Übersicht über Genehmigungen in F2 Desktop

In der Ergebnisliste des Hauptfensters werden Genehmigungen durch ein Genehmigungssymbol gekennzeichnet, welches je nach Status der Genehmigung Farbe und Inhalt wechselt. Eine detaillierte Beschreibung der Genehmigungssymbole und ihrer Bedeutung finden Sie unter Übersicht über Genehmigungssymbole.

Sie können Genehmigungen mithilfe der Metadaten der Genehmigungsdokumente durchsuchen, um zum Beispiel Übersichten über zurückgesendete oder abgeschlossene Genehmigungen zu erstellen.

Die aktiven Genehmigungen, auf die Sie Zugriff haben, werden Ihnen immer in der Listenübersicht unter „Genehmigungen“ im Hauptfenster angezeigt.

Aktive Genehmigungen einsehen

Standardmäßig wird F2 mit der Suche „Genehmigungen“ im Hauptfenster installiert.

Wenn Sie auf Genehmigungen klicken, werden Ihnen die laufenden Genehmigungen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 1. Übersicht über aktive Genehmigungen im Hauptfenster

Sie können mehrere Spalten in F2 nutzen, wenn Sie die Genehmigungen in der Ergebnisliste angezeigt bekommen:

Spalte „Symbol“: Zeigt Ihnen den aktuellen Status der Genehmigung an. Eine genaue Beschreibung der Symbole finden Sie unter Übersicht über Genehmigungssymbole.
Spalte „Fortschrittslinie“: Zeigt Ihnen grafisch an, wo sich die Genehmigung befindet (blau), wo sie schon gewesen ist (hellblau) und nachfolgende Genehmigungsschritte (grau). Außerdem werden Ihnen die Initialen der jeweiligen Genehmiger der einzelnen Genehmigungsschritte angezeigt. Ihre eigenen Initialen werden in Fettschrift gezeigt.
Spalte „Platzierung“: Zeigt Ihnen die aktuelle Platzierung der Genehmigung durch die Initialen des Genehmigers an.
Spalte „Genehmigungsfrist“: Zeigt Ihnen eine eventuelle Frist für die Genehmigung an.

Wenn in einem Genehmigungsschritt zwei oder mehrere Genehmiger involviert sind, wird Ihnen anstelle der Initialen die jeweilige Anzahl der Genehmiger angezeigt.

Die in der Liste der aktiven Genehmigungen angezeigten Initialen werden vom Beteiligtenregister importiert und auch dort verwaltet. Grundsätzlich wird das Initialenfeld im Beteiligtenregister via AD (Active Directory) aktualisiert/synchronisiert. Wenn diese Synchronisierung nicht stattfindet oder in der AD keine Initialen vorliegen, werden in diesem Feld drei Sternchen angezeigt (***).

Spezifische Suchen nach Genehmigungen durchführen

Neben der vordefinierten Suche nach aktiven Genehmigungen, (die Liste „Genehmigungen“), können Sie auch persönliche Suchen mithilfe der Metadaten von den in F2 erstellten Genehmigungsverläufen vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf Archiv.
Klicken Sie auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters und öffnen Sie die Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“ (siehe folgende Abbildung).
Die Suchfelder bezüglich Genehmigungen werden angezeigt. Füllen Sie je nach gewünschter Suche eines oder mehrere der Felder aus.
Speichern Sie die Suche, indem Sie auf Suche speichern klicken. Die Suche ist nun unter „Persönliche Suchen“ in der Listenübersicht zu finden.

Abbildung 2. Die Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“

In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Suchoptionen der Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“ im Detail beschrieben.

Suchfeld	Beschreibung
„Verantwortlich“	Suchen Sie nach den Genehmigungen, bei denen der oder die im Suchfeld angegebenen Benutzer/Org.Einheiten verantwortlich sind. Wenn Sie zum Beispiel „Persönlich“ eintragen, wird nach den Genehmigungsverläufen gesucht, für die Sie selbst verantwortlich sind.
„Genehmiger“	Suchen Sie nach Genehmigungen, bei denen der oder die im Suchfeld angegebenen Benutzer die Genehmiger sind. Wenn Sie nach einem spezifischen Benutzer suchen, werden Ihnen alle Genehmigungen angezeigt, für die dieser als Genehmiger aktiv ist oder war.
„Aktueller Schritt“	Suchen Sie nach Genehmigungen, die bei den im Suchfeld angegebenen Benutzern zur Genehmigung vorliegen und auf die Genehmigung warten.
„Aktueller Schritt oder danach“	Suchen Sie nach Genehmigungen, die bei den angegebenen Benutzern zur Genehmigung vorliegen oder auf dem Weg dorthin sind. Genehmigungsverläufe, bei denen die angegeben Benutzern ihren Schritt bereits genehmigt haben, werden Ihnen nicht angezeigt.
„Frist“	Suchen Sie nach Genehmigungen mit der im Suchfeld angegebenen Frist. Sie können nach einem genauen Datum oder einem Zeitraum suchen. Wenn Sie eine „– [Zahl]“ und/oder eine „+[Zahl]“ für die Frist eintragen, umfasst die Suche stets den Zeitraum vom aktuellen Datum plus/minus die gegebene Zahl. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel mit der Eingabe +7 alle Genehmigungen im Zeitraum von heute bis in einer Woche heraussuchen. Diese Suche ist besonders nützlich, wenn Sie eine dynamische Suchliste von Genehmigungsfristen erstellen möchten, weil das Suchkriterium sich mit jedem neuen Tagesdatum aktualisiert.
„Frist (aktueller Schritt)	Suchen Sie nach Genehmigungen mit einer Frist, die dem angegebenen Datum entspricht. Das „Frist (aktueller Schritt)“-Feld verwenden Sie, um nach Teilfristen des aktuellen Schritts zu suchen. Damit nehmen Sie eine Suche nach Genehmigungen vor, bei denen für den aktuellen Genehmigungsschritt eine gesonderte Frist besteht.
„Startdatum“	Suchen Sie nach Genehmigungen, die im angegebenen Zeitraum gestartet wurden.
„Eilt“	Suchen Sie nach Genehmigungen, die entweder als „Eilt“ markiert sind oder nicht.
„Genehmigungstyp“	Suchen Sie nach Genehmigungen bestimmter Typen. Die einzelnen Genehmigungstypen werden durch einen Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ definiert und können deshalb von Organisation zu Organisation variieren. Beispiele für Typen sind: Zur Information Zur Genehmigung Zur Unterschrift
„Gestartet“	Suchen Sie nach gestarteten oder nicht gestarteten Genehmigungen.
„Genehmigungsstatus“	Suchen Sie nach laufenden, abgeschlossenen oder annullierten Genehmigungen.
„Genehmigungszustand“	Suchen Sie nach Genehmigungen, die zurückgeschickt, genehmigt oder bedingt genehmigt wurden. Bei Suchen nach dem „Genehmigungszustand“ basieren die Ergebnisse auf der letzten Genehmigungshandlung, die an der Genehmigung vorgenommen wurde. Die Genehmigungshandlung bezeichnet den Genehmigungszustand. Wenn eine Genehmigung in F2 erstellt wird, bekommt sie auch dann den Zustand „Genehmigt“, wenn sie noch nicht gestartet wurde. Anschließend ändert sich der Zustand, wenn die Genehmigung zurückgesendet und dann wieder, wenn sie wiederaufgenommen wird. Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Bedingt genehmigt“, wenn die Genehmigung zurückgesendet wird und beim nächsten Genehmiger wiederaufgenommen werden soll. Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Zurückgeschickt“, wenn die Genehmigung zurückgesendet wird und bei „mir“ oder „Allen“ wiederaufgenommen werden soll. Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Genehmigt“, wenn die Genehmigung wiederaufgenommen wird und wenn sie endgültig genehmigt wurde.

Suchfeld

Beschreibung

„Verantwortlich“

Suchen Sie nach den Genehmigungen, bei denen der oder die im Suchfeld angegebenen Benutzer/Org.Einheiten verantwortlich sind.

Wenn Sie zum Beispiel „Persönlich“ eintragen, wird nach den Genehmigungsverläufen gesucht, für die Sie selbst verantwortlich sind.

„Genehmiger“

Suchen Sie nach Genehmigungen, bei denen der oder die im Suchfeld angegebenen Benutzer die Genehmiger sind.

Wenn Sie nach einem spezifischen Benutzer suchen, werden Ihnen alle Genehmigungen angezeigt, für die dieser als Genehmiger aktiv ist oder war.

„Aktueller Schritt“

Suchen Sie nach Genehmigungen, die bei den im Suchfeld angegebenen Benutzern zur Genehmigung vorliegen und auf die Genehmigung warten.

„Aktueller Schritt oder danach“

Suchen Sie nach Genehmigungen, die bei den angegebenen Benutzern zur Genehmigung vorliegen oder auf dem Weg dorthin sind.

Genehmigungsverläufe, bei denen die angegeben Benutzern ihren Schritt bereits genehmigt haben, werden Ihnen nicht angezeigt.

„Frist“

Suchen Sie nach Genehmigungen mit der im Suchfeld angegebenen Frist.

Sie können nach einem genauen Datum oder einem Zeitraum suchen.

Wenn Sie eine „– [Zahl]“ und/oder eine „+[Zahl]“ für die Frist eintragen, umfasst die Suche stets den Zeitraum vom aktuellen Datum plus/minus die gegebene Zahl. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel mit der Eingabe +7 alle Genehmigungen im Zeitraum von heute bis in einer Woche heraussuchen.

Diese Suche ist besonders nützlich, wenn Sie eine dynamische Suchliste von Genehmigungsfristen erstellen möchten, weil das Suchkriterium sich mit jedem neuen Tagesdatum aktualisiert.

„Frist (aktueller Schritt)

Suchen Sie nach Genehmigungen mit einer Frist, die dem angegebenen Datum entspricht.

Das „Frist (aktueller Schritt)“-Feld verwenden Sie, um nach Teilfristen des aktuellen Schritts zu suchen. Damit nehmen Sie eine Suche nach Genehmigungen vor, bei denen für den aktuellen Genehmigungsschritt eine gesonderte Frist besteht.

„Startdatum“

Suchen Sie nach Genehmigungen, die im angegebenen Zeitraum gestartet wurden.

„Eilt“

Suchen Sie nach Genehmigungen, die entweder als „Eilt“ markiert sind oder nicht.

„Genehmigungstyp“

Suchen Sie nach Genehmigungen bestimmter Typen.

Die einzelnen Genehmigungstypen werden durch einen Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ definiert und können deshalb von Organisation zu Organisation variieren. Beispiele für Typen sind:

Zur Information
Zur Genehmigung
Zur Unterschrift

„Gestartet“

Suchen Sie nach gestarteten oder nicht gestarteten Genehmigungen.

„Genehmigungsstatus“

Suchen Sie nach laufenden, abgeschlossenen oder annullierten Genehmigungen.

„Genehmigungszustand“

Suchen Sie nach Genehmigungen, die zurückgeschickt, genehmigt oder bedingt genehmigt wurden.

Bei Suchen nach dem „Genehmigungszustand“ basieren die Ergebnisse auf der letzten Genehmigungshandlung, die an der Genehmigung vorgenommen wurde. Die Genehmigungshandlung bezeichnet den Genehmigungszustand.

Wenn eine Genehmigung in F2 erstellt wird, bekommt sie auch dann den Zustand „Genehmigt“, wenn sie noch nicht gestartet wurde. Anschließend ändert sich der Zustand, wenn die Genehmigung zurückgesendet und dann wieder, wenn sie wiederaufgenommen wird.

Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Bedingt genehmigt“, wenn die Genehmigung zurückgesendet wird und beim nächsten Genehmiger wiederaufgenommen werden soll.

Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Zurückgeschickt“, wenn die Genehmigung zurückgesendet wird und bei „mir“ oder „Allen“ wiederaufgenommen werden soll.

Der Genehmigungszustand ändert sich zu „Genehmigt“, wenn die Genehmigung wiederaufgenommen wird und wenn sie endgültig genehmigt wurde.

Abhängig davon, welche Suchfelder ausgefüllt wurden, können Sie bestimmte Genehmigungssuchen durchführen. Sie können zum Beispiel nach Folgendem suchen:

Meine aktiven Genehmigungen
Meine abgeschlossenen Genehmigungen
Alle Genehmigungen, wofür ich verantwortlich bin/war
Genehmigungstyp
Genehmigungsstatus (Zurückgeschickt, Genehmigt, Bedingt genehmigt)
Genehmigungsfrist

Weitere Informationen zum Durchführen und Speichern von Suchen in F2 finden Sie unter Suchen.

Zugriff auf Genehmigungen in der Vorschau

Durch Klicken auf Genehmigungen in der Listenübersicht im Hauptfenster werden Ihnen sämtliche aktiven Genehmigungen, auf die Sie Zugriff haben, angezeigt.

Wenn Sie in der Ergebnisliste auf ein Genehmigungsdokument klicken, wird Ihnen auf der rechten Seite eine Vorschau des Dokuments angezeigt. Dafür muss die Vorschaufunktion aktiviert sein, welche Sie im Reiter „Einstellungen“ aktivieren können.

Durch Klicken auf den Reiter Genehmigung in der Vorschau, wird Ihnen eine Übersicht der Genehmigung und ein Log des Genehmigungsverlaufs angezeigt.

Abbildung 3. Vorschauanzeige einer Genehmigung im Hauptfenster

Sie haben die Möglichkeit, Genehmigungen direkt in der Vorschau zu bearbeiten. Das heißt, Sie können genehmigen oder zurücksenden und Kommentare hinzufügen, ohne die Genehmigung zu öffnen, wenn Sie der Genehmiger des aktuellen Schrittes sind.

Wenn die Genehmigung nicht gespeicherte Änderungen enthält und Sie ein anderes Dokument in der Liste auswählen, fragt F2 Sie, ob die Änderungen des Genehmigungsdokuments gespeichert werden sollen. Es ist nicht möglich, eine Vorschauänderung rückgängig zu machen. Daher ist es wichtig, Änderungen vor dem Ändern der Vorschau zu speichern oder zu verwerfen.