Genehmigungsverlauf starten
Die Bearbeitung einer Genehmigung nehmen Sie auf der rechten Seite des Genehmigungsdokuments vor. Hier werden Ihnen alle Handlungsoptionen der Genehmigung gesammelt angezeigt.
Die Genehmigungsanzeige ist in zwei verschiedene Verlaufsübersichten aufgeteilt:
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„Schritt“: Hier sehen Sie die aktuelle Zuordnung der Genehmigung und können die eigentliche Bearbeitung der Genehmigung vornehmen.
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„Log“: Hier wird Ihnen eine Übersicht des Bearbeitungsverlaufs der Genehmigung und deren aktueller Status angezeigt. Im Abschnitt Bearbeitungslog wird das Log detailliert beschrieben.
Sie wechseln zwischen den Übersichten mit einem Klick auf Schritt oder Log.
Die Schritte im Genehmigungsverlauf werden Ihnen jeweils in einem eigenen Kasten angezeigt. Das oberste Kästchen der Liste zeigt Ihnen den Verantwortlichen, also den Beteiligten, der die Genehmigung erstellt hat.
Jeder verbleibende Schritt stellt einen Teil der Genehmigung mit den ausgewählten Genehmigenden dar.
Die Farbe zeigt Ihnen an, an welcher Stelle sich die Genehmigung gerade befindet. In diesem Beispiel ist das oberste Kästchen mit Andrei Popescu blau gefärbt. Die Genehmigung liegt also zurzeit bei Andrei Popescu.
Klicken Sie auf 
, um die Bearbeitungsoptionen, die Ihnen als Verantwortlicher oder Genehmiger zur Verfügung stehen, angezeigt zu bekommen.
Klicken Sie auf das Symbol 
, um die Bearbeitungsoptionen wieder zu verbergen.
| Dieses Symbol ist für Sie als Verantwortlicher oder Genehmiger nur dann sichtbar, wenn die Genehmigung sich gerade an Ihrem Genehmigungsschritt befindet. |
In der folgenden Tabelle werden die Funktionalitäten in der „Schritt“-Übersicht erläutert, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie einen Genehmigungsverlauf starten oder bearbeiten.
Verantwortlicher |
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Der Verantwortliche ist derjenige, der den Genehmigungsverlauf erstellt und gestartet hat. In diesem Fall handelt es sich um Andrei Popescu. Sie können relevante Informationen als einen Kommentar zur Genehmigung im Feld „Kommentar“ eintragen. Ihren Kommentar speichern Sie, indem Sie auf
Durch einen Klick auf Start starten Sie den Genehmigungsverlauf. |
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Schritt 1 |
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Schritt 1 ist der erste Genehmiger. In diesem Beispiel ist es Christoph Clausen. In diesem Genehmigungsschritt sind Kopieempfänger angegeben. In diesem Fall handelt es sich um Florian Lutz und Luisa Mann. |
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Schritt 2 |
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Schritt 2 ist der nächste Genehmiger im Genehmigungsverlauf. In diesem Fall handelt es sich um Leon Berger. Bei diesem Genehmigungsschritt wurde eine persönliche Frist für den Genehmiger angegeben (der 12-05-2021). |
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Schritt 3 |
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Schritt 3 sind die nächsten Genehmiger im Genehmigungsverlauf. Sie können mehrere Genehmiger an einem Genehmigungsschritt eintragen – in diesem Fall: Elias Pichler und Djamal Ertürk. |
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Bevor Sie als Genehmiger ein Dokument genehmigen oder zurücksenden, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, Ihre Änderungen zu speichern.
Das heißt, dass wenn Sie als Genehmiger an Ihrem Schritt im Genehmigungsverlauf Änderungen im Genehmigungsschriftstück und/oder eventuell vorhandenen angehängten Schriftstücke vorgenommen haben, öffnet sich das Dialogfenster „Änderungen speichern?“, wenn Sie das Dokument genehmigen oder zurücksenden möchten. Durch einen Klick auf OK werden Ihre Änderungen gespeichert.
Auf diese Weise vermeiden Sie, dass der nachfolgende Beteiligte über nicht gespeicherte Änderungen benachrichtigt wird.
Bearbeitungslog
Wenn Sie auf der rechten Seite des Genehmigungsschriftstücks auf Log klicken, wechselt die Anzeige von der Übersicht des Genehmigungsverlaufs und der verfügbaren Bearbeitungsoptionen zur Anzeige eines Bearbeitungslogs.
Im Bearbeitungslog sind alle Genehmigungshandlungen Schritt für Schritt festgehalten, die im Genehmigungsverlauf durchgeführt wurden.
Wenn Sie die Anzeige des Bearbeitungslogs ausgewählt haben, werden alle Ihren Handlungen fett markiert.
Mögliche Kommentare zu den einzelnen Genehmigungsschritten können Sie durch Klicken auf das Symbol Kommentar kopieren aus dem Bearbeitungslog kopieren. Die Kopie wird in der Windows-Zwischenablage gespeichert und kann mit Strg+V oder Rechtsklick und Einfügen in ein Dokument, einen Chat oder ähnliches eingefügt werden, wenn dies dort, wo die Kopie eingefügt werden soll, möglich ist.
Klicken Sie auf Mehr lesen, um den ganzen Kommentar zu lesen.
| Änderungen am Genehmigungsdokument und/oder angehängten Schriftstücken werden im Bearbeitungslog nicht aufgeführt. |
Im Namen von im Bearbeitungslog
Sie können im Namen eines anderen Benutzers oder einer Org.Einheit genehmigen, wenn Sie „Im Namen von“-Berechtigungen haben oder der betreffenden Org.Einheit angehören.
Im Bearbeitungslog wird angezeigt, welcher Benutzer eine Genehmigung im Namen eines anderen Benutzers oder einer Org.Einheit bearbeitet hat.
Weitere Informationen zur Zuweisung von „Im Namen von“-Berechtigungen finden Sie unter Einstellung und Einrichtung.
Schriftstückversionen einsehen
Im „Log“ können Sie ältere Versionen der Schriftstücke der Genehmigung einsehen. Sie können auch auf die älteren Schriftstückversionen unter dem Reiter „Genehmigung“ zugreifen.
Wenn Sie auf 
(„Schriftstückversionen anzeigen“) über dem Log klicken, wird über der Schriftstückauswahl die Dokumentenversion der Genehmigung angezeigt. Außerdem erscheinen vor jedem Schriftstück in der Liste zwei Zahlen in Klammern, die Ihnen die Versionsnummer des jeweiligen Schriftstücks anzeigen.
Über die Anzeige von Schriftstückversionen können Sie mittels eines Klicks auf die verschiedenen Bearbeitungsschritte im Bearbeitungslog sehen, welche Versionsnummer das Dokument beziehungsweise die verschiedenen damit verknüpften Schriftstücke zu einem gegebenen Zeitpunkt hatten. Dadurch können Sie die Entwicklung von Schriftstücken und neben der eigentlichen Genehmigung auch den Bearbeitungsablauf nachverfolgen. Sie können ebenfalls frühere Versionen von Schriftstücken aufrufen, wenn Ihnen diese in der Schriftstückauswahl angezeigt werden.
Die erste Zahl zeigt an, welche Schriftstückversion geöffnet oder angezeigt wird, wenn Sie auf das Schriftstück klicken. Die letzte Zahl zeigt an, wie viele Versionen des Schriftstücks insgesamt vorliegen. Wenn die Zahlen beispielsweise (1/2) lauten, heißt das, dass das Schriftstück in der ersten Version von zwei angezeigt wird.
Die früheren Versionen werden Ihnen ebenfalls in der Vorschau angezeigt, sodass Sie das Schriftstück nicht öffnen müssen, um eine frühere Version ansehen zu können. Dies erleichtert Ihnen den Vergleich von Versionen und die fortlaufende Ausarbeitung der zur Genehmigung gehörigen Schriftstücke.
Bei jeder Aktualisierung des Schriftstücks wird eine neue Version erstellt. Dementsprechend wird die Dokumentenversion geändert, wenn Sie am eigentlichen Genehmigungsdokument oder am Genehmigungsverlauf Änderungen vornehmen.
Die Versionsanzeige deaktivieren Sie durch einen erneuten Klick auf („Schriftstückversionen anzeigen“).
| Während die Schriftstückversionsanzeige aktiviert ist, können Sie weder das Genehmigungsdokument noch den Genehmigungsverlauf bearbeiten. |
Beim Löschen eines Schriftstücks eine neue Dokumentenversion erstellen
Wenn andere Benutzer dem Genehmigungsverlauf angehängte Schriftstücke löschen, können Sie eine neue Version des Dokuments erstellen.
Wenn ein Schriftstück gelöscht wird, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie eine neue Version des Dokuments erstellen kann.