Vorgang aus einer Vorgangsvorlage erstellen

Sie greifen auf Vorgangsvorlagen über das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ zu. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel, wie das Dialogfenster aussehen könnte. Die Standardfelder hängen von der Einrichtung der Organisation ab. Weitere Informationen zum Erstellen eines Vorgangs finden Sie unter Vorgänge.

Wenn eine Vorgangsvorlage in einer Organisation erstellt wurde, ist sie über das Drop-down-Menü oben im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ zugänglich. Eine Vorgangsvorlage kann mit einer bestimmten Org.Einheit verbunden sein und für Benutzer außerhalb dieser Org.Einheit unsichtbar sein.

Abbildung 1. Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“*

Klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters, um eine Liste der verfügbaren Vorgangsvorlagen zu öffnen. Wenn eine Vorgangsvorlage speziell für Ihre Org.Einheit bestimmt ist, wird ihr Betreff fett gedruckt und der Name der Org.Einheit in Klammern hinzugefügt (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Drop-down-Menü für Vorgangsvorlagen*

Klicken Sie auf die gewünschte Vorgangsvorlage. Ähnlich wie die Standardfelder im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ sind einige Felder auf der Vorgangsvorlage teilweise obligatorisch oder optional auszufüllen.

Ein Feld kann auch vorausgefüllt sein. Diese Funktion ist zum Beispiel im Feld für Schlüsselwörter praktisch, wenn Sie häufig Vorgänge mit einem bestimmten Schlüsselwort erstellen.

Ein vorausgefülltes Feld kann gesperrt sein, um zu verhindern, dass der Vorgangsersteller den Inhalt bearbeitet. Diese Funktion kann relevant sein, wenn der aus der Vorgangsvorlage erstellte Vorgang eine bestimmte Zugriffsbeschränkung aufweisen muss, die von einem Benutzer nicht geändert werden sollte. Ein gesperrtes Feld kann auch ausgeblendet werden, was nützlich sein kann, wenn dessen Inhalt für Sie während der Vorgangserstellung irrelevant ist.

Die Abbildung unten zeigt eine Vorgangsvorlage mit einer Reihe von Feldern.

Abbildung 3. Beispiel einer Vorgangsvorlage*

Die Felder dieses Beispiels einer Vorgangsvorlage werden Ihnen in der folgenden Tabelle beschrieben.

In der folgenden Tabelle werden die Felder, so wie sie im obigen Beispiel der Vorgangsvorlage konfiguriert sind, beschrieben. Die Optionen des Vorgangserstellers für jedes Feld hängen von der Konfiguration der Vorgangsvorlage ab. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Vorgangsvorlage finden Sie hier.

Feld	Beschreibung
„Betreff“	Hier tragen Sie den Betreff des Vorgangs ein. Dieses Feld ist immer obligatorisch.
„Aktenzeichen“	Hier geben Sie ein Aktenzeichen ein. Im obigen Beispiel ist das Feld rot, weil es in dieser Vorgangsvorlage obligatorisch ist. NOTE: F2 stellt eine eventuelle Zugriffsbeschränkung der Vorgangsvorlage über die Sicherheitsgruppe des Aktenzeichens. Wenn Sie ein Aktenzeichen mit einer dazugehörigen Sicherheitsgruppe eintragen, aber das Feld „Zugriffsbeschränkung“ der Vorgangsvorlage schon ausgefüllt wurde, wird die Sicherheitsgruppe des Aktenzeichens ungültig. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Auf Vorlagen basierende Zugriffsbeschränkungen für Vorgänge.
„Sonderzeichen“	Hier geben Sie ein Sonderzeichen ein. Im obigen Beispiel ist das Feld rot, weil es in dieser Vorgangsvorlage obligatorisch ist.
„Verantwortlich“	Im obigen Beispiel ist dieses Feld mit der Org.Einheit des Erstellers ausgefüllt. Das Feld kann nicht bearbeitet werden, was Sie daran erkennen können, dass das Feld grau hinterlegt ist.
„Schlüsselwort“	Hier geben Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter ein. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.
„Frist“	Hier geben Sie eine Frist ein. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.
„Ergänzende Sachbearbeiter“	Hier wählen Sie Benutzer, Org.Einheiten, Teams oder Verteilerlisten aus, die Zugriff auf den Vorgang haben sollen. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.

Feld

Beschreibung

„Betreff“

Hier tragen Sie den Betreff des Vorgangs ein. Dieses Feld ist immer obligatorisch.

„Aktenzeichen“

Hier geben Sie ein Aktenzeichen ein. Im obigen Beispiel ist das Feld rot, weil es in dieser Vorgangsvorlage obligatorisch ist.

NOTE: F2 stellt eine eventuelle Zugriffsbeschränkung der Vorgangsvorlage über die Sicherheitsgruppe des Aktenzeichens. Wenn Sie ein Aktenzeichen mit einer dazugehörigen Sicherheitsgruppe eintragen, aber das Feld „Zugriffsbeschränkung“ der Vorgangsvorlage schon ausgefüllt wurde, wird die Sicherheitsgruppe des Aktenzeichens ungültig. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Auf Vorlagen basierende Zugriffsbeschränkungen für Vorgänge.

„Sonderzeichen“

Hier geben Sie ein Sonderzeichen ein. Im obigen Beispiel ist das Feld rot, weil es in dieser Vorgangsvorlage obligatorisch ist.

„Verantwortlich“

Im obigen Beispiel ist dieses Feld mit der Org.Einheit des Erstellers ausgefüllt. Das Feld kann nicht bearbeitet werden, was Sie daran erkennen können, dass das Feld grau hinterlegt ist.

„Schlüsselwort“

Hier geben Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter ein. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.

„Frist“

Hier geben Sie eine Frist ein. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.

„Ergänzende Sachbearbeiter“

Hier wählen Sie Benutzer, Org.Einheiten, Teams oder Verteilerlisten aus, die Zugriff auf den Vorgang haben sollen. Im obigen Bespiel ist das Feld optional und kann leer bleiben.

Nachdem die Pflichtfelder der Vorgangsvorlage und eventuell optionale Felder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu erstellen.

Beim Erstellen eines Vorgangs aus einer empfangenen E-Mail heraus, können Sie eine Vorgangsvorlage einrichten, die automatisch den Absender der E-Mail in das Feld „Vorgangsbeteiligter“ im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ einsetzt. Dazu benutzen Sie den Installationsbezug „Absender“. Diesen können Sie ausschließlich im Feld „Vorgangsbeteiligte“ in der Vorgangsvorlage nutzen.