Unterlagen von F2 Desktop synchronisieren
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Unterlagen aus F2 Desktop mit der F2 Manager 2-App synchronisieren. Sie können Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke im Zusammenhang mit Sitzungen und Projekten synchronisieren.
Sitzungsunterlagen können Sie auch über das Modul F2 Sitzungen (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) synchronisieren.
Genehmigungen werden mit der F2 Manager 2-App synchronisiert, wenn sie den Schritt erreichen, bei denen Sie Genehmiger oder Kopieempfänger sind.
| Wenn Sie Genehmiger mit Schleuse sind, wählt Ihr Sekretariat aus, welche Genehmigungen an F2 Manager 2 übertragen werden sollen. Lesen Sie mehr über das Modul F2 Genehmigungsschleuse. |
Dokumente und Vorgänge synchronisieren
Sie können jeden F2-Vorgang mit F2 Manager 2 synchronisieren. F2 Manager 2 wurde entwickelt, um den Zugriff auf Sitzungsunterlagen zu ermöglichen. Deswegen werden Vorgänge und Dokumente durch Ad-hoc-Sitzungen in F2 Desktop mit F2 Manager 2 synchronisiert. Sie können Ad-hoc-Sitzungen auch in F2 Touch erstellen und einsehen. Lesen Sie mehr über die Vorgehensweise in F2 Touch.
Klicken Sie im Band des Vorgangsfensters auf F2 Manager hinzufügen, um einen Vorgang zu F2 Manager 2 hinzuzufügen (siehe folgende Abbildung).
Der Reiter „F2 Manager“ wird dem Vorgang hinzugefügt. Der Reiter ist rechts neben dem Reiter „Beteiligte“ im Vorgangsfenster platziert. Die folgende Abbildung zeigt den F2 Manager-Reiter und seine verschiedenen Bereiche. Die Bereiche folgen einem Sitzungsformat, in dem der Vorgang mit zugehörigen Dokumenten und Schriftstücken in dem ausgewählten Zeitraum für die gewählten Beteiligten oder Interessenten verfügbar ist.
Mit einem Klick auf Bearbeiten im Band setzen Sie die Sitzung in den Bearbeitungsmodus. Daraufhin können Sie die Synchronisierung der Sitzung mit F2 Manager 2 einrichten.
Der obere Bereich des Reiters beinhaltet eine Reihe an Metadatenfeldern, welche die iPad-Synchronisierung steuern, während der untere Bereich der Verwaltung der Verfügbarkeit von Dokumenten und Schriftstücken dient.
Im Folgenden werden die relevanten Metadatenfelder beschrieben:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
iPad-Synchronisierung |
Hier wählen Sie den Zeitraum aus, in dem der Vorgang mit F2 Manager 2 synchronisiert sein soll. |
Datum und Kategorie |
Hier wählen Sie den Zeitpunkt und die Kategorie der Sitzung aus. |
Beteiligte |
Hier wählen Sie aus, welche Beteiligten die Sitzung mit ihrem F2 Manager 2 synchronisiert bekommen sollen. |
Weitere Informationen |
Hier können Sie der Sitzung einen neuen Betreff geben und eine Beschreibung hinzufügen. |
Synchronisierungsliste |
Hier wählen Sie die Dokumente des Vorgangs aus, die mit F2 Manager 2 synchronisiert werden sollen. Hier können Sie zudem die Tagesordnungspunkte sortieren. |
Nachdem Sie die relevanten Metadatenfelder ausgefüllt haben, klicken Sie im Band auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und um den Vorgang mit F2 Manager 2 zu synchronisieren.
Synchronisierung mit dem iPad
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“ setzen, übertragen Sie Dokumente, die in der Synchronisierungsliste stehen, an F2 Manager 2. Die Dokumente werden ausschließlich in dem Zeitraum und an die Beteiligten übertragen, die Sie dem Feld "Beteiligte" hinzugefügt haben.
Außerhalb des angegebenen Zeitraums werden die Daten nicht mit dem iPad synchronisiert.
Das Feld „Beinhaltet neue Elemente“ wird weiter unten erläutert.
| Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“ setzen, werden die restlichen Datum- und Zeitfelder automatisch mit Standardwerten ausgefüllt, es sei denn, sie wurden bereits ausgefüllt. Dies kann zum Beispiel nützlich sein, wenn Sie eine Sitzung zum Zeitpunkt "jetzt" mit einem Standardsynchronisierungszeitraum möchten. |
Datum und Kategorie
Die Felder unter "Datum und Kategorie" nutzen Sie, um das Datum und den Zeitpunkt einer Sitzung festzulegen. Die Sitzung wird in der Sitzungsliste in F2 Manager 2 am ausgewählten Sitzungsdatum angezeigt.
Sie können den Anfang und das Ende einer Sitzung eingeben. Bei ganztägigen Sitzungen setzen Sie ein Häkchen bei „Ganztägig“. Ist das Häkchen gesetzt, wird die Sitzung ganz oben in der Sitzungsliste am ausgewählten Tag in F2 Manager 2 angezeigt. Unabhängig davon, ob Sitzungen einen Anfangs- und Endzeitpunkt haben oder als Ganztagssitzungen markiert sind, können sie auch länger als einen Tag dauern.
Außerdem können Sie eine Kategorie im Drop-down-Menü "Kategorie" auswählen. Hierbei handelt es sich um ein optionales Feld, das Sie verwenden können, um eine Sitzung zu kategorisieren. Sie benötigen das Recht „Werteliste verwalten“, um Kategorien erstellen zu können. Die Kategorie „Verwaltung“ können Sie beispielsweise erstellen, wenn Sie in der betroffenen Behörde deutlich machen wollen, dass es bei einer Sitzung um Administration geht.
Beteiligte
Fügen Sie sowohl interne als auch externe Sitzungsteilnehmer und Interessenten in die Felder unter „Beteiligte“ ein. Die einzutragenden Beteiligten müssen im F2 Beteiligtenregister erstellt sein, um hinzugefügt werden zu können.
| F2 kann so konfiguriert werden, dass Minister und Abteilungsleiter nur von Benutzern mit Berechtigungen hinzugefügt werden können, um im Namen des Ministers zu handeln. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Teilnehmer
Im Feld „Teilnehmer“ fügen Sie die Sitzungsteilnehmer hinzu. Sitzungsteilnehmer haben folgende Möglichkeiten:
-
Sie erhalten Lesezugriff auf alle Dokumente der Tagesordnung.
-
Die Dokumente der Sitzung werden in dem angegebenen Zeitraum mit ihrem iPad synchronisiert.
Externe
Das Feld „Externe“ nutzen Sie, um externe Beteiligte zur Sitzung hinzuzufügen. Mithilfe des Moduls F2 Websitzungen (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) können Sie diesen eine Kopie der Sitzungsunterlagen senden.
Weitere Informationen
Wenn Sie eine Ad-hoc-Sitzung erstellen, verwendet F2 in der Regel den Betreff der Sitzung als Vorgangsbetreff. Sie können den Betreff im Feld „Betreff“ bearbeiten.
Im optionalen Feld „Beschreibung” unter „Weitere Informationen” können Sie weitere Informationen über die Sitzung teilen, wie zum Beispiel Sitzungsort, -raum oder Ähnliches.
In F2 Manager 2 wird die Beschreibung zusammen mit den Sitzungsteilnehmern über der Tagesordnung in der Vorschau angezeigt.
Synchronisierungsliste und weitere Dokumente des Vorgangs
Die Elemente in der Synchronisierungsliste sind die Dokumente, die beim Aktivieren der Synchronisierung an F2 Manager 2 übertragen werden.
Das Feld „Weitere Dokumente des Vorgangs“ besteht aus den Dokumenten, die Sie manuell oder automatisch nicht der Synchronisierungsliste hinzugefügt haben. Wenn Sie den Reiter "F2 Manager" zu einem Vorgang hinzufügen, werden automatisch alle Dokumente des Vorgangs der Synchronisierungsliste hinzugefügt.
Automatische oder manuelle Synchronisierung
Wenn Sie neue Dokumente zum Vorgang hinzufügen, werden diese abhängig vom Feld „Beinhaltet neue Elemente“ in der Gruppe „iPad-Synchronisierung“ in der oberen Hälfte des F2 Manager-Reiters mit F2 Manager 2 synchronisiert. Das Feld „Beinhaltet neue Elemente“ enthält entweder den Wert Automatisch oder Manuell. Sie wählen den Wert in einem Drop-down-Menü aus.
-
Automatisch: Alle Dokumente des Vorgangs werden zur Synchronisierungsliste hinzugefügt, jedoch nicht solche, die Sie manuell in die Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ verschoben haben. Verwenden Sie den automatische Modus, wenn neue Dokumente, die einem Vorgang hinzugefügt werden, automatisch mit F2 Manager 2 synchronisiert werden sollen.
-
Manuell: Keine Dokumente des Vorgangs werden synchronisiert. Ausgenommen sind Dokumente, die Sie manuell zur Synchronisierungsliste hinzugefügt haben, oder die bereits in dieser Liste sind. Verwenden Sie den manuellen Modus, wenn eine bestimmte Anzahl von Dokumenten mit einer Sitzung synchronisiert werden soll, und neue Dokumente bei der Erstellung nicht automatisch mit F2 Manager 2 synchronisiert werden sollen.
| Sie benötigen Zugriff auf alle Dokumente des Vorgangs, um die Einstellung „Automatisch“ aktivieren zu können. Ansonsten können Sie die manuelle Synchronisierung nutzen. |
| Sie können einen Standardwert (Automatisch/Manuell) konfigurieren, der für alle Benutzer gilt. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Dokumente für die Synchronisierung auswählen
Dokumente in der Synchronisierungsliste werden an F2 Manager 2 übertragen, wenn Sie die Synchronisierung aktivieren.
Sie bearbeiten den Inhalt der Synchronisierungsliste, indem Sie Dokumente zwischen der Synchronisierungsliste und der Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ mit Drag-and-Drop hin und her ziehen.
Ihre Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf Speichern im Band.
Beachten Sie dabei den Wert im Feld „Beinhaltet neue Elemente“, weil dieser festlegt, ob ein Dokument automatisch synchronisiert wird. Lesen Sie mehr über das Feld hier.
Tagesordnungspunkte (Dokumente) strukturieren
Wenn Sie Dokumente als Tagesordnungspunkte verwenden möchten, können Sie diese mit den blauen Pfeilen links neben dem Dokumentenbetreff Ihrer gewünschten Reihenfolge nach organisieren. Die Reihenfolge der Punkte können Sie auch mittels Drag-and-Drop ändern. Sie können ebenfalls Punkte in die Synchronisierungsliste hinein- und herausziehen.
Ihre Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf Speichern im Band.
Weitere Ad-hoc-Sitzungen im selben Vorgang erstellen
Mehrere Ad-hoc-Sitzungen in einem Vorgang können aus mehreren Gründen nützlich sein, zum Beispiel, wenn ein Sitzungsteilnehmer keinen Zugriff auf alle relevanten Dokumente der Sitzung besitzt.
Klicken Sie hierzu auf Ad-hoc-Sitzungen und wählen Sie im Drop-down-Menü Neue Ad-Hoc-Sitzung aus, um eine neue Ad-hoc-Sitzung im selben Vorgang zu erstellen. Hier können Sie auch bestehende Ad-hoc-Sitzungen des Vorgangs auswählen.
Mit einem Klick auf Neue Ad-Hoc-Sitzung erstellen Sie eine neue Sitzung im Reiter „F2 Manager“. Anschließend können Sie die relevanten Metadatenfelder ausfüllen, um die neue Sitzung mit F2 Manager 2 zu synchronisieren.