieren Sie das betreffende Dokument in der Ergebnisliste. Klicken Sie anschließend auf Drucken im Band des Hauptfensters. F2 erstellt nun eine PDF-Datei des Dokumentenschriftstücks zum Ausdrucken. Der Inhalt der PDF-Datei wird durch eine Vorlage bestimmt, die konfiguriert werden kann.

Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Um ein angehängtes Dokument auszudrucken, markieren Sie das Dokument in der Ergebnisliste, an dem das Schriftstück angehängt ist, um die Vorschau des Dokuments zu sehen. Klicken Sie anschließend in der Vorschau auf das Schriftstück, das Sie ausdrucken möchten, und dann auf den Pfeil im Drop-down-Menü des Menüpunkts "Drucken" im Band des Hauptfensters.

Abbildung 6. Anhang über Vorschau im Hauptfenster ausdrucken

Wenn die Vorschau im Hauptfenster nicht aktiviert ist, können Sie Anhänge weiterhin aus dem Hauptfenster heraus über die Schriftstückansicht der Ergebnisliste ausdrucken. Hier ist es jedoch nicht möglich, das Dokumentenschriftstück zu drucken.