Verwaltung von Aufräumsuchen
Die Hauptarbeit mit Aufräumsuchen erledigen Sie im Fenster „Datenaufräumung“. Die Erstellung, Aktualisierung und Löschung erfolgen über dieses Fenster. Öffnen Sie das Fenster über den Reiter „Einstellungen“ des Hauptfensters, indem Sie auf den Menüpunkt Datenaufräumung klicken.
Hierunter sehen Sie den Aufbau des Fensters.
Das Fenster besteht aus folgenden Elementen:
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Band (1)
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Aufräumlisten (2)
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Inhalt der gewählten Liste (3)
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Vorschau (4).
Ganz oben im Fenster finden Sie ein Band mit folgenden Menüpunkten:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Löscht alle in der ausgewählten Aufräumsuche markierten Vorgänge und Dokumente in der Datenbank. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Alles auf Liste löschen. |
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Entfernt den gewählten Vorgang vorläufig von der Liste der ausgewählten Aufräumsuche. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Listeninhalt überprüfen. |
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Erstellt einen PDF-Bericht mit einem Überblick über existierende Vorgänge und Dokumente in der Aufräumliste. Den Bericht können Sie als Grundlage für eine Auswahl von Vorgängen und Dokumenten vor dem Löschen verwenden. Sie können außerdem einen Bericht nach dem Löschen erstellen, allerdings unterscheidet dieser sich inhaltlich in einigen Punkten. Lesen Sie mehr über Löschberichte im Abschnitt Der Menüpunkt „Löschbericht erstellen“. |
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Öffnet das Dialogfenster „Suchkriterien bearbeiten”, in dem Sie die Suchkriterien Ihrer Aufräumsuche bearbeiten können. Aus dem Dialogfenster heraus können Sie die Suche auch löschen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Suchkriterien bearbeiten oder löschen. |
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Erstellt eine neue Aufräumsuche. Lesen Sie mehr im Abschnitt Aufräumsuche erstellen. |
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Aktualisiert die Aufräumliste für die ausgewählte Aufräumsuche mit den neusten Vorgängen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Diese Funktion ist sowohl dann relevant, wenn Vorgänge und deren Metadaten aktualisiert wurden, seitdem die Suche geöffnet wurde, als auch, wenn der Listeninhalt von anderen Benutzern bearbeitet wurde. |
Unterhalb des Bands finden Sie die gespeicherten Aufräumsuchen Ihrer Installation. Diese sind chronologisch nach dem Datum ihrer Erstellung sortiert. Klicken Sie auf eine der Suchen, um die aktuellen Vorgänge auf der Aufräumliste zu sehen.
Vorgänge und deren Dokumente werden in der Aufräumliste links dargestellt. Für diese Liste sind die Spalten „Betreff“, „Verantwortlicher“, „Abgeschlossen am“ und „ID“ verfügbar. Sie können diese nach Bedarf entfernen. Die Spaltennamen entsprechen den Spalten der Ergebnisliste im Hauptfenster, welche unter Suchen beschrieben werden.
Rechts finden Sie eine Vorschau des ausgewählten Vorgangs oder Dokuments mit dessen Metadaten. Die Metadaten werden nach ihrer Relevanz für das Aufräumen ausgewählt. Klicken Sie auf Beteiligte, um die Beteiligten des Vorgangs oder Dokuments in der Vorschau zu sehen.
Zwischen den Aufräumsuchen und der Aufräumliste finden Sie ein Freitextsuchfeld, welches Sie nutzen können, um nach bestimmten Vorgängen, Verantwortlichen, Daten und Vorgangsnummern auf der jeweiligen Aufräumliste zu suchen.
Aufräumsuche erstellen
Sie erstellen eine neue Aufräumsuche, indem Sie auf Neue Aufräumsuche klicken. Das Dialogfenster „Neue Vorgangsaufräumsuche“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Benennen Sie die Aufräumsuche und füllen Sie ggf. die weiteren Suchfelder aus, um zu bestimmen, welche Vorgänge in der Aufräumsuche enthalten sein sollen. Sie wählen selbst, welche Suchfelder für Ihre Aufräumsuche relevant sind und ausgefüllt werden sollten.
Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Suchfelder des Dialogfensters und wie Sie diese ausfüllen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff der Aufräumsuche |
Obligatorisches Feld. Geben Sie der Suche einen Namen, der dessen Inhalt beschreibt, beispielsweise „Abgeschlossene Vorgänge“. |
Vorgangsbetreff |
Optionales Feld. Geben Sie mindestens ein Wort ein. Die Suche enthält dann nur Vorgänge, die sämtliche eingegebenen Wörter in ihrem Vorgangsbetreff enthält. Sie können logische Operatoren wie*, AND, OR, Klammern und Anführungszeichen verwenden. Sie finden eine detaillierte Beschreibung von logischen Operatoren unter Suchen. |
Schlüsselwörter |
Optionales Feld. Geben Sie mindestens ein Schlüsselwort ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einem der Schlüsselwörter versehen sind. |
Aussonderungsarten |
Optionales Feld. Fügen Sie mindestens eine Aussonderungsart ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einer der Aussonderungsarten versehen sind. |
Aktenzeichen |
Optionales Feld. Fügen Sie mindestens ein Aktenzeichen ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einem der Aktenzeichen versehen sind. |
Abgeschlossen am |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü bestimmen Sie den Zeitraum seit Abschluss des Vorgangs. Sie können zwischen 1, 2, 3 oder 5 Jahren wählen. |
Klicken Sie auf Erstellen, um die Aufräumsuche zu erstellen. Wenn Sie die Suche öffnen, zeigt sie alle Vorgänge an, die mit den gewählten Suchkriterien übereinstimmen.
Suchkriterien bearbeiten oder löschen
Wenn Sie eine Aufräumsuche bearbeiten möchten, klicken Sie auf Suchkriterien bearbeiten, wonach sich das Dialogfenster „Suchkriterien bearbeiten” öffnet. Bis auf den Titel und das Symbol ist das Dialogfenster identisch mit dem Dialogfenster „Aufräumsuche erstellen“, welches im Abschnitt Aufräumsuche erstellen beschrieben ist. Sie bearbeiten die Suchkriterien nach denselben Prinzipien wie beim Erstellen einer Suche. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.
Sie können in dem Dialogfenster auch die Suche löschen, indem Sie auf Suche löschen klicken. Das Löschen der Aufräumsuche hat keinen Einfluss auf deren Inhalt. Die in der Suche enthaltenen Vorgänge und Dokumente sind weiterhin in Ihrer F2 Installation vorhanden.
