Genehmigung erstellen

Eine neue Genehmigung können Sie auch bei dem Erstellen eines neuen Dokuments über das Dialogfenster „Neues Dokument“ erstellen.

Klicken Sie auf Genehmigung hinzufügen, um eine Genehmigung hinzuzufügen und die Felder „Genehmigungsvorlage“ und „Genehmigungsfrist“ angezeigt zu bekommen.

Füllen Sie das Dialogfenster auf die gleiche Weise aus, wie das Dialogfenster „Neue Genehmigung“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Genehmigung über das Hauptfenster erstellen. Über das Dialogfenster „Neues Dokument“ können Sie jedoch nicht ein Genehmigungsschriftstück ohne ein Dokumentenschriftstück erstellen.

Klicken Sie auf das Kreuz neben „Genehmigung“ (siehe vorige Abbildung), um das Erstellen einer Genehmigung für das neue Dokument abzubrechen.

Bevor Sie eine Genehmigung starten, können Sie sowohl vor als auch nach einem existierenden Genehmigungsschritt neue Schritte einfügen. Bei Bedarf können Sie die einzelnen Genehmigungsschritte außerdem verschieben.

Zwischen allen Genehmigungsschritten gibt es die Funktion . Wenn Sie zwischen zwei bereits erstellten Genehmigungsschritten auf Schritt hinzufügen klicken, wird zwischen diesen beiden ein neuer Genehmigungsschritt eingefügt. Insgesamt können Sie zusätzliche Genehmigungsschritte vor, nach und zwischen bereits existierenden Genehmigungsschritten einfügen.

Durch Drag-and-Drop können Sie die Genehmigungsschritte auf- oder abwärts verschieben und somit die Reihenfolge der Genehmiger verändern. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf den blauen Balken beim betreffenden Genehmiger und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie dann den Genehmigungsschritt an die gewünschte Stelle. Eine dunkelblaue Linie zeigt Ihnen an, wohin Sie den Genehmigungsschritt verschieben, wenn Sie die linke Maustaste loslassen (siehe folgende Abbildung).

Wenn Sie die gedrückte Maustaste an der neuen Position loslassen, wird der betreffende Genehmigungsschritt mit den dazugehörigen Beteiligten und Metadaten an dieser Stelle eingefügt. Die Reihenfolge der Beteiligten wird somit geändert und die Nummerierung der Schritte automatisch angepasst. Diese Funktionalität erleichtert Ihnen das Erstellen und Ändern eines Genehmigungsverlaufs.

Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Wenn Sie einem Genehmigungsschritt einen Kopieempfänger hinzufügen, wird diesem die Genehmigung in seinem Posteingang angezeigt, sobald der Genehmigungsverlauf den entsprechenden Genehmigungsschritt des Kopieempfängers erreicht. Im folgenden Beispiel empfängt Florian Lutz als Kopieempfänger die Genehmigung in seinem Posteingang, sobald die Beteiligte Ioannis Floros die Genehmigung empfängt.

Kopieempfänger können eine Genehmigung weder genehmigen noch zurücksenden. Sie können aber die Genehmigung als gelesen markieren, sowie den Verantwortlichen durch einen Kommentar darauf aufmerksam machen, dass sie die Genehmigung gelesen haben.

Die Bearbeitungsfrist eines Kopieempfängers entspricht der Bearbeitungsfrist des betreffenden Schritts, die ab dem Zeitpunkt beginnt, an dem der Genehmigende des Schrittes den Genehmigungsverlauf erhält, und endet, wenn die Genehmigung genehmigt oder zurückgesendet wird.

Kopieempfänger können eine Genehmigung auf zwei Arten bearbeiten:

Sobald Sie als Kopieempfänger eine Genehmigung als gelesen markiert haben, wird vor Ihrem Namen ein Augensymbol angezeigt und im Bearbeitungslog der Genehmigung vermerkt, dass sie die Genehmigung als gelesen gekennzeichnet haben.

Sie können individuelle Beteiligte oder eine Org.Einheit als Kopieempfänger für einen Genehmigungsschritt eintragen.

Sie können Genehmigern Schreibzugriff auf den Vorgang des Genehmigungsdokuments geben.

Dies können Sie durch ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Genehmigern dieses Schritts Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments geben“ beim relevanten Genehmigungsschritt aktivieren, wenn Sie eine Genehmigung erstellen oder bearbeiten.

Wenn Sie die Genehmigung als Vorlage speichern, wird diese Einstellung automatisch übernommen.

Der Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments wird automatisch entfernt, wenn das Dokument endgültig genehmigt wird.

Sie verwalten Benachrichtigungen auf der Genehmigung über das Dialogfenster „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“.

Das Dialogfenster öffnen Sie über den Menüpunkt „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“. Alternativ klicken Sie im Dialogfenster „Neue Genehmigung“ auf „Benachrichtigungen auf der Genehmigung verwalten“.

Daraufhin können Sie Benachrichtigungen für jeden Schritt über das Dialogfenster „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“ festlegen.

Markieren Sie einen Schritt und wählen Sie nachfolgende Anpassen aus. Die folgende Abbildung stellt das Dialogfenster „Genehmiger anpassen“ dar, in dem ein Schritt mit mehreren Genehmigern ausgewählt wurde.

Im Dialogfenster „Genehmigungsverlauf für [Name der Genehmigung] bearbeiten“ können Sie auch die Benachrichtigungen für jeden Schritt festlegen, indem Sie auf Zusätzliche Benachrichtigungen für Benutzer dieses Schrittes anpassen klicken. Dieses Dialogfenster erscheint beim Erstellen einer Genehmigung oder wenn Sie unter dem Reiter „Genehmigung“ im Dokumentenfenster auf den Menüpunkt „Genehmigung bearbeiten“ klicken.

Des Weiteren können Sie über das Dialogfenster „Benachrichtigungen auf der Genehmigung“ zusätzliche Benachrichtigungen für Abonnenten der Genehmigung verwalten. Wählen Sie dazu den Reiter „Abonnenten“ aus. Ein Abonnent ist ein Benutzer, der nicht direkt am Genehmigungsverlauf beteiligt ist, jedoch Benachrichtigungen über die Genehmigung erhalten soll.

Hier können Sie Abonnenten hinzufügen, anpassen oder entfernen. Mit einem Klick auf Abonnenten hinzufügen öffnen Sie das untenstehende Dialogfenster.

Die folgende Tabelle zeigt an, welche Benutzer wann im Genehmigungsverlauf welche Benachrichtigungen erhalten können

Sie können Genehmigungsvorlagen bearbeiten oder löschen, indem Sie im Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster auf Genehmigungsvorlagen klicken.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Genehmigungsvorlagen“, das eine Übersicht jener Genehmigungsvorlagen anzeigt, die Sie einsehen, bearbeiten und löschen können.

Wenn Sie das Recht „Vorlagen verwalten“ besitzen, können Sie sowohl persönliche als auch geteilte Genehmigungsvorlagen einsehen. In der Spalte „Ablageort“ sehen Sie die Platzierung der jeweiligen Genehmigungsvorlage.

Um eine Genehmigungsvorlage zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die betreffende Vorlage im Dialogfenster und klicken auf Vorlage bearbeiten oder Löschen.

Sie können gelöschte Genehmigungsvorlagen nicht wiederherstellen, sondern müssen diese neu erstellen.

Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ können direkt im Dialogfenster „Genehmigungsvorlagen“ neue Genehmigungsvorlagen erstellen. Klicken Sie auf Neue Genehmigungsvorlage, um das Dialogfenster zu öffnen. Von hier aus kann ein Genehmigungsverlauf erstellt und als Vorlage gespeichert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Genehmigungsverlauf erstellen.

Sie können als Benutzer einstellen, welche Genehmigungsvorlagen Sie als Standardvorlage benutzen möchten. Klicken Sie hierzu auf den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster und wählen Sie den Menüpunkt Optionen. Mit einem Klick auf den Reiter Benutzer, können Sie im Drop-down-Menü „Standard-Genehmigungsvorlagen“ eine Genehmigungsvorlage wählen. Dies kann zum Beispiel sehr hilfreich sein, wenn Vorlagen in den Benutzereinstellungen erstellt oder bearbeitet werden.