Suchergebnisse anzeigen
Das Ergebnis einer Suche wird Ihnen im F2 Hauptfenster angezeigt. Die Ergebnisliste besteht aus sämtlichen Dokumenten, die den Suchkriterien entsprechen, und können als eine Liste mit Dokumenten oder deren Vorgängen, Schriftstücken oder Anfragen angezeigt werden.
In Ihren persönlichen Einstellungen können Sie begrenzen, wie viele Suchergebnisse F2 anzeigen soll. Wenn Sie diese Zahl beispielsweise auf 300 setzen, werden in der Ergebnisliste maximal 300 Dokumente angezeigt.
Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen in der Ergebnisliste anzeigen
Sie können auswählen, welche Art Elemente Ihnen in der Ergebnisliste des Hauptfensters angezeigt werden sollen. Klicken Sie hierzu auf die gewünschte Ansicht über dem Freitextsuchfeld im Hauptfenster. Sie können wählen, Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt zu bekommen.
| Alle Suchen in F2 basieren auf Dokumenten. Das bedeutet, dass die Anzeigen Vorgänge, Schriftstücke und Anfragen Elemente von den Dokumenten anzeigen, die den Suchkriterien entsprechen. Wenn ein Dokument kein relevantes Element beinhaltet, wird das Dokument nicht in der Ergebnisliste angezeigt - beispielsweise werden Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung nicht vorkommen, wenn die Ergebnisliste Vorgänge anzeigt. |
Dokumente anzeigen
Wählen Sie Dokumente, um das Ergebnis Ihrer Suche als Dokumente zu sehen.
Eventuell angehängte Schriftstücke werden Ihnen durch Klicken auf das Symbol 
angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Vorgänge anzeigen
Wählen Sie Vorgänge, um das Ergebnis Ihrer Suche als Vorgänge zu sehen. Dokumente, die mit dem Vorgang verknüpft sind, werden in der Dokumentenliste rechts oder unter der Vorgangsliste angezeigt (siehe folgende Abbildung). Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung werden nicht angezeigt.
| Wenn Sie diese Anzeige unter "Mein Schreibtisch" wählen, werden Sie keine neuen E-Mails sehen, die nach F2 importiert werden. Die einzige Ausnahme sind E-Mails, die schon eine Vorgangsverknüpfung haben. |
Die Dokumentenliste des ausgewählten Vorgangs verfügt über ein separates Freitextsuchfeld und kann auf die gleiche Weise gefiltert werden, wie wenn die Ergebnisliste als Dokumente angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Mit Suchbegriff filtern und Schaltfläche „Filter”.
Die Dokumente des Vorgangs, welche die Suchkriterien der aktuellen Liste erfüllen, werden außerdem mit einem grünen Hintergrund hervorgehoben, wie in der obigen Abbildung dargestellt. In diesem Beispiel wird ein Dokument hervorgehoben, obwohl noch keine Suchkriterien in das Freitextsuchfeld eingegeben wurden. Dies liegt daran, dass sich dieses Dokument in der Suchliste „Posteingang“ befindet, aus welcher der Vorgang gesucht wurde. Die Dokumente mit weißem Hintergrund sind dem Vorgang zugeordnet, erscheinen jedoch nicht in der aktuellen Suchliste.
Schaltfläche "Filter" in der Vorgangsanzeige
Neben der Dokumentenliste sehen Sie die Schaltfläche Filter.
Mit dieser Schaltfläche können Sie, genau wie in der Ergebnisliste, die Dokumente des Vorgangs nach „Alle“, „Ungelesen“, „Mit Chats“, „Mit Dokumenten“ und „Mit Kennzeichen“ filtern und in dieser Ansicht auch nach „Übereinstimmung“. Wählen Sie „Übereinstimmung“ aus, um nur die Dokumente anzuzeigen, die den Suchkriterien der Liste entsprechen.
Weitere Informationen zur Schaltfläche finden Sie im Abschnitt Schaltfläche „Filter”.
Schriftstücke anzeigen
Wählen Sie Schriftstücke, um das Ergebnis Ihrer Suche als Schriftstücke zu sehen. Das heißt, alle Schriftstücke, die mit Dokumenten verknüpft sind, die den Suchkriterien entsprechen. Wenn es mehrere Schriftstücke im selben Dokument gibt, wird das Dokument mehrmals in der Liste auftreten, da alle Schriftstücke individuell gelistet sind.
Ein Vorhängeschloss-Symbol 
wird angezeigt, wenn ein Schriftstück gesperrt ist. In diesem Fall können Sie es nicht bearbeiten. Dies kann zum Beispiel sein, wenn ein Schriftstück einer gesendeten oder empfangenen E-Mail angehängt ist, oder der Verantwortliche das Schriftstück aktuell zur Bearbeitung gesperrt hat.
Mit einem Doppelklick auf ein Schriftstück öffnet sich dieses direkt.
In der Ergebnisliste werden Ihnen alle Schriftstücke angezeigt, die Dokumenten angehängt sind, welche Ihren aktiven Suchkriterien entsprechen. Wenn ein einziges der Schriftstücke des Dokuments die Suchkriterien erfüllt, werden alle Schriftstücke des Dokuments angezeigt. Grund dafür ist, dass eine Freitextsuche in F2 stets auf Dokumenten basiert und der Inhalt, Betreff und die externe ID von Schriftstücken werden als Teil davon aufgefasst.
Anfragen anzeigen
Wählen Sie Anfragen, um das Ergebnis Ihrer Suche als Anfragen zu sehen. Das heißt, dass alle Anfragen, die mit Dokumenten verknüpft sind, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt werden. Sollten mehrere Anfragen auf demselben Dokument sein, wird das Dokument mehrmals in der Liste erscheinen, da alle Anfragen individuell gelistet sind.
Mit einem Doppelklick auf eine Anfrage öffnet sich das dazugehörige Dokument. Wenn mit einem Dokument mehrere Anfragen verbunden sind, taucht das Dokument mehrmals in der Ergebnisliste auf, da jede einzelne Anfrage des Dokuments mit einer eigenen Zeile angezeigt wird.