Dokument einem Vorgang hinzufügen

F2 zeigt Vorschläge für bestehende Vorgänge in einem Drop-down-Menü unter dem Feld "Vorgang" an, wenn Sie mindestens zwei Zeichen eingegeben haben.

Oben werden benutzerbezogene Vorschläge angezeigt, darunter universelle Vorschläge.

Benutzerbezogene Vorschläge basieren darauf, welche Vorgänge Sie häufig mit Dokumenten verknüpfen und wie lange es her ist, dass Sie diese zuletzt mit Dokumenten verknüpft haben. F2 zeigt bis zu 10 benutzerbezogene Vorschläge an, abhängig von Ihrer Eingabe und der Anzahl relevanter Vorgänge. Benutzerbezogene Vorschläge können entfernt werden, indem Sie auf das Kreuz auf der rechten Seite des Drop-down-Menüs klicken. Das Kreuz ist nur sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über dem Vorgang halten. Sie können den Vorgang weiterhin mit den universellen Vorschlägen aufrufen. Wenn Sie weiterhin viele Dokumente mit dem Vorgang verknüpfen, kann der Vorgang wieder ein benutzerbezogener Vorschlag werden.

Neben benutzerbezogenen Vorschlägen zeigt F2 auch bis zu 20 universelle Vorschläge basierend auf Ihrer Eingabe an. Universelle Vorschläge werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Der einzige sichtbare Unterschied zwischen benutzerbezogenen und universellen Vorschlägen ist, dass F2 ein Kreuz zum Entfernen des Vorschlags bei benutzerbezogenen Vorschlägen anzeigt.

Suchen Sie den gewünschten Vorgang im Dialogfenster "Vorgang auswählen".

Fügen Sie das Dokument dem Vorgang hinzu, indem Sie den Vorgang in der Ergebnisliste auswählen und im Band des Dialogfensters auf OK klicken. Alternativ können Sie auf den betreffenden Vorgang doppelklicken. In beiden Fällen schließt sich das Dialogfenster und der Vorgang wird in das Vorgangsfeld des Dokuments übertragen.

Sie können ein Dokument im Dialogfenster "Vorgang auswählen" in mehrere Vorgänge kopieren.

Klicken Sie im Band des Dialogfensters auf Mehrere Vorgänge auswählen. Anschließend suchen Sie nach Ihren gewünschten Vorgängen und fügen diese dem Feld „Gewählte Vorgänge“ hinzu, indem Sie auf sie doppelklicken oder im Band auf Vorgang hinzufügen klicken. Mit einem Klick auf OK werden die Vorgänge in das Vorgangsfeld des Dokuments übertragen.

Wenn Sie mehr als einen Vorgang ausgewählt haben, wird eine Kopie des betreffenden Dokuments in den Vorgang Nummer zwei, drei usw. abgelegt. Darüber informiert das nachfolgende Dialogfenster, das sich öffnet, wenn Sie das Dokument mit einem Klick auf Speichern im Band des Dokumentenfensters gespeichert haben.

Klicken Sie im Dialogfenster auf OK, und das Dokument wird in die ausgewählten Vorgänge kopiert.

Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen "Beim Kopieren in Vorgänge nicht nachfragen", wenn das Dialogfenster beim Kopieren von Dokumenten in Vorgänge zukünftig nicht angezeigt werden soll. Klicken Sie abschließend auf OK.

Wenn ein Dokument in mehrere Vorgänge kopiert wurde, können Sie die Kopiedokumente der anderen Vorgänge im Dokumentenfenster einsehen. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit den zwei Vorgängen neben dem Feld „Vorgang“.

Im sich öffnenden Dialogfenster „Kopieübersicht“ wird Ihnen eine Übersicht über alle Vorgänge angezeigt, mit denen das entsprechende Dokument verknüpft ist. Die Übersicht zeigt Ihnen Folgendes an:

Die blaue Markierung zeigt Ihnen an, welches Dokument geöffnet ist.

Im Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, einzelne Vorgänge und Kopiedokumente einzusehen, indem Sie auf die Vorgangsnummer oder Dokumenten-ID klicken.