Vorgang erstellen

Ein Vorgang in F2 ist immer mit einem oder mehreren Dokumenten verknüpft. Sie können einen Vorgang im Zusammenhang mit einem neuen Dokument erstellen oder ein existierendes Dokument mit einem neuen Vorgang verknüpfen. Wenn Sie einen Vorgang erstellen, wird diesem automatisch eine Nummer zugewiesen. Diese Nummer besteht aus dem Erstellungsjahr des Vorgangs sowie einer Nummer in der Reihe der erstellten Vorgänge in diesem Jahr. Als Beispiel ist der Vorgang mit der Nummer „2022-14“ der 14. Vorgang, der im Jahr 2022 erstellt wurde.

Neues Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, können Sie dieses einem neuen oder existierenden Vorgang hinzufügen. Sie erstellen einen neuen Vorgang aus dem Dialogfenster „Neues Dokument“ heraus, indem Sie im Feld „Vorgang“ entweder „+“ oder „Neuer Vorgang“ eingeben und danach mit Enter bestätigen.

Abbildung 1. Neues Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen

Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ öffnet sich und Sie benennen den Vorgang und fügen relevante Metadaten, wie zum Beispiel Aktenzeichen, Sonderzeichen und Vorgangsverlauf (Zukaufsmodul) hinzu. Abhängig von Ihrer F2-Konfiguration können Sie eine Vorgangsvorlage wählen, die bestimmt, welche Metadatenfelder ausgefüllt werden müssen.

Vorgangsvorlagen ist ein F2 Zukaufsmodul. Sie können, abhängig von den Arbeitsbereichen Ihrer Organisation, mehrere Vorgangsvorlagen in derselben F2-Installation verwenden. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Vorgangsvorlage für Vorgänge der Personalabteilung handeln, die ein spezifisches Aktenzeichen vorschlägt und automatisch eine Sicherheitsgruppe für den Vorgang festlegt. Weitere Informationen zu Vorgangsvorlagen finden unter F2 Vorgangsvorlagen (Editor).

Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Der Vorgang wird nun erstellt.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“

Ob bestimmte Felder im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ vorausgefüllt oder deren Ausfüllen obligatorisch sind, ist abhängig von der Einrichtung von F2, der Vorgangsvorlage und den Richtlinien Ihrer Organisation.

Existierendes Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen

Sie können ein existierendes Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen. Sie können die Verknüpfung entweder im Dokumentenfenster oder über das Kontextmenü im Hauptfenster vornehmen.

Geben Sie im Dokumentenfenster (wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet) entweder „+“ oder „Neuer Vorgang“ in das Feld „Vorgang“ ein und drücken Sie Enter. Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ öffnet sich (siehe Abbildung oben).

Abbildung 3. Das Feld "Vorgang" im Dokumentenfenster

Im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ geben Sie die relevanten Metadaten ein und klicken auf OK. Damit haben Sie einen Vorgang erstellt.

Wenn Sie ein bereits existierendes Dokument einem neuen Vorgang zuordnen, schlägt F2 bei der Vorgangserstellung vor, den Dokumentenbetreff als Vorgangsbetreff zu nutzen. Dieser kann sowohl vor als auch nach der Erstellung des neuen Vorgangs geändert werden.

Über eine Konfiguration können Sie einstellen, dass Ihnen eine Warnung angezeigt wird, wenn in F2 bereits ein Vorgang mit demselben Titel vorliegt. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Anschließend speichern Sie das Dokument mit einem Klick auf Speichern und das Dokument wird mit dem neuen Vorgang verknüpft.

Sie können im Hauptfenster auch ein oder mehrere Dokumente mit einem neuen Vorgang verknüpfen. Markieren Sie hierzu das/die jeweilige(n) Dokument(e) in der Ergebnisliste im Hauptfenster und öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die markierten Dokumente das Kontextmenü. Klicken Sie auf Dokument einem Vorgang hinzufügen.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Dokument einem Vorgang hinzufügen“, in dem Sie im Feld „Vorgang“ „+“ oder „Neuer Vorgang“ schreiben. Wenn Sie Enter drücken, öffnet sich das Dialogfenster „Neuer Vorgang“.

Abbildung 4. Das Dialogfenster „Dokument einem Vorgang hinzufügen“

Im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ geben Sie die relevanten Metadaten ein und klicken auf OK. Damit haben Sie einen Vorgang erstellt.

Wenn der Vorgang erstellt wurde, klicken Sie auf OK im Dialogfenster „Dokument einem Vorgang hinzufügen“. Daraufhin werden die Dokumente einem neuen Vorgang hinzugefügt. Falls ein oder mehrere Dokumente bereits mit einem Vorgang verknüpft waren, werden diese in den neuen Vorgang verschoben.