Mit dem Akteneinsichtsbericht arbeiten
Dieser Abschnitt erläutert, wie Sie einen Akteneinsichtsbericht auf Grundlage der Akteneinsicht erstellen. Außerdem wird beschrieben, wie der Akteneinsichtsbericht an verschiedenen Detailstufen angepasst werden kann.
Akteneinsichtsbericht erstellen
Wenn Sie den gewünschten Inhalt für die Akteneinsicht ausgewählt und die Akteneinsicht angepasst haben, klicken Sie im Band des Reiters „Akteneinsicht“ auf Akteneinsicht erstellen. Das Erstellen des Akteneinsichtsberichts läuft im Hintergrund, damit Sie in F2 weiterarbeiten können, während der Bericht erstellt wird.
In der unteren rechten Ecke des Akteneinsichtfensters zeigt Ihnen ein Statusbalken den Fortschritt des PDF-Erstellens an.
Sobald F2 die Akteneinsicht erstellt hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass der Akteneinsichtsbericht in Ihrem Posteingang bereitgestellt wurde.
Der Akteneinsichtsbericht ist dem Dokument angehängt (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie den Akteneinsichtsbericht bearbeiten möchten oder einen anderen Akteneinsichtstyp wünschen, müssen Sie einen neuen Akteneinsichtsbericht erstellen. Klicken dazu Sie auf Akteneinsicht erstellen.
Sie können einen Akteneinsichtsbericht wie jedes andere Dokument verwalten und bearbeiten. Sie können den Akteneinsichtsbericht zum Beispiel weiterleiten oder die Verantwortlichkeit dafür einem Kollegen zuweisen. Mithilfe des Zukaufsmoduls F2 Genehmigungen können Sie den Akteneinsichtsbericht als Genehmigung zum Beispiel an eine juristische Abteilung senden. Weitere Informationen zu Akteneinsichten und F2 Genehmigungen finden Sie im Abschnitt Akteneinsicht genehmigen lassen.
Der Inhalt des Akteneinsichtsberichts
Ein Akteneinsichtsbericht enthält stets eine Dokumentenübersicht, die nach den Vorgängen untergliedert ist, denen die Dokumente zugeordnet sind. Außerdem können Sie den Akteneinsichtsbericht nach verschiedenen Detailstufen anpassen, abhängig davon, wie viele Dokumentendetails und Akteneinsichtselemente aus dem Bericht hervorgehen sollen. Weitere Informationen zur Anpassung des Akteneinsichtsberichts finden Sie im Abschnitt Akteneinsichtsbericht anpassen.
Die folgende Tabelle beschreibt die Felder der Dokumentenübersicht.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Dokumenten-nummer“ |
Ein Dokument erhält eine Dokumentennummer, wenn es registriert wird. Die Dokumentennummer wird in dieser Spalte angezeigt. Wenn Sie einen Akteneinsichtsbericht erstellen, können Sie die Akteneinsichtselemente nach der Dokumentennummer sortieren. Dokumente, die nicht registriert wurden und deshalb keine Dokumentennummer besitzen, werden vor oder nach den Dokumenten mit einer Dokumentennummer aufgelistet. Weitere Informationen zur Sortierung der Elemente finden Sie im Abschnitt Akteneinsichtsbericht anpassen. |
„Datum“ |
Das Datum in dieser Spalte entspricht dem Briefdatum, sofern dies vorhanden ist, oder dem Erstellungsdatum des jeweiligen Dokuments. |
„Betreff“ |
Zeigt Ihnen den Betreff des Dokuments an. |
„Dokumenten-ID“ |
Jedes Dokument in F2 hat eine eindeutige Dokumenten-ID, die Ihnen in dieser Spalte angezeigt wird. |
„#“ |
Das Feld zeigt Ihnen an, wie viele Schriftstücke mit einem jeweiligen Dokument verknüpft sind. Zur Anzahl der verknüpften Schriftstücke gehören das Dokumentenschriftstück und gegebenenfalls weitere Schriftstücke, Vermerke, u.v.m. |
„Kommentar“ |
Wenn ein Kommentar zu einem Dokument in der Grundlage für die Akteneinsicht hinzugefügt wurde, wird er in dieser Spalte angezeigt.Weitere Informationen zu Kommentaren finden Sie im Abschnitt Kommentar hinzufügen. |
Akteneinsichtsbericht anpassen
Wenn Sie den Akteneinsichtsbericht vor der Erstellung anpassen möchten, klicken Sie im Band des Reiters „Akteneinsicht“ auf den Menüpunkt „Akteneinsicht erstellen“ und wählen im Drop-down-Menü Akteneinsicht anpassen aus.
Das Dialogfenster „Akteneinsicht anpassen“ öffnet sich, in dem Sie unerwünschten Inhalt entfernen, den Akteneinsichtstyp auswählen und die Sortierungsreihenfolge des Akteneinsichtsberichts anpassen können.
Auf Installationsniveau kann eine Standardeinrichtung für das Dialogfenster „Akteneinsicht anpassen“ festgelegt werden.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Funktionen des Dialogfensters „Akteneinsicht anpassen“ beschrieben.
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Unerwünschten Inhalt entfernen“ |
Auf Organisationsniveau kann ein Filter eingerichtet werden, der vor dem Erstellen der Akteneinsicht Inhalt entfernt. Dies kann beispielsweise für vertrauliche oder unwichtige Informationen relevant sein. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. Die Filterung wird vorgenommen, wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Unerwünschten Inhalt entfernen“ setzen. Wenn Sie auf das Fragezeichensymbol neben dem Feld „Unerwünschten Inhalt entfernen“ klicken, wird Ihnen eine Übersicht über die Inhalte angezeigt, die durch den Filter entfernt werden (siehe folgende Abbildung). 
Abbildung 8. Filter der Akteneinsicht
|
||
„Wenn ich eine neue Akteneinsicht erstelle“ |
Hier legen Sie fest, ob ein neues Dokument erstellt oder das bestehende Dokument überschrieben werden soll, wenn Sie eine neue Akteneinsicht erstellen. 
Abbildung 9. Drop-down-Menü für das Feld „Wenn ich eine neue Akteneinsicht erstelle“
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„Dokumenttitel“ |
Hier können Sie dem Akteneinsichtsbericht einen Betreff geben. Ihre Organisation kann bestimmen, welcher Betreff standardmäßig vergeben werden soll. |
||
„Typ der Akteneinsicht“ |
Hier legen Sie den Typ des zu erstellenden Akteneinsichtsberichts fest. Dieser gibt an, welche Detailstufe der erstellte Akteneinsichtsbericht haben wird:
Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Detailstufen finden Sie im Abschnitt Detailstufen für den Akteneinsichtsbericht. |
||
„Vorlage“ |
Hier können Sie die Vorlage auswählen, auf der die Akteneinsicht basieren soll. Normalerweise wird eine Standardvorlage verwendet. Wenn die Akteneinsicht einer speziellen Vorlage entsprechen soll, die gemäß den Anforderungen der Organisation eingerichtet wurde, legen Sie dies hier fest. 
Abbildung 10. Drop-down-Menü für das Feld „Vorlage“
|
||
„Sortierungsspalte“ |
Hier bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge die Elemente im Akteneinsichtsbericht sortiert werden. Sie können zwischen folgenden Spalten wählen:
|
||
„Sortierungs-reihenfolge“ |
Hier legen Sie fest, ob die zuvor gewählte Sortierungsspalte aufsteigend oder absteigend sortieren soll:
„Nach Vorgang aufteilen“ Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, wird der Akteneinsichtsbericht in mehrere PDFs nach Vorgängen aufgeteilt. |
||
„Schriftstückduplikate entfernen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, werden Duplikate aus dem Akteneinsichtsbericht entfernt (Zukaufsmodul). Weitere Informationen über das Entfernen von Duplikaten finden Sie im Abschnitt Duplikate entfernen. |
Detailstufen für den Akteneinsichtsbericht
Im folgenden Abschnitt werden die verschiedenen Detailstufen erläutert, mit denen Sie Ihren Akteneinsichtsbericht erstellen können. Die untenstehende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über diese Detailstufen.
| Detailstufe | Beschreibung des Inhalts |
|---|---|
Vollständige Akteneinsicht |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. Vollständige Schriftstücke, Anfragen, Vermerke und Kommentare. |
Übersicht: Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw. |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. Übersicht über Schriftstücke, Anfragen und Vermerke, jedoch ohne deren Inhalt anzuzeigen. |
Übersicht: Vorgänge und Dokumente |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. |
Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt) |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden, jedoch ohne Seitenumbrüche. |
Vollständige Akteneinsicht
Wenn Sie „Vollständige Akteneinsicht“ auswählen, wird eine komplette Akteneinsicht erstellt. Dabei wird eine Übersicht der Dokumente, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden, erstellt. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet.
Der Akteneinsichtsbericht beinhaltet außerdem alle einbezogenen Akteneinsichtselemente in voller Ausführung, darunter Schriftstücke, Anfragen und Vermerke sowie eventuelle Kommentare.
Übersicht: Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw.
Wenn Sie „Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw.“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Außerdem wird Ihnen für jedes Dokument eine Übersicht über die enthaltenen Schriftstücke, Vermerke und Anfragen angezeigt – der Inhalt wird Ihnen jedoch nicht angezeigt. Wenn ein Kommentar zu einem Element in der Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt wurde, wird dieser angezeigt.
Übersicht: Vorgänge und Dokumente
Wenn Sie „Übersicht: Vorgänge und Dokumente“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Es wird keine Übersicht über die enthaltenen Schriftstücke, Vermerke und Anfragen oder deren Inhalt erstellt.
Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt)
Wenn Sie „Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt)“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Mit dieser Möglichkeit erhalten Sie eine kompakte Übersicht ohne unnötige Seitenumbrüche.
Diese Detailstufe eignet sich als Übersicht für zum Beispiel den Dialog mit einem Antragsteller einer Akteneinsicht, bei der Sie entscheiden müssen, welche Unterlagen ausgehändigt werden können.
Akteneinsicht genehmigen lassen
Mithilfe des Zukaufsmoduls F2 Genehmigungen können Sie einen erstellten Akteneinsichtsbericht innerhalb Ihrer Organisation genehmigen lassen. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn eine Akteneinsicht von einer anderen Abteilung oder Org.Einheit genehmigt werden muss, bevor Sie diese an den Antragsteller der Akteneinsicht senden können.
Beteiligte des Genehmigungsverlaufs können folgende Elemente einsehen und ändern: den Akteneinsichtsbericht (das heißt die erstellte PDF-Version der Akteneinsicht), und die Grundlage für die Akteneinsicht, also welche Elemente einbezogen werden und welche nicht (das heißt den Akteneinsichtsvorgang).
Öffnen Sie hierzu das Dokument mit dem angehängten Akteneinsichtsbericht. Anschließend klicken Sie auf Neue Genehmigung im Band des Dokumentenfensters.
Das Dialogfenster „Neue Genehmigung für [Dokumentenbetreff]“ öffnet sich. Hier können Sie die relevanten Informationen eingeben.
Bevor Sie auf Speichern klicken und damit den Genehmigungsverlauf erstellen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Genehmigern dieses Schritts Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments geben“.
Sie müssen bei allen Schritten des Genehmigungsverlaufs ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen. Dadurch gewährleisten Sie, dass alle Genehmiger Schreibzugriff auf den Vorgang mit der Akteneinsicht erhalten und die Grundlage der Akteneinsicht einsehen und ändern können.
| Sie müssen das Häkchen in das Kontrollkästchen „Genehmigern dieses Schritts Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments geben.“ setzen, bevor Sie den Genehmigungsverlauf starten. |
Anschließend starten Sie den Genehmigungsverlauf. Jeder Beteiligte kann nun die PDF-Version des Akteneinsichtsberichts bearbeiten sowie Elemente zum Akteneinsichtsvorgang hinzufügen oder entfernen. Die Beteiligten besitzen dieselben Handlungsmöglichkeiten wie der Ersteller der Akteneinsicht.
Wenn sich der Akteneinsichtsbericht nach dem Genehmigungsverlauf wieder bei Ihnen, dem Ersteller der Akteneinsicht, befindet, können Sie abhängig vom Ausgang des Genehmigungsverlaufs Folgendes tun:
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Wenn der Akteneinsichtsbericht ohne Kommentare endgültig genehmigt oder direkt die PDF-Version bearbeitet/daraus etwas ausgelassen wurde, können Sie den Bericht an den Antragsteller der Akteneinsicht senden.
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Wenn dem Akteneinsichtsvorgang Inhalte hinzugefügt oder entfernt wurden, sollten Sie einen neuen Akteneinsichtsbericht erstellen, bevor Sie diesen an den Antragsteller der Akteneinsicht senden.
| Wenn Sie eine PDF-Datei bearbeiten oder daraus etwas auslassen, sollten Sie darauf achten, dass diese PDF-Datei gesperrt und/oder auf andere Weise geschützt ist, damit andere Benutzer oder externe Empfänger nachfolgend keine Änderungen am Akteneinsichtsbericht vornehmen können. Dies können Sie zum Beispiel mit Programmen wie Adobe Acrobat Pro oder LibreOffice durchführen. |
Weitere Informationen zum Genehmigungsverlauf finden Sie unter Genehmigungen.