Chats in F2 Manager 2
Mit F2 Manager 2 können Sie auf Genehmigungen und Tagesordnungspunkten in Sitzungen chatten. Sie können auch Chats zu Genehmigungen, an denen Sie nicht als Genehmiger beteiligt sind, empfangen und beantworten.
Tippen Sie unten im Band auf Chats, um eine Übersicht über alle Ihre Chats in F2 Manager 2 angezeigt zu bekommen.
Auf der linken Seite wird die Suchliste der Chats angezeigt (1). Sie können in dem Suchfeld über der Liste nach Chats suchen (2). Wenn Sie auf einen Chat in der Liste tippen, wird das Chatfenster in einer Vorschau auf der rechten Seite angezeigt (3). Auf dem Band über der Vorschau befinden sich Funktionen für die Arbeit mit der Genehmigung oder dem Tagesordnungspunkt, auf dem gechattet wird (4). Über dem Band werden Metadaten der Genehmigung in Form von Betreff, Frist und Dokumenten-ID des Dokuments mit der Genehmigung oder Metadaten des Tagesordnungspunkts in Form von Dokumentenbetreff und Sitzungsbetreff angezeigt (5).
Chatliste
Chats werden in der Chatliste mit dem Betreff der Genehmigung oder des Tagesordnungspunkts, den Initialen der Chatteilnehmer und dem Zeitpunkt der zuletzt gesendeten Chatnachricht angezeigt. Die Liste ist chronologisch nach der zuletzt gesendeten Chatnachricht sortiert. Das bedeutet, dass die neuesten Chats oben in der Liste stehen. Wenn es mehrere Chats zu derselben Genehmigung oder demselben Tagesordnungspunkt gibt, wird jeder Chat in der Liste angezeigt. Ungelesene Chats sind in der Liste fett markiert.
Sie können auch neue Chats zu den Genehmigungen und Tagesordnungspunkten erstellen, die sich bereits auf der Chatliste befinden.
Chats werden aus der Chatliste entfernt
Chats werden aus der Chatliste entfernt, entweder weil Sie sie selbst entfernen oder weil die Genehmigung oder der Tagesordnungspunkt nicht in F2 Manager 2 liegt.
| Chattyp | Wann wird der Chat entfernt |
|---|---|
Chat auf Genehmigung, auf der Sie Genehmiger oder Kopieempfänger sind. |
Der Chat wird aus der Chatliste entfernt, wenn die Genehmigung endgültig genehmigt ist. Wenn Sie die Genehmigung bearbeitet haben, haben Sie weiterhin Zugriff auf den Chat, bis die Genehmigung endgültig genehmigt ist. Sie können den Chat selbst entfernen, indem Sie auf Chat löschen im Band über der Vorschau tippen. |
Chat auf Genehmigung, auf der Sie nicht Genehmiger sind. |
Der Chat wird aus der Chatliste entfernt, wenn die Genehmigung endgültig genehmigt ist oder wenn Sie selbst den Chat entfernen. |
Chat auf Tagesordnungspunkt. |
Der Chat wird aus der Chatliste entfernt, wenn die Sitzung nicht mehr mit dem F2 Manager 2 synchronisiert ist. |
Nach Chats suchen
Im Suchfeld über der Chatliste können Sie nach Chats suchen. Sie suchen nach dem Betreff der Genehmigung und des Tagesordnungspunkts.
Funktionen im Band
Das Band über der Vorschau ändert sich je nachdem, ob Sie einen Chat auf einer Genehmigung oder auf einem Tagesordnungspunkt ausgewählt haben.
Funktionen im Band bei Chat auf Genehmigung
Sie finden die Menüpunkte für die Arbeit mit Genehmigungen im Band über der Vorschau, wenn Sie einen Chat auf einer Genehmigung ausgewählt haben.
Wenn das Band kurz ist, werden die Menüpunkte unter dem Drop-down-Menü „Mehr“ zusammengefasst. Die Menüpunkte können, je nachdem, ob Sie den Reiter „Genehmigungsschriftstück“ oder den Reiter „Chat“ in der Vorschau ausgewählt haben, oder ob Sie ein angehängtes Schriftstück in der Chatliste ausgewählt haben, variieren.
Die Funktionen werden hier beschrieben:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Vollbild/Bildschirm aufteilen |
Den ausgewählten Inhalt auf dem gesamten Bildschirm anzeigen, oder die Liste auf der linken Seite sichtbar lassen. |
Teilen |
Das Schriftstück mit anderen Apps auf Ihrem iPad teilen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie ein angehängtes Schriftstück ausgewählt haben. Das Genehmigungsschriftstück kann nicht geteilt werden. |
Neuer Chat |
Der Genehmigung einen neuen Chat hinzufügen. |
Suche |
Im ausgewählten Schriftstück suchen. Das erste Ergebnis wird gelb hervorgehoben. Andere Ergebnisse werden weiß hervorgehoben. |
Annotationen verbergen/anzeigen |
Annotationen im ausgewählten Schriftstück verbergen oder anzeigen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie Annotationen im Schriftstück vorgenommen haben. |
Annotieren |
Das ausgewählte Schriftstück annotieren. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie ein Schriftstück ausgewählt haben, auf das Sie Schreibzugriff haben. |
Anhänge verbergen/anzeigen |
Angehängte Anhänge der Genehmigung verbergen oder anzeigen. Die angehängten Schriftstücke werden unter dem Chat in der Chatliste ausgeklappt. Tippen Sie auf ein Schriftstück, um es in der Vorschau zu lesen. |
Kombiniert anzeigen/Aufteilen |
Das Genehmigungsschriftstück und die angehängten Schriftstücke in der Vorschau als ein kombiniertes PDF oder als jeweils eigenes PDF anzeigen lassen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie den Reiter "Genehmigungsschriftstück" in der Vorschau ausgewählt haben. |
Zurück |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung an einen früheren Genehmigungsschritt zurücksenden können. |
Genehmigen |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung genehmigen können. |
Wieder aufnehmen |
Dialogfenster öffnen, in dem Sie die Genehmigung wieder aufnehmen können. |
Chat löschen |
Den ausgewählten Chat von F2 Manager 2 entfernen. Sie können den Chat weiterhin auf F2 Desktop öffnen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie nicht Genehmiger auf der Genehmigung sind oder die Genehmigung sich auf einem anderen Schritt befindet als Ihrem Genehmigungs- oder Kopieempfängerschritt. |
Funktionen im Band bei Chat auf Tagesordnungspunkt
Sie finden die Menüpunkte für die Arbeit mit Tagesordnungspunkten im Band über der Vorschau, wenn Sie einen Chat auf einem Tagesordnungspunkt ausgewählt haben.
Wenn das Band kurz ist, werden die Menüpunkte unter dem Drop-down-Menü „Mehr“ zusammengefasst. Die Menüpunkte können, je nachdem, ob Sie den Tagesordnungspunkt oder ein angehängtes Schriftstück in der Chatliste ausgewählt haben, variieren.
Die Funktionen werden hier beschrieben:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Vollbild/Bildschirm aufteilen |
Den ausgewählten Inhalt auf dem gesamten Bildschirm anzeigen, oder die Liste auf der linken Seite sichtbar lassen. |
Teilen |
Das Schriftstück mit anderen Apps auf Ihrem iPad teilen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie ein angehängtes Schriftstück ausgewählt haben. |
Neuer Chat |
Dem Tagesordnungspunkt einen neuen Chat hinzufügen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie den Tagesordnungspunkt in der Chatliste ausgewählt haben. |
Suche |
Im ausgewählten Schriftstück suchen. Das erste Ergebnis wird gelb hervorgehoben. Andere Ergebnisse werden weiß hervorgehoben. |
Anhänge verbergen/anzeigen |
Angehängte Anhänge des Tagesordnungspunkts verbergen oder anzeigen. Die angehängten Schriftstücke werden unter dem Chat in der Chatliste ausgeklappt. Tippen Sie auf ein Schriftstück, um es in der Vorschau zu lesen. |
Annotationen verbergen/anzeigen |
Annotationen im ausgewählten Schriftstück verbergen oder anzeigen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie Annotationen im Schriftstück vorgenommen haben. |
Annotieren |
Das ausgewählte Schriftstück annotieren. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie ein Schriftstück ausgewählt haben, auf das Sie Schreibzugriff haben. |
Sitzung öffnen |
Die Sitzung, der der Tagesordnungspunkt zugeordnet ist, öffnen. Die Sitzung wird in der Tagesordnungsansicht für den ausgewählten Tagesordnungspunkt geöffnet. |
Neuen Chat erstellen
Sie können neue Chats sowohl auf Genehmigungen als auch auf Tagesordnungspunkten aus allen Reitern heraus erstellen. Tippen Sie auf Neuer Chat im Band über der Vorschau, um einen Chat für die ausgewählte Genehmigung oder den ausgewählten Tagesordnungspunkt zu erstellen.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie Chatteilnehmer hinzufügen können. F2 Manager 2 schlägt Ihnen Ihre am häufigsten verwendeten Chatteilnehmer vor. Wenn Sie beginnen, im Feld „Nach Chatteilnehmern suchen“ zu schreiben, sucht F2 Manager 2 nach Benutzern im Beteiligtenregister von F2. Sie können mehrere Chatteilnehmer auf einmal hinzufügen.
Wenn Sie Ihre gewünschten Teilnehmer hinzugefügt haben, tippen Sie auf OK, um den Chat zu erstellen. Tippen Sie auf Abbrechen, wenn Sie den Chat nicht erstellen möchten.
Wenn Sie auf OK tippen, öffnet sich das Chatfenster. Ihre ausgewählten Chatteilnehmer werden oben im Chatfenster angezeigt. Geben Sie Ihre Nachricht im Schreibfeld unten ein. Tippen Sie auf das Senden-Symbol, um Ihre Nachricht zu versenden.
Das Chatfenster
Im Chatfenster können Sie Chatnachrichten lesen und schreiben sowie Teilnehmer zum Chat hinzufügen. Oben werden die Teilnehmer (1) angezeigt. Tippen Sie auf die drei Punkte, um das Chatteilnehmermenü (2) zu öffnen, wo Sie den Status der bestehenden Chatteilnehmer einsehen sowie Teilnehmer zum Chat hinzufügen und davon entfernen können.
Sie schreiben Ihre Nachricht unten im Schreibfeld (3). Tippen Sie auf das Senden-Symbol, um Ihre Nachricht zu versenden.
Im Chatverlauf wird angezeigt, welche Nachricht die Chatteilnehmer zuletzt gelesen haben, indem ihr Bild oder ihre Initiale unter der betreffenden Nachricht (4) angezeigt wird.
Wenn mehrere Chats auf derselben Genehmigung oder demselben Tagesordnungspunkt vorhanden sind, können Sie auf den linken Pfeil neben der Teilnehmerliste tippen, um eine Übersicht über die betreffenden Chats anzuzeigen.
Tippen Sie in der Übersicht auf einen Chat, um diesen zu öffnen.
Chatteilnehmermenü
Tippen Sie auf die drei Punkte neben der Teilnehmerliste im Chatfenster, um das Chatteilnehmermenü zu öffnen.
Die Funktionen werden hier beschrieben:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
Chatteilnehmer |
Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie eine Übersicht über alle Chatteilnehmer des Chats sehen können, sowie deren Status (online, offline, abwesend). 
Abbildung 13. Status der Chatteilnehmer
Entfernen Sie einen Chatteilnehmer, indem Sie auf das Kreuz neben dessen Namen tippen und dann auf OK, um zur Chatübersicht zurückzukehren. Tippen Sie auf Abbrechen, um zur Chatübersicht zurückzukehren, ohne Teilnehmer zu entfernen. |
Chatteilnehmer hinzufügen |
Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie Chatteilnehmer hinzufügen können. F2 Manager 2 schlägt Ihnen Ihre am häufigsten verwendeten Chatteilnehmer vor. Wenn Sie beginnen, im Feld „Nach Chatteilnehmern suchen“ zu schreiben, sucht F2 Manager 2 nach Benutzern im Beteiligtenregister von F2. Sie können mehrere Chatteilnehmer auf einmal hinzufügen.
Abbildung 14. Chatteilnehmer hinzufügen
Wenn Sie Ihre gewünschten Beteiligten aufgerufen haben, tippen Sie auf OK, um sie dem Chat hinzuzufügen. Tippen Sie auf Abbrechen, wenn Sie keine Beteiligten hinzufügen möchten. |
Zugriffsbeschränkung auf Dokument
Wenn Sie eine Chatnachricht an einen Chatteilnehmer senden, der nicht Teil der Zugriffsbeschränkung der Genehmigung oder dem Tagesordnungspunkt ist, erhalten Sie eine Meldung oben auf dem Bildschirm. Ihr Chat wird als Chatentwurf auf der Genehmigung oder dem Tagesordnungspunkt gespeichert. Sie können anschließend prüfen, ob der Chatteilnehmer aus dem Gespräch entfernt oder der Zugriffsbeschränkung hinzugefügt werden soll, bevor Sie den Chat erneut senden. Sie können den Chatteilnehmer nur von F2 Desktop aus zur Zugriffsbeschränkung hinzufügen.
Chatentwurf
Wenn Sie sich von einem neu erstellten Chat entfernen, ohne eine Nachricht zu senden, wird der Chat als Entwurf auf der Genehmigung oder dem Tagesordnungspunkt gespeichert. Sie können ihn anschließend auf der Genehmigung oder dem Tagesordnungspunkt und in der Chatliste im Reiter „Chats“ wiederfinden.
| Der Chatentwurf wird gespeichert, solange F2 Manager 2 geöffnet ist oder im Hintergrund läuft. Wenn Sie F2 Manager 2 schließen, werden alle Chatentwürfe gelöscht. Sie können einen Chatentwurf nicht manuell löschen. |
Chatinformation auf Genehmigung
Sie können Chats in F2 Manager 2 zu Genehmigungen erhalten, bei denen Sie nicht der Genehmiger sind. Diese Art von Chat wird nur in der Chatliste im Reiter „Chats“ angezeigt. Die Genehmigung wird nicht auf der Genehmigungsliste erscheinen.
Sie können die Genehmigung und deren angehängte Dokumentenschriftstücke lesen und annotieren, aber Sie können die Genehmigung nicht bearbeiten, da Sie nicht der Genehmiger sind.
Wenn Sie den Chat gelesen und eventuell darauf geantwortet haben, können Sie den Chat von F2 Manager 2 entfernen, indem Sie auf Chat löschen im Band über der Vorschau tippen. Der Chat wird dadurch von F2 Manager 2 entfernt, kann aber weiterhin in F2 Desktop abgerufen werden.
| Standardmäßig entfernt F2 Manager 2 den Chat nachdem die Genehmigung endgültig genehmigt wurde. Es ist möglich, zu konfigurieren, dass Chats in Genehmigungen, an denen Sie nicht als Genehmiger beteiligt sind, auf der Chatliste verbleiben, selbst wenn die Genehmigung endgültig genehmigt wurde. Wenn diese Konfiguration verwendet wird, bleiben der Chat und der Genehmigungsverlauf für eine begrenzte Anzahl von Tagen in F2 Manager 2, in der Regel sieben Tage. Konfigurationen werden in Zusammenarbeit mit cBrain durchgeführt. |