Beteiligte importieren und Dokumentenbeteiligte ersetzen
Beteiligte importieren
Wenn Sie das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ besitzen, steht Ihnen im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster der Menüpunkt „Beteiligte importieren“ zur Verfügung.
Wenn Sie auf Beteiligte importieren klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Beteiligte importieren“, in dem Sie externe Beteiligte mithilfe einer CSV-Datei importieren oder aktualisieren können. CSV ist ein Dateiformat zum Austausch größerer Datenmengen zwischen unterschiedlichen Computerprogrammen und Datenbanken.
Jede Zeile der CSV-Datei entspricht einem externen Beteiligten. Beteiligte, die bereits im F2 Beteiligtenregister existieren, werden entsprechend der Daten der Importdatei aktualisiert. Wenn ein Beteiligter nicht aufgeführt ist, wird er im Beteiligtenregister erstellt.
Im Dialogfenster „Beteiligte importieren“ müssen Sie folgende Felder ausfüllen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
„Importdatei wählen“ |
Die CSV-Datei wählen Sie über Durchsuch aus. |
„Platzierung der neuen Beteiligten wählen“ |
Hier wählen Sie die Stelle im Beteiligtenregister aus, an der Sie neue Beteiligte erstellen möchten. Sollen die Beteiligten unter einen neuen Knoten platziert werden, müssen Sie diesen zunächst erstellen, indem Sie auf „Kontakt hinzufügen“ klicken. |
„Kontakt hinzufügen“ |
Öffnet das Dialogfenster „Org.Einheit erstellen“, worüber Sie einen neuen Knoten im Beteiligtenregister erstellen können. Anschließend können Sie die neue Org.Einheit als Platzierung der neuen Beteiligten auswählen. |
„E-Mail-Domäne des Beteiligten“ |
Entscheidet darüber, ob für die Beteiligten, die in der Importdatei aufgeführt sind, ein Häkchen in das Kontrollkästchen „E-Mail-Domäne des Beteiligten“ gesetzt wird. |
Sie schließen den Import mit einem Klick auf OK ab.
Wenn die Importdatei Daten über Beteiligte enthält, die bereits in F2 importiert wurden, werden die Daten in F2 aktualisiert, damit diese denen der Importdatei entsprechen.
Wenn Beteiligte nicht importiert werden konnten, können Sie eine neue CSV-Datei speichern, welche die Beteiligten enthält, die nicht importiert werden konnten. Eine zusätzliche Spalte in der Datei gibt die damit verbundene Fehlermeldung wieder.
Weitere Informationen zum Beteiligtenregister in F2, darunter das Erstellen von externen Beteiligten, finden Sie im Abschnitt Das Beteiligtenregiser.
CSV-Datei für den Beteiligtenimport
Eine CSV-Datei für den Beteiligtenimport muss die in der folgenden Tabelle aufgeführten 31 Spalten enthalten. Die externe ID und den Namen müssen Sie eintragen, die übrigen Spalten können leer bleiben.
| # | Spaltenamen | Beschreibung |
|---|---|---|
1 |
Extern ID |
ID, die zusammen mit dem Beteiligten gespeichert wird. Wenn der Beteiligte erneut importiert wird, wird dieser anhand seiner ID mit den neuen Daten aus der CSV-Datei aktualisiert. |
2 |
(Wird nicht genutzt) |
|
3 |
Name |
Name |
4 |
Name, fortgesetzt |
|
5 |
(Wird nicht genutzt) |
|
6 |
Kontaktperson |
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7 |
Adresse |
Adresse |
8 |
Adresse, fortgesetzt |
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9 |
Postleitzahl |
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10 |
Stadt |
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11 |
Ländercode |
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12 |
Ländername |
|
13 |
Telefon |
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14 |
Fax/Handy |
Dieser Wert stellt sowohl die Fax- als auch Handynummer dar. |
15 |
Portogruppe |
Zeigt den Beteiligten zusammen mit der postalischen Adresse an. |
16 |
||
17 |
Website |
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18 |
BBNr./CVR-Nummer |
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19 |
BBNr./CVR P-nummer |
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20 |
Erstellt am |
Wenn dieses Feld leer bleibt, wird für neue Beteiligte das aktuelle Datum verwendet. |
21 |
Korrigiert am |
Wenn dieses Feld leer bleibt, wird das aktuelle Datum verwendet. |
22 |
Gruppencode01 |
DB07-Codes. Die Codes werden für den Beteiligten gespeichert. Sie müssen das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften konfigurieren, damit die Codes hier angezeigt werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
23 |
Gruppencode02 |
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24 |
Gruppencode03 |
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25 |
Gruppencode04 |
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26 |
Gruppencode05 |
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27 |
Gruppencode06 |
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28 |
Gruppencode07 |
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29 |
Gruppencode08 |
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30 |
Gruppencode09 |
|
31 |
Gruppencode10 |
Bitte beachten Sie, dass die Spalten der obigen Tabelle in Reihen angezeigt werden. In der Importdatei sollen sie als Spalten aufgeführt werden. Semikolons werden in der Importdatei als Trennzeichen verwendet. Soll eine Spalte leer bleiben, lassen Sie den Platz zwischen den Semikolons leer. Die folgende Abbildung ist ein Beispiel für eine Importdatei mit externen Beteiligten.
| Es gibt keine Spaltenüberschriften in der Datei. |
Dokumentenbeteiligte ersetzen
In Verbindung mit dem Import externer Beteiligter kann es dazu kommen, dass ein deaktivierter externer Beteiligter die gleiche E-Mail-Adresse wie ein aktiver externer Beteiligter besitzt. Zu einer solchen Situation kommt es, wenn eine Reihe externe Beteiligte manuell deaktiviert wurden und dann ein Import externer Beteiligter mit der gleichen E-Mail-Adresse durchgeführt wurde.
In einem solchen Fall können Sie die Dokumentenbeteiligten automatisch ersetzen lassen.
Hierzu klicken Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Dokumentbeteiligten ersetzen.
Für die deaktivierten Beteiligten wird dann eine Referenz (docID) an allen Stellen ausgetauscht, an denen die Beteiligten in einem Dokument verwendet wurden, sodass Dokumentbeteiligte auf die aktiven Beteiligten verweisen.
Auf diese Weise können Sie nur externe Beteiligte, jedoch nicht interne F2-Benutzer ersetzen.
Mit dem Zukaufsmodul F2 Zugriffsbeschränkung auf Beteiligte können Sie Zugriffsbeschränkungen auf externe Beteiligte im F2 Beteiligtenregister erstellen, sodass ein externer Beteiligter mit Zugriffsbeschränkung nur durch die Org.Einheit aufgerufen werden kann, welche die Zugriffsbeschränkung erstellt hat.
Wenn ein Beteiligter mit Zugriffbeschränkung durch einen Beteiligten ohne Zugriffsbeschränkung ersetzt wird, verweist der Dokumentenbeteiligte auf einen Beteiligten ohne Zugriffsbeschränkung. Die Zugriffsbeschränkung des beibehaltenen Beteiligten bleibt dabei unverändert. Das Ersetzen von Dokumentenbeteiligten geschieht ausschließlich auf Grundlage von E-Mail-Adressen.