Einführung in F2 Datenaufräumung
Das Zukaufsmodul F2 Datenaufräumung erfüllt verschiedene Anforderungen an die Datenaufräumung und -löschung in Organisationen, die F2 verwenden. Datenschutzgesetze verpflichten Organisationen, Daten, einschließlich personenbezogener Daten, sicher zu speichern und sie anschließend gemäß den Richtlinien der Organisation zu löschen. Wenn Daten in ein anderes F2-System verschoben werden, beispielsweise im Zusammenhang mit einer Übertragung an das Bundesarchiv, kann es erforderlich sein, Vorgänge zu löschen. Dies trifft auch zu, wenn Vorgänge irrtümlich angelegt worden sind.
Vor diesem Hintergrund unterstützt F2 Datenaufräumung Ihre Organisation darin, kontinuierlich Listen über Vorgänge und Dokumente zu erstellen, die gelöscht werden können. So können Sie jederzeit Ihre Datenbank pflegen.
F2 Datenaufräumung ist ein Modul, das Sie beim Löschen von Vorgängen und Dokumenten Ihrer Organisation unterstützt, ohne eine Löschpolitik vorzugeben. Das Modul ist für umfassende, regelmäßige Löschprozesse von Listen vorgesehen, die Vorgänge beinhalten, welche basierend auf festgelegten Parametern wie Aussonderungsarten und Schlüsselwörtern gelöscht werden können. Einzelne Vorgänge, beispielsweise irrtümlich erstellte Duplikate, löschen Sie über das Vorgangsfenster wie unter Vorgänge beschrieben.
Benutzer, die auf F2 Datenaufräumung zugreifen können, können personenbezogene Daten von Beteiligten und eine Reihe ausgewählter Metadaten von Vorgängen und Dokumenten einsehen. Letztere sind relevant, um beurteilen zu können, ob ein Vorgang gelöscht werden kann. Die Metadaten umfassen unter anderem den verantwortlichen Benutzer und die verantwortliche Org.Einheit, Aussonderungsarten, Schlüsselwörter und Aktenzeichen. Das Modul gibt keinen Einblick in den Inhalt von Dokumenten oder angehängten Schriftstücken. Sie erhalten somit keinen unnötigen Zugriff auf personenbezogene Daten.
Weitere Details zum Zugriff finden Sie im Abschnitt Zugriff auf F2 Datenaufräumung, während sicherheitsrelevante Einschränkungen unter Sicherheit beschrieben werden. Eine Beschreibung, wie Sie Zugriff auf das Modul erhalten, und welche Konsequenzen dies für die Datensicherheit hat, sowie weitere Informationen zur Arbeit mit Aufräumsuchen finden Sie im Abschnitt Verwaltung von Aufräumsuchen. Die Durchführung des eigentlichen Aufräumprozesses inklusive der Möglichkeit, Berichte zu erstellen finden Sie im Abschnitt Alles auf Liste löschen.
Sicherheit
Wenn Sie Zugriff auf F2 Datenaufräumung haben, erhalten Sie möglicherweise auch Zugriff auf ausgewählte Metadaten aller Dokumente und Vorgänge Ihrer F2-Installation, sowie die Berechtigung, diese permanent zu löschen.
| Benutzer können Betreff, Verantwortlichen, Schlüsselwort und andere Metadaten von Dokumenten und Vorgängen einsehen. Wenn der Benutzer keinen Zugriff auf den Inhalt des Dokuments hat, erhält er diesen auch nicht über das Modul. Das gilt sowohl für das Dokumentenschriftstück als auch für angehängte Schriftstücke des Dokuments. |
Das Modul sieht sowohl eine Standardrolle als auch ein Recht vor, welche Benutzern zugewiesen werden können. Nutzen Sie diese im Hinblick auf die Datensicherheit mit äußerster Vorsicht. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Nutzung des Moduls zu überwachen, wurde in das Modul eine Berichtsfunktion integriert. Damit kann beim Aufräumen automatisch das Gelöschte dokumentiert werden und die Gründe hierfür werden festgehalten.
Das Löschen von Vorgängen und Dokumenten wird auch in der F2 Datenbank dokumentiert. Diese Dokumentation können Sie nicht löschen. Mithilfe des Moduls cPort können Sie weitere Berichte über die Dokumentation erstellen. Weitere Informationen zu diesen Auszügen finden Sie unter F2 cPort.