Verwaltungsregal
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Ein Verwaltungsregal bietet einen grafischen und operationellen Überblick über laufende Vorgänge sowie darüber, wo im Vorgangsbearbeitungsprozess sich diese befinden. Aus dem Verwaltungsregal können Mitarbeiter und Führungskräfte den relevanten Vorgang auswählen und mit der Vorgangsbearbeitung starten oder sie fortsetzen.
Das Verwaltungsregal kann sowohl von Abteilungsleitern genutzt werden, um einen Überblick über die aktuelle Vorgangsproduktion zu erhalten, als auch von Mitarbeitern, um relevante Vorgänge auszuwählen, die bearbeitet werden sollen. Sie greifen auf die Verwaltungsregale im Hauptfenster von F2 zu.
Das Verwaltungsregal, das über F2 Service Builder generiert wird, gibt Ihnen einen Überblick über die Vorgänge, die über den dazugehörigen Vorgangsverlauf erstellt wurden. Die Vorgänge werden auf einer Zeitachse danach platziert, wann sie erstellt wurden, verteilt in Woche, Monat oder Jahr. Die andere Achse besteht aus Fächern. Ein Vorgang zieht von Fach zu Fach, je nachdem, welche Statusphase der Vorgang hat.
Alle Vorgänge werden blau dargestellt, es sei denn, die Frist des Vorgangs ist überschritten. In diesem Fall ist der Vorgang rot. Fristen können mit den Statusphasen verknüpft werden, die in den verschiedenen Aufgaben in der Vorgangsbearbeitung genutzt werden.
In der Designvorlage füllen Sie erst die Stammdaten für das Verwaltungsregal aus. Anschließend definieren und benennen Sie die Fächer, die Sie gerne im Verwaltungsregal haben möchten.
Stammdaten vom Verwaltungsregal ausfüllen
Füllen Sie die Stammdaten für das Verwaltungsregal oben in der Designvorlage im Blatt "Vorgangsverlauf" aus. Diese Stammdaten umfassen die Einrichtung des Verwaltungsregals.
| Zelle | Beschreibung |
|---|---|
Verwaltungsregal |
Setzen Sie ein Kreuz, um ein Verwaltungsregal für den Vorgangsverlauf zu erstellen. |
Ordner des Verwaltungsregals |
Namen des Ordners angeben, wenn Sie Ihre Verwaltungsregale in Ordner organisieren möchten. Sie können einen bestehenden Ordner angeben oder eine neue erstellen, indem Sie ihn benennen. Der Ordner wird automatisch erstellt. |
Titel des Verwaltungsregals |
Titel des Verwaltungsregals, welches erstellt wird, angeben. |
Zeiteinheit |
Wählen Sie die Zeiteinheit, nach der das Verwaltungsregal eingeteilt werden soll. Sie können Folgendes auswählen:
|
Anzahl der angezeigten Zeiteinheiten |
Anzahl Zeiteinheiten auswählen, die in der Zeitachse im Verwaltungsregal angezeigt werden sollen. |
Fächer im Verwaltungsregal definieren
Definieren Sie die Fächer, die Sie im Verwaltungsregal erstellen möchten, in der Reihe neben der Zelle "Ordner des Verwaltungsregals" bei Aufgaben in der Designvorlage. Sie wählen den Namen der Fächer selber aus. Vorgänge mit der Statusphase, die in der Zelle ”Statusphase” über der Zelle "Fach im Verwaltungsregal" stehen, werden im entsprechenden Fach im Verwaltungsregal abgelegt.
Sie können mehrere Statusphasen in einem Fach sammeln, indem Sie den Fächernamen unter den jeweiligen Statusphasen eingeben. Im untenstehenden Beispiel werden die Statusphasen "Wartet auf Vorgangsbearbeitung" und "Wartet auf Review" im Fach "Laufende Vorgangsbearbeitung" gesammelt.
F2 erstellt standardmäßig ein Fach mit dem Namen "Sonstige Statusphase" im Verwaltungsregal. Das Fach sammelt Vorgänge mit Statusphasen, die nicht mit einem Fach verknüpft sind, und Vorgänge ohne Statusphasen.
Verwaltungsregal verwenden
Klicken Sie auf das Verwaltungsregal-Symbol in der Navigationszeile im Hauptfenster, um die Verwaltungsregale anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben. Die Verwaltungsregale werden in einer Liste auf der linken Seite angezeigt. Die Regale können in Verwaltungsregalordnern zusammengefasst sein, wenn dies in den Stammdaten des Verwaltungsregals in der Designvorlage angegeben ist.
Klicken Sie auf das gewünschte Verwaltungsregal, um es in der Mitte des Hauptfensters anzuzeigen. Das Verwaltungsregal bietet einen Überblick über die laufenden Vorgänge. Ein Vorgang wird im Verwaltungsregal angezeigt, wenn er zwei Kriterien erfüllt:
-
Der Vorgang muss mit dem Vorgangsverlauf verknüpft sein, den F2 Service Builder generiert hat.
-
Der Vorgang muss in Bearbeitung sein, was bedeutet, dass er den Status "In Bearbeitung" hat.
Die Vorgänge sind auf einer Zeitachse nach ihrem Erstellungsdatum verteilt. Im obigen Beispiel ist die Zeitachse in Wochen unterteilt. Die Vorgänge sind darüber hinaus auf den verschiedenen Regalen verteilt, je nachdem welche Statusphase die Vorgänge zum betreffenden Zeitpunkt haben. Wenn ein Vorgang im Laufe der Vorgangsbearbeitung seine Statusphase ändert, wird das Fach gewechselt.
Wenn Sie ein Fach im Verwaltungsregal markieren, wird dieser in einer Vorschau auf der rechten Seite des Hauptfensters angezeigt. Die Vorschau bietet Ihnen einen zusätzlichen Überblick über die Vorgänge, die sich auf dieses Fach befinden.
Verwaltungsregalergebnisse
Sie können auf ein Fach doppelklicken, um die Suchliste „Verwaltungsregalergebnisse“ zu öffnen. „Verwaltungsregalergebnisse“ ist eine Ergebnisliste mit den Vorgängen, die sich auf dem betreffenden Fach befinden. Von hier aus können Sie die Vorgänge öffnen und Ihre Vorgangsbearbeitung beginnen oder fortsetzen.
Doppelklicken Sie auf eine bestimmte Spalte eines Fachs, öffnen sich die „Verwaltungsregalergebnisse“ mit den Vorgängen in der Spalte.
Sie können auch die „Verwaltungsregalergebnisse“ aus der Vorschau öffnen, indem Sie auf eine bestimmte Spalte doppelklicken.