Änderungen am Genehmigungsverlauf vornehmen
Sie können einen laufenden Genehmigungsverlauf über den Reiter „Genehmigung“ bearbeiten. Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
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Zeigt Ihnen die aktuelle Versionsnummer des Genehmigungsschriftstücks, Dokumentenschriftstücks und eventuell. angehängter Schriftstücke in der Schriftstückauswahl an. Wenn Ihnen Schriftstückversionen angezeigt werden, können Sie den Genehmigungsverlauf nicht bearbeiten. F2 weist Sie durch das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster darauf hin. 
Abbildung 2. Genehmigungsverlauf bearbeiten
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Wenn Sie auf Schriftstückversionen ausblenden klicken, ändert sich der Menüpunkt wieder zu „Schriftstückversionen anzeigen“ und es werden Ihnen keine Versionsnummern mehr angezeigt. |
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Hiermit können Sie an einem bereits laufenden Genehmigungsverlauf Änderungen vornehmen. Sie können den Genehmigungsverlauf vollständig ändern, solange die Genehmigung noch nicht gestartet wurde. Wenn die Genehmigung bereits gestartet wurde, können Sie bereits genehmigte Schritte nicht mehr ändern. Nur der noch bevorstehende Teil des Verlaufs kann von Ihnen geändert werden, etwa indem Sie Schritte bearbeiten, löschen oder hinzufügen. Den Genehmigungsverlauf einer endgültig genehmigten Genehmigung können Sie nicht mehr ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigungsverlauf bearbeiten. |
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Diese Funktion gibt Ihnen, als am Genehmigungsverlauf nicht beteiligten Benutzer, die Möglichkeit, eine bestimmte Genehmigung zu übernehmen, zum Beispiel im Krankheitsfall oder aufgrund von Urlaub eines Beteiligten. Dies setzt allerdings voraus, dass Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen. Dadurch können Sie eine Genehmigung übernehmen und Benutzer an einzelnen Genehmigungsschritten ersetzen/entfernen, obwohl diese die Genehmigung bereits empfangen aber noch nicht genehmigt haben. In einem solchen Fall wird dem Dokument automatisch eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen hinzugefügt und die betroffenen Beteiligten (das heißt der Verantwortliche und die hinzugefügten/entfernten Beteiligten) werden über ihren Posteingang darüber benachrichtigt. Bereits genehmigte Schritte und damit verknüpfte Genehmiger können Sie nicht entfernen und/oder ersetzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigung übernehmen. |
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Hiermit stoppen Sie einen laufenden Genehmigungsverlauf und die Genehmigung wird aus der Suchliste „Genehmigungen“ im Hauptfenster entfernt. Wenn Sie eine Genehmigung annullieren, wird dieser automatisch eine Notiz hinzugefügt, die auf den Abbruch dieser Genehmigung hinweist. Sie können eine Genehmigung nur dann annullieren, wenn Sie Schreibzugriff auf das Genehmigungsdokument haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigung annullieren, erneut öffnen und löschen. |
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Hiermit öffnen Sie eine annullierte Genehmigung erneut. Die Genehmigung wird an dem Genehmigungsschritt wiederaufgenommen, an dem Sie diese annulliert haben. Die Genehmigung wird daraufhin wieder in der Liste „Genehmigungen“ im Hauptfenster aufgeführt. Der Menüpunkt „Genehmigung erneut öffnen“ ändert sich daraufhin automatisch zu „Die Genehmigung annullieren“. Die der Genehmigung zuvor hinzugefügte Notiz wird automatisch mit dem Hinweis aktualisiert, dass Sie die Genehmigung nach Abbruch wieder geöffnet haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigung annullieren, erneut öffnen und löschen. |
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Wenn Sie Schreibzugriff auf das Genehmigungsdokument haben, können Sie eine Genehmigung annullieren und danach auch löschen. Sie können eine Genehmigung nur dann löschen, wenn Sie diese zuvor annulliert haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigung annullieren, erneut öffnen und löschen. |
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Hiermit werden Ihnen die neuesten Änderungen/Ergänzungen in der Genehmigung angezeigt. |
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Hiermit erstellen Sie eine PDF-Version der aktuellen Genehmigung, die das Genehmigungsschriftstück und die Genehmigungsinformationen enthält. Weitere Information hierzu finden Sie unter Genehmigung an externen Beteiligten senden. |
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Hiermit öffnen Sie das Dialogfenster „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“. Über dieses Dialogfenster können Sie zusätzliche Benachrichtigungen für Genehmigungsteilnehmer verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf der Genehmigung verwalten. |
Genehmigungsverlauf bearbeiten
Wenn der Genehmigungsverlauf in Gang ist, können Sie Änderungen am Verlauf und den Metadaten der Genehmigung vornehmen. Sie können allerdings keine Schritte bearbeiten, die die Genehmigung bereits durchlaufen haben.
Wenn Sie auf Genehmigung bearbeiten im Reiter „Genehmigung“ klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Genehmigungsverlauf für [Name des Genehmigungsdokuments] bearbeiten“ (siehe folgende Abbildung).
Ausschließlich Benutzer mit Schreibzugriff auf das Dokument können den Genehmigungsverlauf bearbeiten.
Alle Änderungen am Genehmigungsverlauf werden im Bearbeitungslog festgehalten. Im Bearbeitungslog wird nicht angezeigt, welche Änderungen im Detail vorgenommen wurden, aber eine Notiz zeigt, dass „[Name des Benutzers] korrigiert die Genehmigung“. Es ist daher nützlich, wenn Sie Ihre Änderungen am Genehmigungsverlauf mit einer kurzen Beschreibung im Feld „Bemerkung“ erläutern. Die Bemerkung wird Ihnen unter der Zeile „[Name des Benutzers] korrigiert die Genehmigung“ angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Sie benötigen Schreibzugriff auf das Dokument, um Ihre Änderungen speichern zu können.
Genehmigung übernehmen
Die Übernahme einer Genehmigung kann zum Beispiel bei Abwesenheit oder Krankheit eines Beteiligten von Nutzen sein, da dessen Platz im Genehmigungsverlauf entfernt oder durch einen anderen Beteiligten eingenommen werden kann. Sie können die Genehmigung nur übernehmen, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen.
Wenn Sie auf Genehmigung übernehmen im Reiter „Genehmigung“ klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ (siehe folgende Abbildung). Im untenstehenden Dialogfenster wurde noch bei keinem Schritt genehmigt, weswegen alle Schritte der Genehmigung noch übernommen werden können.
Das Dialogfenster zeigt Ihnen den gesamten Genehmigungsverlauf. Das erste Feld markiert den Verantwortlichen und die nachfolgenden Felder zeigen die verschiedenen Schritte. Das blaue Feld ist der aktuelle Schritt.
Wenn Sie eine Genehmigung übernehmen, können Sie sowohl dem aktuellen als auch den nachfolgenden Schritten Genehmiger hinzufügen. Sie können auch neue Schritte nach dem aktuellen Schritt hinzufügen.
Sie können Genehmiger durch andere ersetzen und Genehmigungsschritte löschen. Genehmiger und Genehmigungsschritte können jedoch nicht ersetzt und/oder gelöscht werden, wenn die Schritte bereits genehmigt wurden.
Klicken Sie auf das Symbol zum Ersetzen eines Genehmigers 
, um das untenstehende Dialogfenster zu öffnen. Hier können Sie einen neuen Genehmiger aus dem Beteiligtenregister auswählen.
Sie können einen Kommentar schreiben, der im Bearbeitungslog der Genehmigung angezeigt wird. Wenn Sie keinen Kommentar im Feld „Bemerkung“ eintragen, wird im Bearbeitungslog lediglich aufgeführt, an welchem Schritt Sie die Genehmigung übernommen haben. Sie können die Kommentarfunktion also verwenden, um den Hintergrund Ihrer Änderung zu erläutern.
Klicken Sie im Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ auf Speichern, um die Übernahme der Genehmigung abzuschließen. F2 fordert Sie zur Bestätigung Ihrer Änderungen auf.
F2 erstellt automatisch eine Notiz im Genehmigungsdokument bei Änderungen über die Funktion „Genehmigung übernehmen“.
Die Notiz beschreibt die durchgeführte Handlung. Zu den Empfängern der Notiz gehören:
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Der Benutzer, der die Genehmigung übernommen hat und Änderungen vorgenommen hat.
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Der Verantwortliche für die betreffende Genehmigung.
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Genehmiger, die aus der Genehmigung entfernt oder ersetzt wurden.
Genehmigung neu starten
Im Dialogfenster „Genehmigung übernehmen“ können Sie eine Genehmigung neu starten, wenn diese entweder über „Zurücksenden und bei mir wiederaufnehmen“ oder „Zurücksenden und nach mir wiederaufnehmen“ im Genehmigungsverlauf an Sie zurückgesendet wurde. Nur Benutzer mit vollem Schreibzugriff auf das Dokument können die Genehmigung neu starten.
Ein Neustart bedeutet, dass derjenige, der die Genehmigung übernimmt, die Möglichkeit bekommt, Schritte hinzuzufügen, sowie Genehmiger für den gesamten Genehmigungsverlauf hinzuzufügen oder auszutauschen, nicht nur für den Schritt desjenigen, der die Genehmigung zurücksendet.
Wenn derjenige, der die Genehmigung zurücksendet, „Zurücksenden und bei mir wiederaufnehmen“ oder „Zurücksenden und nach mir wiederaufnehmen“ wählt, erscheint im Dialogfenster die Schaltfläche Ab Schritt X neu starten. „X“ ist der Schritt, der nach dem Schritt folgt, zu dem die Genehmigung zurückgesendet wurde. In der untenstehenden Abbildung lautet der Text der Schaltfläche „Ab Schritt 1 neu starten“, da die Genehmigung zurück an den Verantwortlichen gesendet wurde, also noch vor Schritt 1.
Nach einem Klick auf „Ab Schritt X neu starten“ können Sie sowohl Schritte bearbeiten, die bereits genehmigt wurden, als auch den aktiven Schritt, von dem aus die Genehmigung zurückgesendet wurde. Darüber hinaus können Sie Schritte vor und zwischen bereits existierenden Schritten hinzufügen.
Der aktive Schritt, von dem aus die Genehmigung zurückgesendet wurde, kann nicht entfernt werden. Nach einem Neustart können Sie jedoch den Genehmiger dieses Schrittes ersetzen.
Die Abbildung unten zeigt Ihnen einige der Möglichkeiten nach dem Neustart einer Genehmigung.
| Ein Neustart setzt die Genehmigungshandlungen der Zwischenschritte zurück. Das bedeutet, dass Genehmiger, die beim Neustart nicht entfernt werden, erneut genehmigen müssen. |
Genehmigung annullieren, erneut öffnen und löschen
Wenn Sie eine Genehmigung annullieren, wird diese aus der Suchliste über aktive Genehmigungen sowie das Genehmigungsschriftstück aus dem Dokument entfernt. Darüber hinaus wird automatisch eine Notiz erstellt, die auf das Annullieren der Genehmigung hinweist. Zu den Empfängern der Notiz gehören:
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Der Benutzer, der die Genehmigung annulliert hat.
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Der Benutzer, der für die Genehmigung verantwortlich ist.
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Genehmiger, welche die Genehmigung bereits bearbeitet haben.
Darüber hinaus erhalten der verantwortliche Benutzer und Genehmiger das Dokument in ihren Posteingängen, um über die Annullierung informiert zu werden.
Sie können die Notiz auch aus dem Genehmigungsdokument einsehen. Die Notiz ist für jeden Benutzer sichtbar, der Zugriff auf das Dokument hat.
Annullierte Genehmigungen sind inaktiv und können jederzeit erneut geöffnet werden. Das Genehmigungsdokument und der erstellte Genehmigungsverlauf gehen nach wie vor aus dem Dokument hervor.
Um die Genehmigung wieder zu öffnen, klicken Sie im Reiter „Genehmigung“ auf Genehmigung erneut öffnen. Daraufhin wird der Genehmigungsverlauf wiederaufgenommen und das Genehmigungsschriftstück dem Dokument erneut hinzugefügt. Der Genehmigung wird eine Notiz mit der Information hinzugefügt, dass die Genehmigung wieder geöffnet wurde.
Es ist möglich, nach annullierten Genehmigungen zu suchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Spezifische Suchen nach Genehmigungen durchführen.
Sie können Genehmigungen erst dann löschen, wenn Sie diese annulliert haben. Vor dem Löschen fragt F2 Sie, ob Sie die Genehmigung löschen möchten. Sie können die Handlung nicht rückgängig machen.
Wenn Sie eine Genehmigung löschen, wird das Genehmigungsdokument in ein gewöhnliches Dokument umgewandelt. Dabei bleiben Schriftstücke, das Dokumentenschriftstück und andere Metadaten erhalten, jedoch nicht das Genehmigungsschriftstück. Bei Bedarf können Sie eine neue Genehmigung auf dem Dokument erstellen.