Bericht „Alle Dokumentenfelder“
Der Bericht „Alle Dokumentenfelder“ extrahiert alle Metadaten, die in Dokumenten vorhanden sind. Enthalten sind sowohl explizite als auch implizite Daten: Wenn zum Beispiel ein Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ auf dem Dokument angegeben ist, ist es möglich, sowohl den Namen des Benutzers (explizite Daten) mit der Spalte „Verantwortlicher“ zu extrahieren, als auch die Org.Einheit, in der der Benutzer eine Jobrolle hat (implizite Daten) mit der Spalte „Verantwortliche Org.Einheit“.
„Alle Dokumentenfelder“ sind mit einer einzigen Berichteinrichtung versehen, die alle Spalten umfasst und keine Beschränkungen hat.
Übersicht über Spalten
In der folgenden Tabelle sind die Spalten aufgeführt, die beim Einrichten des Berichts „Alle Dokumentenfelder“ verfügbar sind.
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Name: Name der Spalte in cPort und bei Datenauszügen direkt in F2 und nach Excel.
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Beschreibung: Beschreibung von Inhalt und Funktion der Spalte.
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Format: Angabe des zurückgegebenen Formats (Zahl, Text, Datum, u.v.m.).
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Beispiele: Beispiel für einen zurückgegebenen Wert.
Das Datum kann ein anderes Format haben als hier angegeben, wenn Sie es nach Excel exportieren. |
Einige Spalten sind mit den technischen Bezeichnungen der Elemente in F2 gefüllt, die nicht unbedingt die aus der F2-Schnittstelle bekannten Bezeichnungen sind. Dies ist unter anderem der Fall für den Registrierungsstatus des Dokuments. |
Name | Beschreibung | Format | Beispiele |
---|---|---|---|
Zugriff |
Zeigt das Zugriffsniveau des Dokuments an. |
Text |
Beteiligte Qualitätskontrolle (Org.Einheit) Alle |
Dokumenten-form |
Zeigt die Form des Dokuments an. |
Text |
Empfangene E-Mail Gesperrtes Dokument |
Dokumenten-nummer |
Gibt die fortlaufende Nummer an, die einem Dokument in Verbindung mit dessen Registrierung zugewiesen wurde. |
Zahl |
7 12 |
Dokumententyp |
Zeigt den Dokumententyp an, ob ein Dokument intern, eingehend oder ausgehend ist. |
Text |
Intern Ausgehend |
Aktuelle Platzierung |
Zeigt an, wo sich das Dokument im Augenblick befindet. |
Text |
Sachbearbeiter Org.Einheit |
Verantwortlicher | Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Verantwortlicher“ eines Dokuments angegeben ist. | Text | Florian Lutz Anna Schneider |
---|---|---|---|
Verantwortliche Org.Einheit |
Zeigt die verantwortliche Org.Einheit im Feld „Verantwortlicher“ des Dokumentenfensters an. Wenn ein Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ angegeben ist, wird hier die Org.Einheit des verantwortlichen Benutzers angezeigt. |
Text |
Qualität Digitalisierung |
Archivbereich |
Zeigt den Ort des Dokuments an:
|
Text |
Archiv Bibliothek |
Xbc |
Zeigt die Xbc-Empfänger eines E-Mail-Dokuments an. |
Text |
Simone Meyer Anna Schneider |
Anfrage |
Zeigt an, ob es eine Anfrage in dem Dokument gibt. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Anfrage abgeschlossen |
Zeigt an, ob eine Anfrage abgeschlossen ist. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Anfrageersteller |
Zeigt den Ersteller (Benutzer oder Org.Einheit) der Anfrage an. |
Text |
Anna Schneider Finanzen (Org.Einheit) |
Anfragefrist |
Zeigt das Datum und den Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ einer Anfrage angegeben wurde. |
Datum |
17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10 |
Anfrage-empfänger |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageempfänger“ einer Anfrage angegeben ist. |
Text |
Florian Lutz Qualitätskontrolle (Org.Einheit) |
Anfragestatus |
Zeigt den Status der Anfrage an. |
Text |
Gesendet Akzeptiert Ausgeführt |
Beschreibung |
Zeigt den Text an, der im Textfeld einer Anfrage eingetragen wurde. |
Text |
Könnten Sie eine Rede für unsere Aktionärs-versammlung ausarbeiten? |
Anfragetyp |
Gibt den Typ einer Anfrage an. |
Text |
Referatsantwort Zur Information |
Anfrage-ausführer |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche(r) im Feld „Anfrageausführender“ einer Anfrage angegeben ist. |
Text |
Florian Lutz Rechtsabteilung (Org.Einheit) |
Briefdatum |
Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Briefdatums“ eines Dokuments angegeben sind. |
Datum |
17/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10 |
Cc |
Zeigt Cc-Empfänger eines E-Mail-Dokuments an. |
Text |
Simone Meyer Florian Lutz |
BBNr. |
Zeigt eine BB-Nummer an. |
Zahl |
12345678 |
Schriftstücke gesperrt |
Zeigt an, ob Schriftstücke eines Dokuments gesperrt sind. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Externer Zugriff |
Zeigt den externen Zugriff auf ein Dokument an. |
Text |
Offen Teilweise offen Geschlossen |
E-Mail-Betreff |
Zeigt den Betreff eines E-Mail-Dokuments an. |
Text |
Zusammenfassung des Kundengesprächs |
Schlüsselwort |
Zeigt das oder die Schlüsselwörter an, die im Feld „Schlüsselwort“ eines Dokuments. |
Text Mehrere Schlüssel-wörter werden durch Semikolon voneinander getrennt |
Qualitätsbericht Klage; Akteneinsicht |
Erinnerungs-datum |
Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Erinnerungs-datum“ eines Dokuments angegeben sind. |
Datum |
26/01/2021 12:30:00 12/11/2020 08:45:10 |
Von |
Zeigt den Absender (Benutzer, externer Absender oder Org.Einheit) an, der im Feld „Von“ eines Dokuments angegeben ist. |
Text |
Simone Meyer Qualitätskontrolle (Org.Einheit) Florian Lutz |
Frist |
Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Frist“ eines Dokuments angegeben sind. |
Datum |
26/11/2020 12:30:00 |
Dokumenten-ID |
Zeigt die ID-Nr. des Dokuments an. |
Zahl |
38056 1241 |
Registriert |
Zeigt an, ob das Dokument registriert ist. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Empfangen am |
Zeigt Datum und Zeitpunkt an, die im Feld „Empfangen am“ eines Dokuments angegeben sind. |
Datum |
12/11/2020 08:45:10 |
Erstellt von |
Zeigt den Benutzer an, der das Dokument erstellt hat. |
Text |
Anna Schneider Florian Lutz |
Erstellt am |
Zeigt das Datum an, dass im Feld „Erstellt am“ eines Dokuments angegeben ist. |
Datum |
17/09/2020 |
Ursprünglicher Pfad |
Gibt den Pfad an, über den das Dokument mittels Schriftstückimport vom Server übertragen wurde. Sie können dadurch einsehen, wo das Schriftstück des Dokuments zuvor abgelegt war, bevor es in F2 importiert wurde. |
Text |
Server/Schriftstück |
Vermerke |
Zeigt an, ob sich ein Vermerk in einem Dokument befindet. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Vorgangs-schlüsselwort |
Zeigt das Schlüsselwort des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist. |
Text (mehrere Schlüssel-wörter werden durch Semikolon voneinander getrennt |
Qualitätsbericht Klage; Akteneinsicht |
Vorgangs-verlaufstyp |
Gibt den Typ des Vorgangsverlaufs des Vorgangs an, mit dem ein Dokument verknüpft ist. |
Text |
Staatsbürgerschaft Sachbearbeitung |
Vorgangshilfe |
Gibt an, ob die Vorgangshilfe im Dokument aktiviert ist. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Vorgangsordner |
Zeigt den Titel des Vorgangsordners an, in dem das Dokument abgelegt ist. |
Text |
4. Quartalstreffen Anhörung |
Vorgangs-nummer |
Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist. |
Zahl |
2021 - 746 |
Vorgangsbetreff |
Zeigt den Betreff des Vorgangs an, mit dem das Dokument verknüpft ist. |
Text |
Vorstandssitzung Kleine Anfrage |
Gesendet |
Zeigt Datum und Zeitpunkt an, wann das Dokument gesendet wurde. |
Datum |
17/10/2021 31/03/2020 |
Zuletzt geändert |
Zeigt Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung am Dokument an. |
Datum |
17/01/2021 31/03/2020 |
Sichere E-Mail |
Zeigt an, ob das E-Mail-Dokument an einen externen Empfänger sicher gesendet wurde. |
Text |
True (Ja) False (Nein) |
Gelöscht von |
Zeigt den Benutzer an, der das Dokument gelöscht hat. |
Text |
Simone Meyer Anna Schneider |
Status |
Gibt den Status eines Dokuments an. |
Text |
InProgress (In Bearbeitung) Closed (Abgeschlossen) |
Antwort auf: Dokumenten-ID |
Gibt die Dokumenten-ID des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet. |
Zahl |
2207 36985 |
Antwort auf: Dokumenten-betreff |
Gibt den Betreff des Dokuments an, auf das das Dokument antwortet. |
Text |
Zusammenfassung der Sitzung Ferienplanung |
Vorherige Vorgangsnr. |
Zeigt die Vorgangsnummer an, die im Feld „Vorherige Vorgangsnr.“ eingetragen des Dokuments ist. |
Zahl |
204513 2020 - 68 |
An |
Zeigt den Empfänger (Benutzer, externer Empfänger oder Org.Einheit) an. |
Text |
Simone Meyer Florian Lutz |
Betreff |
Zeigt den Betreff des Dokuments an. |
Text |
Beantwortung kleine Anfrage Bürgereingabe |
Versions-nummer |
Zeigt die Versionsnummer des Dokuments an. |
Zahl |
12 7 |
ID des weitergeleiteten Dokuments |
Zeigt die Dokumenten-ID des weitergeleiteten Dokuments an. |
Zahl |
2369 96785 |
Betreff des weitergeleiteten Dokuments |
Gibt den Betreff des weitergeleiteten Dokuments an. |
Text |
Bericht der Sitzung WG: Klage |
Ergänzende Sachbearbeiter |
Zeigt den Benutzer an, der im Feld „Erg. Sachbearbeiter“ im Dokument eingetragen ist. |
Text |
Simone Meyer Birgit Frigge |
Ergänzende Org.Einheiten |
Zeigt die Org.Einheit an, die im Feld „Erg. Org.Einheiten“ im Dokument eingetragen ist. |
Text |
Personalabteilung Administration |
Beteiligte |
Zeigt die Beteiligten an, die im Feld „Dokumentenbeteiligte“ eingetragen sind. |
Text |
Florian Lutz Simone Meyer |
Zugriffs-beschränkung des Dokuments |
Gibt die Zugriffsbeschränkung eines Dokuments an. |
Text |
Sicherheitsgruppe der Qualitätskontrolle Administration |
Übernommene Zugriffs-beschränkung vom Vorgang |
Gibt die Zugriffsbeschränkung an, die vom Vorgang übernommen wurde, mit dem das Dokuments verknüpft ist. |
Text |
Personal Intern Sicherheitsgruppe |
Extensions1-10 |
Gibt den Wert an, der in eventuell erweiterte Felder des Dokuments eingetragen ist. |
- |
- |
Anzahl |
Addiert identische Ergebnisse anderer Spalten und meldet die Summe zurück. Beachten Sie, dass die Spalten richtig zusammengestellt werden müssen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten. |
Zahl |
2 64 |