Datenaufräumung ausführen

Aufräumprozesse basieren auf vorhandenen Aufräumsuchen. Lesen Sie mehr über das Erstellen von Aufräumsuchen im Abschnitt Aufräumsuche erstellen.

Der erste Schritt in Ihrem Aufräumprozess besteht darin, das Ergebnis Ihrer Aufräumsuche dahingehend zu beurteilen, ob die darin enthaltenen Vorgänge basierend auf ihren Metadaten tatsächlich gelöscht werden sollen. In der Aufräumliste im Fenster „Datenaufräumung“ können Sie die Vorgänge ausklappen, indem Sie auf den Pfeil links des Vorgangsbetreffs klicken. Sie öffnen einen Vorgang per Doppelklick auf den Betreff. Sie können sich auch einen Überblick über die Vorgänge und deren Dokumente verschaffen, indem Sie einen Löschbericht erstellen. Klicken Sie dazu im Band auf Löschbericht erstellen. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Der Menüpunkt „Löschbericht erstellen“.

Sie sehen den Verantwortlichen des Vorgangs in der Vorschau. Von hier aus können Sie den entsprechenden Benutzer kontaktieren, um die Vorgangsmetadaten zu aktualisieren. Dies kann beispielsweise dann relevant sein, wenn der Vorgang aufgrund falscher Vorgangsmetadaten in der Aufräumliste erscheint. Mit der Anpassung der Vorgangsmetadaten stellen Sie sicher, dass Vorgänge nicht fälschlicherweise gelöscht werden.

Sie können Vorgänge auch manuell von der Aufräumliste entfernen. Markieren Sie dazu einen Vorgang und klicken Sie im Band auf Von der Liste entfernen. Nutzen Sie die Pfeiltasten (auf und ab), um in der Aufräumliste zu navigieren. Entfernen Sie Vorgänge von der Liste, indem Sie auf Ihrer Tastatur auf Entfernen drücken. Auf diese Weise entfernen Sie einen Vorgang nur vorübergehend aus der Aufräumliste. Wenn der entfernte Vorgang, die Metadaten und Dokumente weiterhin die Kriterien der Aufräumsuche erfüllen, erscheint der Vorgang wieder in der Aufräumliste, wenn die F2 Datenaufräumung das nächste Mal geöffnet oder aktualisiert wird.

Bevor Sie mit dem Aufräumprozess beginnen, empfiehlt es sich, Löschberichte über den Inhalt der Aufräumliste zu erstellen. Damit können Sie überprüfen und beurteilen, welche Vorgänge aus der jeweiligen Aufräumliste gelöscht werden. Löschberichte sind auch eine Möglichkeit, Listen über zu löschende Dokumente und Vorgänge mit Benutzern in F2 zu teilen, ohne dass diese Zugriff auf F2 Datenaufräumung haben. Die Erstellung von Berichten unterstützt die Erfüllung von Dokumentationsanforderungen und formalen Genehmigungsverfahren.

Klicken Sie auf Löschbericht erstellen. F2 erstellt dann automatisch ein neues Dokument mit dem Betreff „Löschbericht über [Anzahl] Vorgänge“ und platziert es in Ihrem Posteingang. Im Anhang des Dokuments finden Sie für jeden Vorgang einen PDF-Bericht und alle Dateien haben den Betreff „Löschbericht über den Vorgang [Vorgangsbetreff]“.

Die Berichte haben den Betreff „Zu löschende Vorgänge“ und beschreiben:

Nachdem Sie alle Vorgänge auf Ihrer Aufräumliste geprüft und die entfernt haben, die nicht gelöscht werden sollen, können Sie mit dem Löschen beginnen. Klicken Sie dazu auf Alles auf Liste löschen im Band des Dialogfensters „Datenaufräumung“. Daraufhin öffnet sich das untenstehende Dialogfenster, in dem Sie das Löschen bestätigen. Außerdem können Sie wählen, ob Sie einen Bericht über die gelöschten Vorgänge und Dokumente erstellen möchten.

Um Löschberichte über die gelöschten Vorgänge zu erstellen, setzen Sie ein Häkchen bei „Löschbericht erstellen“. Die Berichte erstellen Sie auf die gleiche Art, wie die Berichte, die Sie während der ersten Aufräumarbeit erstellen, wie auch im Abschnitt Der Menüpunkt „Löschbericht erstellen“ beschrieben.

Klicken Sie auf Löschen, um mit dem Löschen von Vorgängen und Dokumenten zu beginnen. Der Löschprozess läuft im Hintergrund und Sie können währenddessen weiterarbeiten.

Sie können den Löschprozess aus dem Dialogfenster heraus abbrechen, indem Sie auf Abbrechen klicken. Es wird dann auch kein Löschbericht erstellt.

Es kann vorkommen, dass Sie einige Vorgänge nicht löschen können. Das kann der Fall sein, wenn Sie nur über das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ Zugriff auf die Datenaufräumung haben. Sie können dann in Ihrer Aufräumliste Vorgänge sehen, auf die Sie Lesezugriff haben, die Sie aber nicht löschen können. Weiterhin können Sie keine Vorgänge mit angehängten Dokumenten löschen, die registriert werden sollen. Ob ein Vorgang auf der Liste gelöscht wurde, geht aus Ihrem Löschbericht hervor, den Sie während des Löschens erstellen können. Lesen Sie mehr über diese Funktion im untenstehenden Abschnitt.