Hauptfenster und Ergebnisliste einrichten
Hauptfenster
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie, wenn Sie das Recht „Suchen verwalten“ besitzen, festgelegte Suchen oder Suchen, die für eine Org.Einheit spezifisch sind, definieren, erstellen und verwalten können. Die Suchen werden den Benutzern der Behörde im Hauptfenster angezeigt.
Festgelegte Suchen einrichten
F2 beinhaltet eine Reihe von vordefinierten Standardlisten (festgelegte Suchen), die Sie auf der linken Seite im Hauptfenster anwählen können. Weitere Informationen zu Suchen und Standardlisten finden Sie unter Suchen.
Die festgelegten Suchen gelten für:
-
Den einzelnen Benutzer (Platzierung: unter „Persönlich“)
-
Eine organisatorische Einheit (Platzierung unter „Org.Einheit“)
-
Alle (Platzierung: unter „Standard“)
Die beiden letztgenannten Suchtypen können nur von Benutzern mit dem Recht „Suchen verwalten“ erstellt werden. Jedoch können diese von allen Benutzern einer Behörde in F2 genutzt werden. Wenn Suchvorlagen konfiguriert wurden, können Sie auch festgelegte Suchen auf Grundlage gespeicherter Suchvorlagen (Zukaufsmodul) erstellen. Im folgenden Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie festgelegte Suchen erstellen.
Festgelegte Suchen erstellen
Als Administrator erstellen Sie festgelegte Suchen mit einem Klick auf Archiv, in dem Ihre Suche vorgenommen werden. Daraufhin führen Sie entweder eine einfache Suche oder eine erweiterte Suche aus.
Für eine erweiterte Suche klicken Sie im Band des Hauptfensters auf Erweiterte Suche. Die Suchfelder sind in Suchgruppen aufgeteilt. Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen einer Suchgruppe halten, werden Ihnen die einzelnen Felder der Suchgruppe angezeigt.
Wenn Sie die relevanten Felder der Suchgruppe/n ausgefüllt haben, klicken Sie die Lupe (Suchen) oder Sie drücken Enter, um die Suche vorzunehmen. Sie speichern Ihre Suche mit einem Klick auf das Diskettensymbol 
(Suche speichern).
Administratoren können zusätzlich angeben, ob die Suche nur für sie (Persönliche Suchen) oder für alle Benutzer (Standard) oder für ausgewählte Org.Einheiten (Org.Einheitssuchen) sichtbar sein soll. Bei einer für die Org.Einheit spezifischen Suche geben Sie die relevante Org.Einheit an. Ihre Suche können Sie deren Inhalt entsprechend benennen.
Wenn Sie auf OK klicken, wird Ihre Suche im Hauptfenster unter der jeweiligen Listengruppe „Standard“, „Org.Einheitssuchen“ oder „Persönliche Suchen“ gespeichert.
Durch Ausfüllen weiterer Suchkriterien können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen. In der folgenden Tabelle sind zusammengehörige Werte unter Titel, Platzierung und Standardsuchen beispielhaft aufgeführt.
Standardsuchen
Im Folgenden sind die Standardsuchen aufgelistet, mit denen F2 installiert wird und die von Administratoren entfernt oder geändert werden können. Wenn Sie eine festgelegte Suche für eine Org.Einheit erstellen, steht diese allen Benutzern der entsprechenden Org.Einheit und eventuellen Untereinheiten zur Verfügung.
Darüber hinaus können Sie Suchen erstellen, die allen Mitgliedern innerhalb einer Behörde oder der gesamten Organisation (mehrere Behörden) zur Verfügung stehen.
Sie und andere Benutzer können die Standardsuchen links im Hauptfenster sehen.
Die folgenden Standardsuchen können Sie unter den Knoten „Standard“ finden.
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
Posteingang |
Posteingang: Persönlich |
Mein Schreibtisch |
Schreibtisch: Persönlich |
Mein Archiv |
Archiv: Persönlich |
Gesendete Dokumente |
Gesendete Dokumente |
Meine gechatteten Dokumente |
Gechattete Dokumente |
Die folgenden Standardsuchen finden Sie unter den obersten Knoten der Organisation, unter dem alle Behörden der F2 Installation angelegt sind. Der oberste Knoten kann zum Beispiel ein Ministerium sein, unter dem sich die Abteilung oder Behörden befinden.
| Titel | Beschreibung |
|---|---|
Posteingang (Org.Einheit) |
Posteingang Ihrer Org.Einheit |
Schreibtisch (Org.Einheit) |
Schreibtisch Ihrer Org.Einheit |
Archiv (Org.Einheit) |
Archiv Ihrer Org.Einheit |
In Bearbeitung: Persönlich |
Wird von Ihnen bearbeitet |
In Bearbeitung: Org.Einheit |
Wird von Ihrer Org.Einheit bearbeitet |
Sachbearbeiter nicht festgelegt: Org.Einheit |
Dokumente der Org.Einheit zur Verteilung |
Frist spätestens morgen: Persönlich |
Frist läuft für Sie spätestens morgen ab |
Frist spätestens morgen: Org.Einheit |
Frist läuft für Ihre Org.Einheit spätestens morgen ab |
F2 Anfragen an die Org.Einheit |
F2 Anfragen für Ihre Org.Einheit |
F2 Anfragen von der Org.Einheit |
F2 Anfragen von Ihrer Org.Einheit |
Postordner: E-Mails der letzten 2 Tage: Persönlich |
Ihr Postordner die letzten 2 Tage |
Postordner: E-Mails der letzten Woche: Persönlich |
Ihr Postordner die letzte Woche |
Postordner: E-Mails der letzten 2 Tage: Org.Einheit |
Postordner der Org.Einheit die letzten 2 Tage |
Postordner: E-Mails der letzten Woche: Org.Einheit |
Postordner der Org.Einheit, die letzte Woche |
Festgelegte Suchen löschen
Benutzer, die persönliche Suchen erstellen und gespeichert haben, können diese auch wieder löschen.
Die von technischen Administratoren und Administratoren erstellten, festgelegten Suchen unter „Standard“ oder „Org.Einheit“, können nur von einem Administrator wieder gelöscht werden.
Im Folgenden wird Ihnen beschrieben, wie Sie solche Suchen wieder löschen.
Sie erhalten Zugriff auf alle Org.Einheitssuchlisten, indem Sie über den Suchlisten im Hauptfenster mit einem Rechtsklick auf das Symbol für Dokumente klicken. Daraufhin erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie Alle anzeigen auswählen.
Mit einem Klick auf Alle anzeigen klappt das Hauptfenster aus und zeigt Ihnen alle Org.Einheiten von F2 an. Die relevante Suche innerhalb der gewünschten Org.Einheit können Sie nun wie gewohnt über das Kontextmenü löschen.
Um zum Standardhauptfenster zurückzukehren, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Dokumente in der Navigationszeile und dann auf Zeige als Benutzer.
Geteilte Ordner im Hauptfenster
En bruger skal ikke have noget særligt privilegium for at oprette, rette eller slette delte mapper. Det er dog vigtigt at organisationen forholder sig til den overordnede struktur og/eller retningslinjer for opbygningen af mappestrukturen. Ein Benutzer muss über keine besonderen Rechte verfügen, um geteilte Ordner zu erstellen, bearbeiten oder zu löschen. Es ist jedoch wichtig, dass sich Ihre Organisation mit der Gesamtstruktur und/oder den Richtlinien für den Aufbau der Ordnerstruktur befasst.
Die geteilten Ordner sind dieselben für die Benutzer in einer Behörde. Im Normalfall ist es ratsam, dass Sie die Struktur in zwei übergeordnete Ordner unterteilen:
-
Verantwortlichkeitsbereich oder organisatorische Ordner
-
Organisationsübergreifende Bereiche für zum Beispiel Projekte.
Standard-Spalteneinstellungen für Suchergebnisse und Ordner einrichten
Die Einstellungen für die Anzeige der Ergebnisliste wird in F2 als Spalteneinstellungen bezeichnet, und Ihnen im Haupt-, und Vorgangsfenster angezeigt. Die Spalteneinstellungen beinhalten folgende Information:
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Welche Spalten in der Ergebnisliste angezeigt werden
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Die Reihenfolge der Spalten
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Die Breite der Spalten
-
Sortierungsreihenfolge
-
Mögliche Gruppierung
In F2 sind folgende Niveaus von Spalteneinstellungen definiert:
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Basis-Spalteneinstellungen: Vordefinierte, bei der Installation von F2 festgelegte Spalteneinstellungen.
-
Globale Standard-Spalteneinstellungen: Spalteneinstellungen, die von Administratoren eingerichtet werden.
-
Standard-Spalteneinstellungen: Die individuellen Spalteneinstellungen, die der Benutzer gespeichert hat.
Folgende Bedingungen gelten für die drei Niveaus der Spalteneinstellungen:
-
Basis-Spalteneinstellungen gehören zu der Installation von F2 und sind nicht veränderbar
-
Wenn ein Administrator eine neue, festgelegte Suchliste für die Org.Einheit erstellt, werden die aktuellen Spalteneinstellungen als Globale Standard-Spalteneinstellungen für die neue Suchliste gespeichert.
-
Wenn neue Globale Standard-Spalteneinstellungen von einem Administrator eingerichtet werden, gilt dies für alle Benutzer der gesamten Organisation.
-
Wenn ein Benutzer Änderungen an seinen Spalteneinstellungen vornimmt, kann er dies als Standard-Spalteneinstellungen speichern.
-
Wenn ein Benutzer Änderungen an seinen Spalteneinstellungen vornimmt, ohne diese als Standard-Spalteneinstellungen zu speichern, speichert F2 diese als persönliche Spalteneinstellungen für die jeweilige Liste.
Weitere Informationen zur Einrichtung von Standard-Spalteneinstellungen finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Standard-Spalteneinstellungen einrichten (Globale Standard-Spalteneinstellungen)
Sie können Globale Standard-Spalteneinstellungen in F2 definieren, einrichten und verwalten, wenn Sie das Recht „Ergebnislisten verwalten“ besitzen. Diese Einrichtung wird für alle Benutzer innerhalb der Organisation, die keine persönlichen Spalteneinstellungen oder Standard-Spalteneinstellungen erstellt haben, verwendet. Globale Standard-Spalteneinstellungen wirken sich nicht auf die Ergebnisliste eines Benutzers aus, wenn dieser bereits Standard-Spalteneinstellungen oder persönliche Spalteneinstellungen für die Liste eingerichtet hat, oder wenn er die Liste bereits geöffnet hat. In diesem Fall muss der Benutzer zunächst seine eigenen Spalteneinstellungen zurücksetzen. Weitere Informationen zum Zurücksetzen von Spalteneinstellungen finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Somit ist die Administratoreinrichtung der Globalen Standard-Spalteneinstellungen für die Darstellung der Ergebnisliste bei allen Benutzern entscheidend. Als Administrator können Sie dazu beitragen, den Wert einer Ergebnisliste für alle Benutzer in F2 zu steigern.
Auf Grundlage der vier verschiedenen Ergebnisanzeigen können Sie vier Globale Standard-Spalteneinstellungen in F2 einrichten:
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Dokumente
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Vorgänge
-
Schriftstücke
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Anfragen
Für jede Ergebnisanzeige können Sie Globale Standard-Spalteneinstellungen einrichten. Folgende Elemente können Sie anpassen:
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Wahl der angezeigten Spalten
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Reihenfolge der Spalten
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Einstellung der Spaltenbreite
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Sortierungsreihenfolge, damit die Ergebnisse nach einer Spalte sortiert werden, zum Beispiel „Verantwortlicher“ des Dokuments
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Mögliche Gruppierung. Sie legen als Administrator fest, ob die Autogruppierung ein- oder ausgeschaltet werden soll.
Im Folgenden ein Beispiel für die Einrichtung eines Standard-Tabellenlayouts für die Anzeige von Dokumenten:
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Klicken Sie auf Dokumente über der Ergebnisliste
-
Wählen Sie mit Rechtsklick eine beliebige Spalte und klicken Sie auf Spalten im Kontextmenü.
-
Das Dialogfenster „Spalte wählen“ öffnet. Wählen Sie die gewünschten Spalten aus und schließen Sie danach das Fenster.
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Die Platzierung der einzelnen Spalten in der Ergebnisliste können Sie nach Wunsch anpassen. Hierzu verschieben Sie eine Spalte nach der anderen an die optimale Stelle. Die Breite der Spalten können Sie durch Ziehen der Seiten der Überschriften anpassen.
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Nun wählen Sie die Spalte aus, nach der Sie die Ergebnisliste sortieren möchten. In diesem Beispiel wird auf die Spalte „Von“ geklickt.
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Im Band des Reiters „Einstellungen“ klicken Sie auf Autogruppierung, um die Gruppierung der Ergebnisse ein- oder auszuschalten.
In der folgenden Abbildung sind die endgültigen Globalen Standard-Spalteneinstellungen für die Anzeige von Dokumenten abgebildet.
Sie müssen F2 neustarten, um die neuen Spalteneinstellungen in der Datenbank zu aktualisieren. Anschließend speichern Sie die Globalen Standard-Spalteneinstellungen durch Klicken auf den Abwärtspfeil im Feld „Standard-Spalteneinstellungen speichern“ im Band des Reiters „Einstellungen“ und dann über Globale Std. Spalteneinstell. speichern.
Die Globalen Standard-Spalteneinstellungen werden nun von allen Benutzern angewendet, die keine persönlichen oder Standard-Spalteneinstellungen erstellt haben.
| Vorhandene globale Standard-Spalteneinstellungen werden überschrieben, wenn neue Spalteneinstellungen gespeichert werden. Es gelten immer die zuletzt gespeicherten globalen Standard-Spalteneinstellungen. |
Die Vorgehensweise für die Einrichtung von Globalen Standard-Spalteneinstellungen gilt auch für die Anzeige von Vorgängen, Schriftstücken und Anfragen.
| Bitte beachten Sie, dass definierte Standardsuchen überprüft werden müssen, wenn Sie Änderungen (Hinzufügungen/Löschungen) an Metadatenfeldern im Zusammenhang mit einer Aktualisierung von F2 vornehmen. |