Metadaten des Vorgangs anzeigen
Sie haben folgende Möglichkeiten, um sich einen Vorgang anzeigen zu lassen:
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Einfache Vorgangsansicht
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Erweiterte Vorgangsansicht
Das Layout des Vorgangs wird Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
Einfache Vorgangsansicht
Grundsätzlich öffnet sich der Vorgang in der einfachen Vorgangsansicht, es sei denn, dass Sie dies in Ihren persönlichen Einstellungen geändert haben. Einfache Vorgangsansicht bedeutet, dass einige Metadaten des Vorgangs nicht ausgeklappt sind.
Weitere Informationen zu den persönlichen Einstellungen finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Einen Vorgang können Sie durch Hinzufügen von Metadaten markieren. In der untenstehenden Tabelle werden die einzelnen Metadatenfelder, die Ihnen bei Vorgängen zur Verfügung stehen, beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Gibt Ihnen den Betreff des Vorgangs an. |
„Verantwortlicher“ |
Gibt Ihnen den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die für den Vorgang verantwortlich ist. Verantwortliche Benutzer oder Org.Einheiten können Änderungen an den Metadaten des Vorgangs vornehmen. |
„Status“ |
Gibt Ihnen an, ob der Vorgang in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. |
Erweiterte Vorgangsansicht
Die erweiterte Vorgangsansicht öffnen Sie durch Klicken auf 
„Felder ausblenden“ klicken, schließen Sie die erweiterte Vorgangsansicht. Hierzu können Sie ebenso Strg+L drücken, um die Vorgangsansicht zu erweitern oder schließen. Wenn die Vorgangsansicht erweitert ist, bedeutet dies, dass alle Metadatenfelder des Vorgangs ausgeklappt und daher sichtbar sind.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Felder der erweiterten Vorgangsansicht und deren Funktionen beschrieben.
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Erg. Sachbearbeiter“ |
Hier fügen Sie dem Vorgang Benutzer/Org.Einheiten/Teams als ergänzende Sachbearbeiter hinzu. Als ergänzender Sachbearbeiter eines Vorgangs erhalten Sie Zugriff auf den Vorgang und Berechtigungen, Metadaten des Vorgangs zu ändern. Sie können diese Berechtigungen nicht ändern, im Gegensatz zu dem Fall, wenn Sie einem Dokument als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. Benutzer, Org.Einheiten oder Teams werden nicht benachrichtigt, wenn sie einem Vorgang als ergänzende Sachbearbeiter hinzugefügt wurden. |
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„Zugriffsbeschränkung“ |
Als Vorgangsverantwortlicher haben Sie die Möglichkeit, den Zugriff auf den Vorgang und dessen Dokumente auf Sicherheitsgruppen, Benutzer, Org.Einheiten oder Teams des Vorgangs zu beschränken. Diese Zugriffsbeschränkung greift für die Dokumente des Vorgangs, die die Zugriffsbeschränkung „vererbt“ bekommen (Standard). Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkung auf Dokumente finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„Frist“ |
Gibt Ihnen die Frist für den Abschluss des Vorgangs an. |
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„Aktenzeichen“ |
Gibt Ihnen an, welches Aktenzeichen mit dem Vorgang verknüpft ist.
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„Schlüsselwort“ |
Schlüsselwörter nutzen Sie, um einen Vorgang zu markieren. Typischerweise tragen die Schlüsselwörter zum Stukturieren der Vorgänge in einer Organisation bei, sodass die Suche nach Vorgängen einfacher wird. |
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„Vorgangsbeteiligter“ |
Gibt Ihnen die Beteiligten an, die in den Vorgang involviert sind. Weitere Informationen zu Beteiligten finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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„BBNr.“ |
Gibt Ihnen an, ob der Vorgang eine einzelne Person oder ein Unternehmen betrifft. |
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„Sonderzeichen“ |
Gibt Ihnen das Sonderzeichen an, mit dem der Vorgang verknüpft ist.
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„Vorher. Vorgangs-Nr.“ |
Diese Nummer gibt Ihnen an, dass der Vorgang eine fortgesetzte Arbeit eines früheren Vorgangs darstellt. |
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„Externe ID“ |
Die Externe ID nutzen Sie zur weiteren Identifikation des Vorgangs. Zum Beispiel könnten Sie hier die Immatrikulationsnummer eines Studenten eintragen. |
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„Statusphase“ (Zukaufsmodul) |
Wenn Sie Statusphasen für Ihre Vorgänge nutzen, können Sie den Status angeben, den der Vorgang zu einem gegebenen Zeitpunkt hat. Die Frist des Vorgangs wechselt mit jeder Statusphase. Dadurch gewährleisten Sie, dass die Fristen von Teilaufgaben eingehalten werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Statusphasen. |
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„Externer Zugriff“ (Zukaufsmodul) |
Dieses Feld nutzen Sie, um Vorgänge mit externen Beteiligten zu teilen. Die Werte werden einer Werteliste entnommen und in Zusammenarbeit mit cBrain konfiguriert. |
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„Aussonderungsart“ |
Gibt Ihnen an, ob und wann der Vorgang nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums entfernt werden kann/soll.
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Schreibzugriff auf Metadaten des Vorgangs
Der Schreibzugriff auf Metadaten von Dokumenten und Vorgängen ist identisch. Das bedeutet, dass der Schreibzugriff auf Vorgänge unabhängig von der Rolle ist, mit der Sie angemeldet sind. Wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, müssen Sie sich nicht unter der Org.Einheit anmelden, um Schreibzugriff auf den Vorgang zu erhalten, sondern haben diesen automatisch durch Ihre Jobrollen.
Zugriffsbeschränkung auf Vorgänge
Sie können einen Vorgang aufrufen und darauf zugreifen, wenn Sie Lesezugriff auf mindestens eines der Dokumente des Vorgangs haben. Darüber hinaus können Sie Dokumente jedem gegebenen Vorgang zuordnen, es sei denn, dieser unterliegt eine Zugriffsbeschränkung. Sie können jedoch den Vorgang oder dessen Metadaten nicht bearbeiten, wenn Sie nicht Verantwortlicher oder ergänzender Sachbearbeiter des Vorgangs sind.
Wenn Sie keinen Zugriff auf den Vorgang haben und versuchen diesen zu öffnen, erscheint das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster.
Sie können den Zugriff auf einen Vorgang und verknüpfte Dokumente auf bestimmte Benutzer beschränken, indem Sie diese Benutzer, Sicherheitsgruppen, Org.Einheiten oder Teams im Feld „Zugriffsbeschränkung“ eintragen.
Die Zugriffsbeschränkung eines Vorgangs wird standardmäßig auf die Dokumente des Vorgangs übertragen.
Im Feld „Vorgangszugriff beschränkt auf“ im Dokumentenfenster finden Sie Informationen zur Zugriffsbeschränkung des Vorgangs.
Wenn Sie den Mauszeiger über das Hilfesymbol 
beim Kontrollkästchen „Vorgangszugriff“ halten, informiert ein Tooltipp Sie auch darüber, dass die Zugriffsbeschränkung des Vorgangs auf das Dokument übertragen wird.
Weitere Informationen zu Zugriffsbeschränkungen auf Dokumente finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.