Der Bericht „Termingerechter Verlauf von Vorgängen“

Der Bericht „Termingerechter Verlauf von Vorgängen“ extrahiert Daten zur Bearbeitungszeit und Fristeinhaltung von Vorgängen.

Standardeinrichtungen

Für jede Einrichtung wurden Beschränkungen definiert, die einen genauen Auszug gewährleisten sollen. Sie können weitere Beschränkungen hinzufügen, wenn Sie Daten beispielsweise zu einer bestimmten Org.Einheit oder einem bestimmten Benutzer extrahieren möchten.

Die Einrichtungen und die dazugehörigen Beschränkungen werden Ihnen im Folgenden beschrieben.

Die Standardeinrichtung „Vorlage”

Die Einrichtung „Vorlage” zeigt Ihnen an, inwieweit die Vorgangsbearbeitung in der Org.Einheit oder Behörde termingerecht verläuft.

Folgende Spalten sind in der Einrichtung enthalten:

Spalte	Beschreibung
Vorgangsnr.	Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.
Behörde	Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.
Verantwortliche Org.Einheit	Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.
Sachbearbeiter	Gibt den für den Vorgang verantwortlichen Sachbearbeiter an.
Bearbeitungszeit	Gibt die Anzahl ganzer Tage an, in denen der Vorgang bearbeitet wurde.
Fristlänge	Gibt die Anzahl ganzer Tage an zwischen dem Tag, an dem das erste Dokument zum Vorgang hinzugefügt wurde, bis zur festgelegten Frist für den Vorgang.
Frist eingehalten	Gibt an, ob die Frist des Vorgangs eingehalten wurde.
Frist überschritten	Gibt die Anzahl ganzer Tage an, mit der die Vorgangsbearbeitung die Frist überschritten hat.

Spalte

Beschreibung

Vorgangsnr.

Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.

Behörde

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.

Verantwortliche Org.Einheit

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.

Sachbearbeiter

Gibt den für den Vorgang verantwortlichen Sachbearbeiter an.

Bearbeitungszeit

Gibt die Anzahl ganzer Tage an, in denen der Vorgang bearbeitet wurde.

Fristlänge

Gibt die Anzahl ganzer Tage an zwischen dem Tag, an dem das erste Dokument zum Vorgang hinzugefügt wurde, bis zur festgelegten Frist für den Vorgang.

Frist eingehalten

Gibt an, ob die Frist des Vorgangs eingehalten wurde.

Frist überschritten

Gibt die Anzahl ganzer Tage an, mit der die Vorgangsbearbeitung die Frist überschritten hat.

Einschränkungen von „Vorlage”

Mit den Einschränkungen der Einrichtung „Vorlage” geben Sie die Schlüsselwörter für die Start- und Enddokumente des Vorgangs ein, auf deren Grundlage die Bearbeitungszeit berechnet wird.

Folgende Einschränkungen sind einbezogen:

Einschränkung	Beschreibung
Schlüsselwort - Start = Schlüsselwort wählen	Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Startdokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.
Schlüsselwort - Ende = Schlüsselwort wählen	Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Enddokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Einschränkung

Beschreibung

Schlüsselwort - Start = Schlüsselwort wählen

Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Startdokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Schlüsselwort - Ende = Schlüsselwort wählen

Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Enddokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Die Standardeinrichtungen „Vorlage – pro Behörde – Pro Jahr/Quartal/Monat”

Die Einrichtungen „Vorlage – pro Behörde – Pro Jahr/Quartal/Monat” gibt Ihnen einen Überblick über die abgeschlossenen Vorgänge der Behörde auf Jahres-, Quartals-, oder Monatsbasis.

Folgende Spalten sind in den Einrichtungen enthalten:

Spalte	Beschreibung
Behörde	Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.
Ende Jahr Ende Quartal Ende Monat	Gibt das Quartal/Jahr oder den Monat/Jahr an, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.
Anzahl	Sammelt identische Ergebnisse in den ausgewählten Spalten und schickt die Summe zurück.

Spalte

Beschreibung

Behörde

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.

Ende Jahr

Ende Quartal

Ende Monat

Gibt das Quartal/Jahr oder den Monat/Jahr an, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Anzahl

Sammelt identische Ergebnisse in den ausgewählten Spalten und schickt die Summe zurück.

Einschränkungen von „Vorlage – pro Behörde – Pro Jahr/Quartal/Monat”

Mit den Einschränkungen der Einrichtungen „Vorlage – pro Behörde – Pro Jahr/Quartal/Monat” geben Sie die Schlüsselwörter für die Start- und Enddokumente eines Vorgangs an.

Folgende Einschränkungen sind einbezogen:

Einschränkung	Beschreibung
Schlüsselwort - Start = Schlüsselwort wählen	Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Startdokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.
Schlüsselwort - Ende = Schlüsselwort wählen	Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Enddokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Einschränkung

Beschreibung

Schlüsselwort - Start = Schlüsselwort wählen

Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Startdokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Schlüsselwort - Ende = Schlüsselwort wählen

Wählen Sie das Schlüsselwort, das mit dem „Enddokument“ des Vorgangs verknüpft sein soll.

Übersicht über Spalten

Spalten, die im Bericht „Termingerechter Verlauf von Vorgängen“ verfügbar sind, enthalten folgende Details:

Name: Name der Spalte in der cPort-Übersicht und bei Datenauszügen direkt in cPort und Excel.
Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.
Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).
Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.

Name	Beschreibung	Format	Beispiele
Vorgangsnr.	Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.	Zahl	2021 - 3 2021 - 57
Betreff	Gibt den Betreff des Vorgangs an.	Text	Vorstandssitzung IFG Anfragen
Datum erstellt	Gibt das Datum der Erstellung des Vorgangs an.	Datum	09/05/2021 10:16:28 23/10/2020 15:56:20
Datum abge-schlossen	Gibt das Datum der Fertigstellung des Vorgangs an.	Datum	09/05/2021 10:16:28 23/10/2020 15:56:20
Status	Gibt den Status des Vorgangs an.	Text	In Bearbeitung Abgeschlossen
Schlüsselwort	Das oder die Schlüsselwörter, die in dem Feld „Schlüsselwort“ des Vorgangs angegeben sind.	Text	Beschluss Personal; Lohn
Aktenzeichen	Gibt das Aktenzeichen des Vorgangs an.	Text	Gewerbe-bedingungen 07 – Abfall und Recycling
Behörde	Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.	Text	Dok Behörde Digitale Behörde
Verantwort-liche Org. Einheit	Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.	Text	Personalabteilung Qualitätskontrolle
Sach-bearbeiter	Gibt den für Vorgang verantwortlichen Benutzer an.	Text	Florian Lutz Simone Meyer
Startdatum	Gibt das Datum der Erstellung des „Startdokuments“ für den Vorgang an.	Datum	09/05/2021 10:16:28 23/10/2020 15:56:20
Enddatum	Gibt das Datum der Erstellung des „Enddokuments“ für den Vorgang an.	Datum	09/05/2021 10:16:28 23/10/2020 15:56:20
Schlüsselwort – Start	Das erste Schlüsselwort, das im Feld „Schlüsselwort“ des „Startdokuments“ des Vorgangs angegeben ist.	Text	Beschluss Personal
Schlüsselwort – Ende	Das erste Schlüsselwort, das im Feld „Schlüsselwort“ des „Enddokuments“ des Vorgangs angegeben ist.	Text	Beschluss Personal
Frist	Gibt die Bearbeitungsfrist des Vorgangs an.	Datum	09/05/2021 10:16:28 23/10/2020 15:56:20
Fristlänge	Gibt die Anzahl Tage vom „Startdatum” des Vorgangs bis zur angegebenen „Frist” an.	Zahl	7 12
Bearbeitungs-zeit	Gibt die Anzahl Tage zwischen den Erstelldaten des „Startdokuments“ und des „Enddokuments“ eines Vorgangs an.	Zahl	7 12
Fristüber-schreitung	Gibt die Anzahl Tage, mit denen die „Bearbeitungszeit“ die „Fristlänge” überschreibt, an.	Zahl	7 12
Frist eingehalten	Gibt an, ob die Vorgangsfrist eingehalten wurde.	Text	Ja Nein
Start Jahr	Das Jahr, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2020
Start Monat	Das Jahr und der Monat, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2021-04
Start Quartal	Das Jahr und das Quartal, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2021-01 2020-04
Ende Jahr	Das Jahr, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2020
Ende Monat	Das Jahr und der Monat, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2021-04
Ende Quartal	Das Jahr und das Quartal, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.	Zahl	2021-01 2020-04
Start-dokument-ID	Dokumenten-ID des ersten Dokuments, das „Startdokuments“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.	Zahl	207 1053
Start-dokument	Betreff des ersten Dokuments, das „Startdokument“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.	Text	Bürgeranfrage Protokoll der Vorstandssitzung
Enddokument-ID	Dokumenten-ID des ersten Dokuments, das „Enddokuments“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.	Zahl	207 1053
Enddokument	Betreff des letzten Dokuments, das „Enddokument“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.	Text	Bürgeranfrage Protokoll der Vorstandssitzung
Anzahl	Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.	Zahl	2 34

Name

Beschreibung

Format

Beispiele

Vorgangsnr.

Gibt die Vorgangsnummer des Vorgangs an.

Zahl

2021 - 3

2021 - 57

Betreff

Gibt den Betreff des Vorgangs an.

Text

Vorstandssitzung

IFG Anfragen

Datum erstellt

Gibt das Datum der Erstellung des Vorgangs an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Datum
abge-schlossen

Gibt das Datum der Fertigstellung des Vorgangs an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Status

Gibt den Status des Vorgangs an.

Text

In Bearbeitung

Abgeschlossen

Schlüsselwort

Das oder die Schlüsselwörter, die in dem Feld „Schlüsselwort“ des Vorgangs angegeben sind.

Text

Beschluss

Personal; Lohn

Aktenzeichen

Gibt das Aktenzeichen des Vorgangs an.

Text

Gewerbe-bedingungen

07 – Abfall und Recycling

Behörde

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Behörde an.

Text

Dok Behörde

Digitale Behörde

Verantwort-liche Org. Einheit

Gibt die für den Vorgang verantwortliche Org.Einheit an.

Text

Personalabteilung

Qualitätskontrolle

Sach-bearbeiter

Gibt den für Vorgang verantwortlichen Benutzer an.

Text

Florian Lutz

Simone Meyer

Startdatum

Gibt das Datum der Erstellung des „Startdokuments“ für den Vorgang an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Enddatum

Gibt das Datum der Erstellung des „Enddokuments“ für den Vorgang an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Schlüsselwort – Start

Das erste Schlüsselwort, das im Feld „Schlüsselwort“ des „Startdokuments“ des Vorgangs angegeben ist.

Text

Beschluss

Personal

Schlüsselwort – Ende

Das erste Schlüsselwort, das im Feld „Schlüsselwort“ des „Enddokuments“ des Vorgangs angegeben ist.

Text

Beschluss

Personal

Frist

Gibt die Bearbeitungsfrist des Vorgangs an.

Datum

09/05/2021 10:16:28

23/10/2020 15:56:20

Fristlänge

Gibt die Anzahl Tage vom „Startdatum” des Vorgangs bis zur angegebenen „Frist” an.

Zahl

Bearbeitungs-zeit

Gibt die Anzahl Tage zwischen den Erstelldaten des „Startdokuments“ und des „Enddokuments“ eines Vorgangs an.

Zahl

Fristüber-schreitung

Gibt die Anzahl Tage, mit denen die „Bearbeitungszeit“ die „Fristlänge” überschreibt, an.

Zahl

Frist eingehalten

Gibt an, ob die Vorgangsfrist eingehalten wurde.

Text

Nein

Start Jahr

Das Jahr, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2020

Start Monat

Das Jahr und der Monat, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2021-04

Start Quartal

Das Jahr und das Quartal, in dem das „Startdokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2021-01

2020-04

Ende Jahr

Das Jahr, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2020

Ende Monat

Das Jahr und der Monat, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2021-04

Ende Quartal

Das Jahr und das Quartal, in dem das „Enddokument“ dem Vorgang hinzugefügt wurde.

Zahl

2021-01

2020-04

Start-dokument-ID

Dokumenten-ID des ersten Dokuments, das „Startdokuments“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.

Zahl

207

1053

Start-dokument

Betreff des ersten Dokuments, das „Startdokument“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.

Text

Bürgeranfrage

Protokoll der Vorstandssitzung

Enddokument-ID

Dokumenten-ID des ersten Dokuments, das „Enddokuments“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.

Zahl

207

1053

Enddokument

Betreff des letzten Dokuments, das „Enddokument“ des Vorgangs, das diesem hinzugefügt wurde.

Text

Bürgeranfrage

Protokoll der Vorstandssitzung

Anzahl

Addiert identische Ergebnisse in anderen Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Zahl