Einführung in F2 Textbausteine (erweitert)
Mit dem Zukaufsmodul F2 Textbausteine (erweitert) können Sie Textbausteine aus einem separatem Textbausteinkatalog in F2 in Microsoft Word-Vorlagen einbinden.
Sie benutzen Textbausteine, wenn Sie Textabschnitte in mehreren Schriftstücken wiederverwenden möchten. Somit können Sie bestimmte Formulierungen und Paragrafen in zahlreichen Vorlagen wiederverwenden. Das Modul vereinfacht und standardisiert dadurch die Erstellung von Standardschriftstücken und auch die Pflege der Schriftstückvorlagen wird erheblich vereinfacht.
Das Einbinden von Textbausteinen unterscheidet sich von Seriendruckfeldern (die Sie mit dem Zukaufsmodul F2 Seriendruckfelder verwalten), welche Informationen aus dem F2 Beteiligtenregister und den Metadatenfeldern holen. Dies kann z. B. der Name des Vorgangsverantwortlichen sein, Adressen der Beteiligten oder Ähnliches. Weitere Information zu Seriendruckfeldern finden Sie hier.
Dieses Schriftstück gibt Ihnen eine Einführung in die Benutzung von Textbausteinen und der dazugehörigen Syntax. Darauf folgt eine Beschreibung der Verwaltung des Textbausteinkatalogs in F2. Diese Abschnitte wenden sich hauptsächlich an die Benutzer, die mit der Erstellung und Pflege von Textbausteinen arbeiten.
Die folgenden Abschnitte erklären Ihnen, wie Schriftstücke mit Textbausteinen von Vorlagen zu Dokumenten hinzugefügt werden. Diese Abschnitte wenden sich an Benutzer, die Vorlagen erstellen und pflegen, sowie Benutzer, die in F2 Schriftstücke erstellen.
Textbausteinkodierungen
Eine Textbausteinkodierung ist eine Kodierung, die Sie in eine Vorlage an der Stelle einsetzen, an der Sie einen bestimmten Textbaustein aus dem Textbausteinkatalog einfügen möchten.
Um Textbausteine einzufügen, müssen Sie einem Dokument ein Schriftstück als Vorlage hinzufügen. Diese Vorlage beinhaltet eine oder mehrere Textbausteinkodierungen, die Informationen aus dem Textbausteinkatalog beziehen.
Die Syntax der Textbausteinkodierungen in einer Vorlage folgt einem festen Format. Die Kodierung wird mit einem „$“ angefangen und abgeschlossen und muss das Wort „frase“ nachgefolgt vom Namen des gewünschten Textbausteins beinhalten. Die zwei Elemente der Kodierung werden durch einen Doppelpunkt getrennt.
Eine Textbausteinkodierung in einer Vorlage hat somit folgendes Format:
-
$frase:Name des Textbausteins$
Kurze Einführung in Seriendruckfeldkodierungen
Textbausteine können eine oder mehrere Seriendruckfeldkodierungen beinhalten. Bei Seriendruckfeldern handelt es sich um Kodierungen, die Sie in Vorlagen einsetzen können, um an bestimmten Stellen Informationen aus Feldern der F2 Datenbank einzubinden. Durch die Seriendruckfeldkodierungen werden dann Informationen aus dem F2 Beteiligtenregister und den Metadatenfeldern geholt. Eine Seriendruckfeldkodierung können Sie zum Beispiel dazu nutzen, um eine Adresse aus dem Beteiligtenregister in die Vorlage eines Standardbriefs einzubinden. Seriendruckfeldkodierungen verwalten Sie über das Zukaufsmodul F2 Seriendruckfelder.
Die Syntax der Seriendruckfeldkodierungen folgt auch einem festen Format. Die Kodierung beginnt mit einem „$“ gefolgt vom Typ der gewünschten Kodierung.
Beispiele:
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$Dossier für Informationen aus einem Dokument
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$Case für Informationen aus einem Vorgang
Danach folgt der Name des gewünschten Seriendruckfeldes und ein abschließendes „$”. Die Teile der Kodierung trennen Sie durch ein „_“. Eine Seriendruckfeldkodierung, über die der Verantwortliche eines Dokuments eingefügt werden soll, hat folgende Kodierung:
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$Dossier_responsiblename$
Seriendruckfeldkodierungen werden erst aktiviert, nachdem die Textbausteine in das Schriftstück eingefügt wurden. D.h., die Integration von Textbausteinen geht der von Seriendruckfeldkodierung vor. Weitere Informationen zu Seriendruckfeldkodierungen finden Sie hier.