Aufbau der Genehmigung
Wenn Sie eine Genehmigung erstellt haben, öffnet sich automatisch das Genehmigungsdokument, in dem sich die Genehmigung befindet.
Das Genehmigungsdokument besteht aus:
Einer Reihe von Metadatenfeldern, die sich auf eine Genehmigung beziehen. Ihnen werden diese Metadaten am oberen Rand und auf der rechten Seite des Genehmigungsdokuments angezeigt. Die bestehen unter anderem aus dem Genehmigungsverlauf, wesentlichen Informationen zur Genehmigung und Handlungsoptionen für den Verantwortlichen und die Beteiligten.
Darüber hinaus kann ein Genehmigungsdokument angehängte Schriftstücke, Kommentare und vieles mehr enthalten.
Für den Verantwortlichen und die Genehmiger des Genehmigungsverlaufs bedeutet das, dass alle Informationen, welche die Genehmigung betreffen, auf nur einer Seite gesammelt angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie im Rahmen der Bearbeitung und Ausführung der Genehmigung gleichzeitig Bearbeitungen an der Genehmigung und Änderungen am Schriftstück vornehmen.
Im Reiter „Genehmigung“ können Sie Änderungen am Genehmigungsverlauf vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen am Genehmigungsverlauf vornehmen.
Metadaten der Genehmigung
Unter dem Band des Genehmigungsdokuments werden Ihnen folgenden Metadaten angezeigt:
Folgende Metadaten werden angezeigt:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Hier geben Sie den Betreff des Dokuments an, der als Überschrift für die Genehmigung übernommen wird. |
„Status“ |
Zeigt Ihnen der Genehmigungsstatus an. Wenn Sie auf das Symbol |
„Frist“ |
Gibt Ihnen das Datum und die Uhrzeit für die endgültige Genehmigung an. |
„Eilt“ |
Wenn der Verantwortliche die Genehmigung bei Erstellung als „Eilt“ markiert hat, wird Ihnen dies neben dem Fristdatum angezeigt. |
„Typ“ |
Zeigt Ihnen den Typ der Genehmigung an. Genehmigungstypen können, abhängig von den gewählten Einstellungen bei der Installation von F2, von einem Administrator durch die Verwaltung von Wertelisten definiert werden. Typen benutzen Sie zum Beispiel, um den Zweck einer Genehmigung zu verdeutlichen. |
Das Genehmigungsschriftstück
Unterhalb der Metadaten des Genehmigungsdokuments befindet sich das Genehmigungsschriftstück, wenn Sie dieses auf der rechten Seite des Dokumentenfensters ausgewählt haben.
Das Genehmigungsschriftstück unterscheidet sich vom Dokumentenschriftstück und kann eine Beschreibung dessen enthalten, worum es bei der Genehmigung geht. Die Textformatierungsmöglichkeiten im Genehmigungsschriftstück entsprechen denen des Dokumentenschriftstücks. Das Genehmigungsschriftstück kann Informationen für die erste Seite der Genehmigung enthalten.
Wenn Sie das Dokument, zu dem die Genehmigung gehört, als E-Mail versenden möchten, wird Ihnen nach wie vor das Dokumentenschriftstück als E-Mail-Text angezeigt. Das Genehmigungsschriftstück wird nicht mitgesendet, wenn Sie das Dokument per E-Mail an Externe versenden. Daher sollten Sie das Genehmigungsschriftstück als internes Schriftstück betrachten.
| Sie können Änderungen am Genehmigungsschriftstück vornehmen, wenn Sie Schreibzugriff auf die angehängten Schriftstücke des betreffenden Genehmigungsdokuments besitzen. |
Sie können das Genehmigungsschriftstück auch durch ein anderes Genehmigungsschriftstück ersetzen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster „Neue Genehmigung“ oder „Genehmigung bearbeiten“ auf Genehmigungsschriftstück ersetzen, je nachdem ob Sie einen neuen Genehmigungsverlauf erstellen oder eine vorhandene Genehmigung bearbeiten.
Nachdem Sie auf Genehmigungsschriftstück ersetzen geklickt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Genehmigungsschriftstück ersetzen“. Sie können im Drop-down-Menü eine neue Vorlage für das Genehmigungsschriftstück wählen.
| Die Anzahl der Vorlagen für Genehmigungsschriftstücke variiert von Organisation zu Organisation. Genehmigungsvorlagen, die von der gesamten Organisation genutzt werden sollen, werden in Zusammenarbeit mit cBrain eingerichtet. |
Wenn Sie ein neues Genehmigungsschriftstück ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK. Im Dialogfenster „Neue Genehmigung“/„Genehmigungsverlauf bearbeiten“ wird Ihnen nun angezeigt, dass Sie ein neues Genehmigungsschriftstück gewählt haben.
Um die Änderungen zu speichern, müssen Sie unten im Dialogfenster auf Speichern klicken.
Ein Hinweisfenster öffnet sich, das Sie darauf aufmerksam macht, dass das aktuelle Genehmigungsschriftstück überschrieben wird und eventuelle Änderungen, die daran vorgenommen wurden, verloren gehen werden.
Wenn Sie auf Ja klicken, wird das existierende Genehmigungsschriftstück mit dem gewählten Genehmigungsschriftstück überschrieben. Wählen Sie Nein, wenn Sie das Genehmigungsschriftstück doch nicht überschreiben möchten.
Das Dokumentenschriftstück
Sie öffnen das Dokumentenschriftstück, indem Sie es auf der rechten Seite im Dokumentenfenster markieren. Wenn Sie ein Genehmigungsdokument ohne Dokumentenschriftstück erstellt haben, können Sie dieses nachträglich noch hinzufügen. Das ist nützlich, wenn Sie das Genehmigungsschriftstück zum Beispiel als E-Mail versenden wollen, weil das Dokumentenschriftstück das Textfeld der E-Mail darstellt.
Bei der Konfiguration von F2 kann eingestellt werden, inwiefern Benutzer die Möglichkeit haben sollen, Genehmigungen ohne Dokumentenschriftstück zu erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Konfigurationen für F2 Genehmigungen.
Dokumentenschriftstück erstellen
Versetzen Sie das Dokument in den Lesemodus. Klicken Sie im Reiter „Erweitert“ des Dokumentenfensters auf Dokumentenschriftstück erstellen, um ein Dokumentenschriftstück im Genehmigungsschriftstück zu erstellen. Das Dokumentenschriftstück wird dadurch erstellt und erscheint unter dem Genehmigungsschriftstück. Sie können es nun wie gewohnt bearbeiten.
| Sie können das Dokumentenschriftstück nicht mehr löschen, nachdem Sie es im Genehmigungsschriftstück erstellt haben. |
