Grundlegender Genehmigungsverlauf

Im Feld „Frist“ trägt Christoph „+14“ ein und drückt Enter, da die Antwort an diesem Tag erwartet wird.

Im Feld „Typ“ klickt Christoph auf den Abwärtspfeil und wählt Zur Genehmigung.

Im Feld „Genehmiger“ von Schritt 1 trägt Christoph den Namen des Büroleiters Bojan Frank ein, da er die erste ist, die den Antwortentwurf genehmigen soll.

Im Feld „Frist“ von Schritt 1 trägt Christoph „+10“ ein und drückt Enter. Christoph möchte damit sicherstellen, dass der Büroleiter den Entwurf früh genug genehmigt, sodass der Abteilungsleiter seine Genehmigung ebenfalls noch innerhalb der Frist erteilen kann.

Um nach dem Büroleiter einen weiteren Genehmiger hinzuzufügen, klickt Christoph unten links auf .

„Schritt 2“ ist nun hinzugefügt. Christoph trägt im Feld „Genehmiger“ von Schritt 2 den Namen des Abteilungsleiters, Haidar Skeif, ein, da er nach dem Büroleiter seine Genehmigung erteilen soll.

Damit ist der Genehmigungsverlauf erstellt und Christoph klickt auf Speichern.

Christoph ist nun zurück im Dokumentenfenster, in dem sich das Dokumentenschriftstück öffnet (siehe folgende Abbildung).

Als Folge der erstellten Genehmigung ist im Dokument nun außer dem Dokumentenschriftstück auch ein Genehmigungsschriftstück enthalten. Christoph klickt in der Dokumentenvorschau auf Genehmigungsschriftstück und schreibt in das Genehmigungsschriftstück: „Bitte den angehängten Antwortentwurf genehmigen“. Das Genehmigungsschriftstück wird in der folgenden Abbildung gezeigt.

Christoph klickt im Band des Dokumentenfensters auf Speichern.

Um den Genehmigungsverlauf zu starten, klickt Christoph in der Genehmigungsübersicht rechts im Dokumentenfenster auf Start.

Genehmiger an Schritt 1: Büroleiter Bojan Frank empfängt das Dokument mit der Genehmigung in seinem Posteingang. Das Dokument trägt den Betreff „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“.

Als er den Mauszeiger über das Genehmigungssymbol beim Dokument hält, stellt Christoph fest, dass dies eine Genehmigung ist und nun seine Genehmigung benötigt wird.

Er markiert das Dokument.

In der Vorschau des Genehmigungsschriftstücks rechts der Ergebnisliste liest Bojan, dass die Genehmigung den angehängten Antwortentwurf betrifft.

Über die Dokumentenvorschau öffnet Bojan die Frage und den Antwortentwurf, indem er zuerst auf das Word-Schriftstück „Bürgerfrage 244 – Überwachung von Bürgern“ und dann auf das Word-Schriftstück „Antwortentwurf zu Frage 244“ klickt.

Bojan liest beide Schriftstücke.

Bojan ist mit dem Antwortentwurf zufrieden und schließt beide Schriftstücke.

Bojan möchte den Antwortentwurf genehmigen.

Über die Dokumentenvorschau wählt Bojan den Reiter „Genehmigung“ aus, in dem die Schritte und das Log des Genehmigungsverlaufs angezeigt werden.

Bojan kann die Genehmigung direkt in der Vorschau bearbeiten. Er klickt deswegen auf Genehmigen und weiterleiten an Haidar Skeif.

Die Genehmigung hat damit Schritt 2 im Genehmigungsverlauf erreicht und liegt bei dem Abteilungsleiter Haidar Skeif.

Auf der linken Seite des Hauptfensters klickt Christoph auf die Standardsuche Genehmigungen, um das Dokument mit der Genehmigung aufzurufen.

Christoph findet das Dokument „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“ und markiert es.

Christoph sieht in der Spalte „Fortschrittslinie“, dass das Feld mit den Initialen des Abteilungsleiters (HSK) dunkelblau ist (außerdem sind die Initialen CCL fett gesetzt, da es Christophs eigene Initialen sind).

Die dunkelblaue Farbe des Felds mit den Initialen des Abteilungsleiters bedeutet, dass der Büroleiter Bojan Frank seine Genehmigung bereits erteilt hat, und dass der Antwortentwurf nun zur Genehmigung an Schritt 2 bei dem Abteilungsleiter Haidar Skeif liegt. In der Spalte „Platzierung“ wird auch die aktuelle Platzierung der Genehmigung angezeigt.

Abteilungsleiter Haidar Skeif empfängt das Dokument mit der Genehmigung in seinem Posteingang.

Haidar klickt doppelt in seinem Posteingang auf das Dokument „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“, um es zu öffnen.

Haidar liest in dem Genehmigungsschriftstück des Dokuments, dass er den angehängten Antwortentwurf genehmigen soll.

Haidar liest die beiden angehängten Schriftstücke, zum einen die Frage und zum anderen den Antwortentwurf.

Haidar möchte dem Antwortentwurf etwas hinzufügen. Da nur einige wenige Wörter fehlen, entscheidet Haidar, diese selbst im Schriftstück zu ergänzen. (Stattdessen hätte Haidar auch das Dokument an den Verantwortlichen Christoph Clausen zurücksenden können, mit einem Kommentar, in dem er ihn um die gewünschten Ergänzungen bittet).

Im Schriftstück „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern” macht Haidar ihre Ergänzungen. Haidar speichert die Änderungen, schließt den Antwortentwurf und das Schriftstück mit der Frage.

Haidar ist nun zurück im Dokumentenfenster. Das Dialogfenster „Neue Version“ öffnet sich. Haidar klickt Ja, um eine neue Version des Dokuments zu erstellen.

Auf der rechten Seite des Dokuments trägt der Abteilungsleiter im Feld „Kommentar“ folgenden Kommentar ein: „Ich habe eine Bemerkung hinzugefügt“ und klickt auf das graue Speichern-Symbol rechts über dem Kommentarfeld.

Haidar klickt dann im Band des Dokuments auf Speichern und genehmigt den Antwortentwurf als letzter Genehmiger, indem er auf Endgültige Genehmigung klickt.

Christoph empfängt als Verantwortlicher (Ersteller der Genehmigung) das Dokument mit der Genehmigung in seinem Posteingang.

Christoph hält den Mauszeiger über das Genehmigungssymbol beim Dokument „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“ in seinem Posteingang und kann so sehen, dass die Genehmigung endgültig erteilt wurde (siehe folgende Abbildung).

Christoph sieht auch am Genehmigungssymbol selbst, dass die Genehmigung endgültig erteilt wurde. Das runde Symbol weist nun ein Urkundensymbol auf.

Damit ist die Genehmigung abgeschlossen.

Christoph möchte gerne wissen, ob im Genehmigungsverlauf Änderungen am Schriftstück „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“ vorgenommen wurden.

Christoph markiert in seinem Posteingang das Dokument „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“.

Christoph klickt doppelt auf das Dokument, um es zu öffnen.

Rechts im Dokumentenfenster, direkt oberhalb der einzelnen Genehmigungsschritte, klickt Christoph auf Log.

Christoph sieht nun eine Übersicht über alle Handlungen, die im Genehmigungsverlauf durchgeführt wurden. Hier liest Christoph, dass der Genehmiger an Schritt 2, Haidar SKeif, einen Kommentar geschrieben hat.

Christoph möchte gerne den ursprünglichen Antwortentwurf mit dem endgültig genehmigten Entwurf vergleichen. Dazu klickt er auf das Symbol für Schriftstückversionen, das sich oben rechts über dem Log befindet.

Christoph bemerkt, dass nun aus der Vorschau des Dokuments hervorgeht, dass das Schriftstück „Antwortentwurf zu Frage 244“ an Schritt 2 der Genehmigung als Version 4 von 4 vorliegt. Christoph öffnet diese Version durch einen Doppelklick auf das Schriftstück in der Dokumentenvorschau.

Christoph möchte außerdem gerne die ursprüngliche Version des Antwortentwurfs sehen und klickt deshalb im Log auf Bojan Frank (Schritt 1) hat genehmigt.

In der Schriftstückvorschau steht das Schriftstück „Antwortentwurf zu Frage 244“ nun als Version 2 von 3. Christoph öffnet auch diese Version.

Christoph hat die ursprüngliche und die endgültig genehmigte Version von „Antwortentwurf zu Frage 244 – Überwachung von Bürgern“ gelesen und hat sich einen vollständigen Überblick über die Änderungen verschafft, die vorgenommen wurden.

Christoph schließt beide Versionen des Schriftstücks und das Dokument.