Genehmigungen in F2 Manager 2
In F2 Manager 2 haben Sie Zugriff auf aktive Genehmigungen, bei denen Sie Genehmiger beim aktuellen Schritt sind. Eine Genehmigung wird an F2 Manager 2 übertragen, wenn sie an den Schritt gesendet wird, an dem Sie Genehmiger sind. Die Genehmigung verschwindet aus der Genehmigungsliste, wenn Sie diese zurücksenden oder genehmigen und diese sich somit nicht mehr auf Ihrem Genehmigungsschritt befindet. Die Genehmigung können Sie anschließend im Reiter "Protokoll" finden.
Tippen Sie auf Genehmigungen unten im Band in F2 Manager 2, um eine Liste aller übertragenen Genehmigungen angezeigt zu bekommen.
Auf der linken Seite wird eine Liste der übertragenen Genehmigungen, Anhänge und Chats angezeigt (1). Im Suchfeld über der Liste können Sie nach Genehmigungen suchen (2). Wenn Sie auf eine Genehmigung in der Liste tippen, wird das Genehmigungsschriftstück in einer Vorschau auf der rechten Seite angezeigt (3). Auf der rechten Seite des Bands über der Vorschau befinden sich Funktionen, um die Genehmigung zu bearbeiten (4). Auf der linken Seite des Bands werden die Metadaten der ausgewählten Genehmigung in Form von Betreff, Frist und Dokumenten-ID des Dokuments mit der Genehmigung angezeigt (5).
| Wenn Sie Genehmiger mit Schleuse sind, wählt Ihr Sekretariat aus, welche Genehmigungen an F2 Manager 2 übertragen werden sollen. Es können also Genehmigungen vorhanden sein, die nicht an F2 Manager 2 übertragen wurden, obwohl Sie auf dem aktuellen Schritt Genehmiger sind. Lesen Sie mehr über das Modul F2 Genehmigungsschleuse. |
Genehmigungsliste
Genehmigungen werden in der Genehmigungsliste mit dem Betreff und der Anzahl der angehängten Schriftstücke angezeigt. Die Liste ist nach Genehmigungsfrist sortiert. Wenn mehrere Genehmigungen dieselbe Frist haben, werden sie in einer Gruppe zusammengefasst. Die Frist und die Anzahl der Genehmigungen in der Gruppierung werden im grauen Band über einer Gruppe von Genehmigungen angezeigt.
Genehmigungen, die als „Eilt“ markiert sind, befinden sich oben auf der Liste. Genehmigungen ohne Frist befinden sich unten auf der Liste. Genehmigungen, die sowohl als „Eilt“ markiert sind und eine Genehmigungsfrist haben, werden unter der Gruppe „Eilt“ zusammengefasst. Ungelesene Genehmigungen und Schriftstücke sind in der Liste fett markiert.
| Wenn Sie Genehmiger mit Schleuse sind, wird Ihr Sekretariat in der Lage sein, die Priorität jeder einzelnen Genehmigung zu ändern. |
Nach Genehmigungen suchen
Im Suchfeld über der Genehmigungsliste können Sie nach Genehmigungen suchen. Sie suchen nach dem Betreff der Genehmigung.
Funktionen im Band bei einer Genehmigung
Sie finden die Menüpunkte für die Arbeit mit einer Genehmigung im Band über der Vorschau.
Wenn das Band kurz ist, werden die Menüpunkte unter dem Drop-down-Menü „Mehr“ zusammengefasst.
Die Funktionen werden hier beschrieben:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Vollbild/Bildschirm aufteilen |
Den ausgewählten Inhalt auf dem gesamten Bildschirm anzeigen, oder die Liste auf der linken Seite sichtbar lassen. |
Teilen |
Das Schriftstück mit anderen Apps auf Ihrem iPad teilen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie ein angehängtes Schriftstück ausgewählt haben. Das Genehmigungsschriftstück kann nicht geteilt werden. |
Neuer Chat |
Der Genehmigung einen neuen Chat hinzufügen. |
Suchen |
Im ausgewählten Schriftstück suchen. Das erste Ergebnis wird gelb hervorgehoben. Andere Ergebnisse werden weiß hervorgehoben. |
Annotationen verbergen/anzeigen |
Annotationen im ausgewählten Schriftstück verbergen oder anzeigen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie Annotationen im Schriftstück vorgenommen haben. |
Annotieren |
Das ausgewählte Schriftstück annotieren. |
Kombiniert anzeigen/Aufteilen |
Das Genehmigungsschriftstück und die angehängten Schriftstücke in der Vorschau als ein kombiniertes PDF oder als jeweils eigenes PDF anzeigen lassen. |
Zurücksenden |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung an einen früheren Genehmigungsschritt zurücksenden können. |
Genehmigen |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung genehmigen können. |
Wieder aufnehmen |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung wieder aufnehmen können. |
Genehmigungen lesen und annotieren
In F2 Manager 2 können Sie Genehmigungen lesen und annotieren, bevor Sie diese bearbeiten. Hier können Sie:
-
Die Genehmigung und deren Anhänge lesen.
-
Der Genehmigung und deren Anhänge Annotationen hinzufügen.
Genehmigung und deren Anhänge lesen
Wenn Sie auf eine Genehmigung in der Liste links tippen, wird das Genehmigungsschriftstück rechts angezeigt und angehängte Schriftstücke der Genehmigung werden in der Liste ausgeklappt. Die Anzahl der Anhänge einer Genehmigung wird neben dem Anhang-Symbol bei der Genehmigung angezeigt. Ungelesene Schriftstücke sind in der Liste fett markiert.
Tippen Sie auf einen Anhang in der Liste, um ihn in der Vorschau rechts zu lesen. F2 Manager 2 merkt sich Ihre Position in einem Schriftstück, wenn Sie von diesem weg navigieren. Die Position wird zurückgesetzt, wenn Sie die App neu starten.
Schriftstücke annotieren
Sie können Schriftstücke annotieren. Tippen Sie auf das gewünschte Schriftstück in der Liste links, sodass es rechts in der Vorschau angezeigt wird. Tippen Sie auf Annotieren im Band, um das ausgewählte Schriftstück im Annotationsmodus zu öffnen.
Im Annotationsmodus befindet sich die Box mit den Annotationswerkzeugen standardmäßig unten am Bildschirm. Sie können die Box verschieben, indem Sie darauf tippen und sie an die gewünschte Stelle ziehen. F2 Manager 2 merkt sich, wo Sie die Box platziert haben, wenn Sie ein Schriftstück im Annotationsmodus öffnen.
Tippen Sie auf das gewünschte Werkzeug in der Box, um es zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter den Werkzeugen 
.
Tippen Sie auf Rückgängig machen in der Werkzeugleiste oben, um Ihre letzten Annotationen rückgängig zu machen und zur Tagesordnungsansicht zurückzukehren.
Tippen Sie auf Speichern in der Werkzeugleiste oben, um Ihre letzten Annotationen zu speichern und zur Tagesordnungsansicht zurückzukehren.
Falls das Schriftstück bereits Annotationen enthält, können Sie zwischen diesen mit den Schaltflächen Vorherige Annotation und Nächste Annotation wechseln.
Das Schriftstück mit den Annotationen wird als PDF-Datei auf F2 Manager 2 und in F2 Desktop gespeichert. Wenn Sie das Schriftstück erneut in F2 Manager 2 öffnen, können Sie auswählen, die PDF-Datei mit Ihren Annotationen anzuzeigen oder die Annotationen zu verbergen und das ursprüngliche Schriftstück zu betrachten.
In der Liste links zeigt ein Bleistiftsymbol an, dass das Schriftstück annotiert ist.
| Wenn Änderungen am ursprünglichen Schriftstück vorgenommen wurden, nachdem Sie es annotiert haben, zum Beispiel wenn ein anderer Benutzer das Schriftstück in F2 Desktop aktualisiert hat, sollten Sie darauf achten, dass Ihre ursprünglichen Annotationen überschrieben werden können, falls Sie die neue Version des ursprünglichen Schriftstücks annotieren. |
Textannotationen schreiben
Sie können auch Textannotationen im Schriftstück vornehmen. Tippen Sie auf das Textfeldsymbol 
in der Werkzeugleiste, um ein Textfeld im Schriftstück zu öffnen.
Tippen Sie auf das Textfeld und schreiben Sie Ihren Text mit Hilfe der Tastatur. Sie können die Größe des Textfelds ändern, indem Sie an dem kleinen blauen Punkt auf der rechten Seite ziehen. Sie verschieben das Textfeld, indem Sie darauf tippen, während Sie dessen Position im Schriftstück verändern.
Tippen Sie auf das runde Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Textfelds, um ein Menü zu öffnen, in dem Sie die Schriftart, Schriftgröße, Textfarbe und Hintergrundfarbe auswählen können. Über das Menü können Sie das Textfeld wieder entfernen, indem Sie auf Entfernen tippen.
Tippen Sie auf das Bleistiftsymbol in der Werkzeugleiste, um die Box mit den anderen Annotationswerkzeugen anzuzeigen.
Annotationen anzeigen und verbergen
Sie können Ihre gespeicherten Annotationen verbergen. Tippen Sie auf Annotationen verbergen im Band über der Vorschau, um das ursprüngliche Schriftstück ohne Ihre Annotationen zu sehen.
Tippen Sie auf Annotationen anzeigen, um Ihre Annotationen wieder anzuzeigen.
Annotationen in der Schriftstückvorschau
Wenn Sie zuvor Annotationen in einem Schriftstück vorgenommen haben, können Sie direkt in der Vorschau zwischen ihnen navigieren, indem Sie Zur vorherigen springen oder Zur nächsten springen auswählen.
Zugriff auf annotierte Schriftstücke von Genehmigungen in F2 Desktop
Die PDF-Datei mit den Annotationen kann von den anderen Genehmigern der Genehmigung in F2 Desktop aufgerufen werden. Der Dateiname der PDF wird „[Ursprünglicher Betreff] (annotiert von [Benutzername])“, wie im folgenden Beispiel dargestellt.
| Eine Genehmigung kann nur eine F2 Manager 2-PDF enthalten. Das bedeutet, dass wenn ein Genehmiger in einem früheren oder dem aktuellen Schritt bereits das Schriftstück annotiert hat, der Benutzer Gefahr läuft, die Arbeit anderer zu überschreiben. Darüber hinaus wird der Dateiname den Namen dessen anzeigen, der das ursprüngliche Annotationsschriftstück erstellt hat, und somit nicht zeigen, wer zuletzt annotiert hat. |
Genehmigungen bearbeiten
Sie können Genehmigungen in F2 Manager 2 bearbeiten, indem Sie sie zurücksenden oder genehmigen. Darüber hinaus können Sie eine Genehmigung wieder aufnehmen, wenn diese an Ihren Schritt von einem nachfolgenden Genehmiger zurückgesendet wurde.
| Wenn Sie eine Genehmigung als Genehmiger mit Schleuse bearbeiten, kann es sein, dass Ihr Sekretariat Ihre Entscheidung über Rücksendung oder Genehmigung ausführt oder anpasst, bevor die Genehmigung an den relevanten Genehmigungsschritt gesendet wird. Lesen Sie mehr über F2 Genehmigungsschleuse. |
Genehmigung zurücksenden
Tippen Sie auf Zurücksenden im Band, um die ausgewählte Genehmigung an einen früheren Genehmigungsschritt zurückzusenden. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie auswählen können, an wen die Genehmigung zurückgesendet und bei wem sie anschließend wieder aufgenommen werden soll. Sie können einen Kommentar hinzufügen, warum Sie die Genehmigung zurücksenden.
Tippen Sie auf OK, um die Genehmigung an Ihren ausgewählten Genehmigungsschritt zurückzusenden.
Tippen Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Genehmigung nicht zurücksenden möchten.
Lesen Sie mehr über die Zurücksendung von Genehmigungen.
Genehmigung genehmigen
Tippen Sie auf Genehmigen im Band, um die ausgewählte Genehmigung zu genehmigen. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie einen Kommentar hinzufügen können, bevor Sie genehmigen.
Tippen Sie auf OK, um die Genehmigung zu genehmigen. Die Genehmigung wird an den nächsten Genehmigungsschritt gesendet oder endgültig genehmigt, wenn Sie der letzte Genehmiger sind.
Tippen Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Genehmigung nicht genehmigen möchten.
Lesen Sie mehr über die Bearbeitung von Genehmigungen.
Genehmigung wieder aufnehmen
Wenn eine Genehmigung von einem nachfolgenden Genehmiger an Ihren Schritt zurückgesendet wurde, können Sie diese über das Band wieder aufnehmen.
Tippen Sie auf Wieder aufnehmen im Band, um die ausgewählte Genehmigung wieder aufzunehmen. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie auswählen können, bei wem die Genehmigung wieder aufgenommen werden soll. Sie können auch einen Kommentar hinzufügen.
Lesen Sie mehr über die Wiederaufnahme von Genehmigungen.
Aus einer Genehmigung heraus chatten
Sie können den einzelnen Genehmigungen, die sich in F2 Manager 2 befinden, Chats hinzufügen. Aus dem Band heraus können Sie einen neuen Chat erstellen.
Tippen Sie auf eine Genehmigung in der Genehmigungsliste, um eventuelle Chats auf der Genehmigung zu sehen. Chats werden unter den angehängten Schriftstücken angezeigt. Ungelesene Chats sind in der Liste fett markiert.
Tippen Sie auf einen Chat in der Liste, um diesen im Chatfenster zu lesen.
In der Chatliste erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Chats in F2 Manager 2.
Sie können auch Chats zu Genehmigungen erhalten, bei denen Sie nicht Genehmiger sind. Diese Art von Chat wird nur in der Chatliste auf dem Reiter "Chats" erscheinen. Die Genehmigung wird sich nicht in der Genehmigungsliste befinden.