Band des Vorgangsfensters

Die Menüpunkte für das Arbeiten mit Vorgängen befinden sich im Band des Vorgangsfensters.

Abbildung 1. Das Band des Vorgangsfensters

In der folgenden Tabelle werden die Menüpunkte des Bands im Vorgangsfenster detailliert beschrieben.

Funktion

Beschreibung

Sie können zwischen dem Haupt-, Vorgangs- und Dokumentenfenster hin- und herwechseln, indem Sie auf das gewünschte Fenster klicken.

Standardmäßig können Sie auch zu den Reitern des Vorgangs navigieren, „Vorgang“ und „Beteiligte“. Wenn in Ihrer F2-Installation ein oder mehrere Zukaufsmodule installiert sind, beispielsweise F2 Manager, können Sie auch über das Drop-down-Menü bei Vorgang zu diesen navigieren (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Navigation zu Beteiligten und Zukaufsmodulen

Der Menüpunkt „Dokument“ wird erst aktiviert, wenn Sie mindestens ein Dokument geöffnet haben.

Über Bearbeiten versetzen Sie den Vorgang in den Bearbeitungsmodus. Dies können Sie, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf den Vorgang haben. Damit können Sie auch die Metadaten des Vorgangs ändern.

Abbrechen wird aktiviert, wenn Sie den Vorgang in den Bearbeitungsmodus versetzt haben. Wenn Sie darauf klicken, werden alle Änderungen, die nach dem Versetzen des Vorgangs in Bearbeitungszustand vorgenommen wurden, verworfen.

Löschen löscht den Vorgang und die verknüpften Dokumente. Sie benötigen das Recht „Vorgänge löschen“ oder die Rolle „Kann alles im Vorgang löschen“, um diese Funktion verwenden zu können. Weitere Informationen zur Rolle und zum Recht finden Sie im Abschnitt Vorgang löschen.

Änderungen speichern Sie durch Klicken auf Speichern. Die Schaltfläche wird aktiviert, wenn sich der Vorgang im Bearbeitungsmodus befindet und wird dort angezeigt, wo Bearbeiten vorher stand.

Öffnet das Dialogfenster „Neues Dokument“, in dem Sie ein neues Dokument erstellen können.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.

Wenn Sie ein neues Dokument im Vorgangsfenster erstellen, wird es automatisch mit dem Vorgang verknüpft, sofern es im Dialogfenster „Neues Dokument“ nicht anders festgelegt wurde.

Dem Vorgang hinzufügen:

Neue E-Mail
Neues Schriftstück
Neue Genehmigung (Zukaufsmodul)

Weitere Informationen zu den Funktionalitäten finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.

Aus dem Vorgangsfenster heraus erstellte, neue Objekte werden mit dem Vorgang verknüpft, sofern es in den jeweiligen Dialogfenstern nicht anders festgelegt wurde.

Dem Vorgang hinzufügen:

Neue Notiz: Weitere Informationen zu Notizen finden Sie im Abschnitt Neue Notiz.
Neuer Vermerk: Weitere Informationen zu Vermerken finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Neue Qualitätssicherung (Zukaufsmodul) Diese ist eine besondere Notiz, mit der Sie markieren können, ob zum Beispiel ein gewähltes Schlüsselwort und/oder ein Sonderzeichen qualitätsgesichert ist.

Aus dem Dialogfenster „Qualitätssicherung“ entnehmen Sie, durch wen und wann die Qualitätssicherung des Vorgangs vorgenommen wurde. Darüber hinaus können Sie eventuelle Bemerkungen einsehen.

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Qualitätssicherung“

Hiermit verknüpfen Sie eine Akteneinsicht mit dem Vorgang.

F2 Akteneinsicht, Erweitert ist ein Zukaufsmodul. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Akteneinsicht (Erweitert).

Hiermit machen Sie den Vorgang in F2 Manager (iPad) verfügbar.

F2 Manager ist ein Zukaufsmodul. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Manager.

Hiermit verknüpfen Sie einen Vorgangsverlauf mit dem Vorgang.

F2 Verfahrensunterstützung ist ein Zukaufsmodul. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von cBrain.

Den Vorgang abschließen. Hiermit ändern Sie den Status des Vorgangs von „In Bearbeitung“ in „Abgeschlossen“. F2 räumt gegebenenfalls die Dokumenten des Vorgangs auf.

Um einen Vorgang abschließen zu können, benötigen Sie das Recht „Vorgänge schließen". Weitere Informationen zum Recht und zum Standardverhalten beim Abschließen eines Vorgangs finden Sie im Abschnitt Vorgang abschließen.

Den Vorgang erneut öffnen.

Sie können den abgeschlossenen Vorgang erneut öffnen. Dafür benötigen Sie das Recht „Vorgang wieder eröffnen“, um einen Vorgang erneut öffnen zu können.

Hiermit können Sie die Ordnerstruktur eines Vorgangs anzeigen oder ausblenden.

Hiermit wird die Liste der Dokumente des Vorgangs aktualisiert. Die Aktualisierung können Sie ebenso durch Drücken der F5-Taste durchführen.

Mit dem Vorschauwähler wählen Sie, ob und wo im Vorgangsfenster Ihnen die Vorschau angezeigt werden soll. Die Einstellung hat keinen Einfluss auf die Vorschau des Hauptfensters, wirkt sich aber auf alle Vorgänge aus. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Vorschau der Dokumente und Schriftstücke des Vorgangs.

Hiermit aktivieren Sie die Autogruppierung der Dokumente des Vorgangs.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Suchen.

Hiermit bearbeiten Sie die Autogruppierung der Dokumente des Vorgangs.

Die Funktion wird deaktiviert, wenn Sie die Autogruppierung abwählen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Suchen.

Hiermit wird Ihnen das Ereignisprotokoll des Vorgangs angezeigt.

Zeigt Ihnen an, ob andere Vorgänge mit diesem verknüpft sind, und falls ja, welche.

Wählen Sie zwischen:

Beteiligtentypen: Zeigt die Beteiligten des Vorgangs an (Zukaufsmodul). Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Beteiligtentypen.
Alle Beteiligten des Vorgangs und dessen Dokumente anzeigen: Auflistung der Beteiligten, die im Vorgang und den Dokumenten des Vorgangs involviert sind. Darüber hinaus werden Ihnen die Zugriffniveaus der Beteiligten des Vorgangs und der Dokumente angezeigt.

Abbildung 4. Das Dialogfenster „Alle Beteiligten des Vorgangs und dessen Dokumente“

Wählen Sie zwischen:

Link zu diesem Vorgang kopieren: Hiermit erstellen Sie einen Link zum Vorgang.
Vorgangsnummer kopieren: Hiermit kopieren Sie die Nummer des Vorgangs.

Hiermit öffnen Sie das Suchwerkzeug cSearch (Zukaufsmodul).