Zugriff auf F2 Datenaufräumung
Sie erhalten Zugriff auf F2 Datenaufräumung auf zwei Arten: über eine Standardrolle und über ein Recht. Die Struktur und internen Richtlinien Ihrer Organisation bestimmen, wie diese zugewiesen werden. Die beiden Arten sind folgende:
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Die Standardrolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Vorgänge in der F2-Installation, welche den Suchkriterien einer Aufräumsuche entsprechen, einzusehen und zu löschen. Dies ist unabhängig von Ihrem Zugriff auf die Vorgänge und deren Dokumente. Dazu gehören auch Vorgänge und Dokumente, die aufgrund ihres Registrierungsstatus oder Ähnlichem nicht gelöscht werden können.
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Das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ gibt Ihnen die Möglichkeit, in Vorgängen aufzuräumen und diese zu löschen, auf die Sie bereits Schreibzugriff haben. Dies gilt jedoch nicht für Vorgänge mit Dokumenten, die zur Registrierung markiert sind, oder für Vorgänge, die weiteren üblichen Einschränkungen beim Löschen unterliegen. Wenn Sie das Recht haben, können Sie in der Aufräumsuche auch Vorgänge sehen, auf die Sie Lesezugriff haben, diese können Sie jedoch nicht löschen.
Benutzer, die entweder die Rolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ oder das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ besitzen, können dieselben Aufräumsuchen innerhalb der gesamten F2-Installation sehen. Für Benutzer, die das Recht besitzen, können Inhalt und Umfang der Listen jedoch je nach Zugriffsniveau und -beschränkung oder anderen Metadaten der betroffenen Vorgänge bzw. Dokumente variieren. Keine anderen Benutzer innerhalb der Installation können die Aufräumsuchen sehen.
Unten finden Sie eine schematische Darstellung der beiden Zugriffsniveaus. Benutzer, welche die Rolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ besitzen, können Vorgänge aus der gesamten F2-Installation sehen und löschen. Benutzer, die lediglich das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ besitzen, können nur einen Ausschnitt von Dokumenten und Vorgängen innerhalb der Installation sehen und löschen. Dadurch kann eine Überschneidung zwischen den Vorgängen entstehen, die von verschiedenen Benutzern gelöscht werden können und die Löschprozesse können einander beeinflussen.
Die Rolle wird von einem Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ zugewiesen und das Recht von einem Benutzer mit dem Recht „Rechte verwalten“.