Mit Akteneinsichten arbeiten
Dieser Abschnitt gibt Ihnen eine Einführung in das Arbeiten mit Akteneinsichten in F2, einschließlich wie Sie eine neue Akteneinsicht erstellen, wie die Grundlage für eine Akteneinsicht zu verstehen ist und wie Sie auf offene und abgeschlossene Akteneinsichtsvorgänge zugreifen.
Neue Akteneinsicht erstellen
Sie erstellen eine Akteneinsicht als einen Vorgang in F2. Dazu markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Ergebnisliste im Hauptfenster. Sie markieren die relevanten Dokumente, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf die gewünschten Dokumente klicken. Anschließend können Sie im Band des Hauptfensters auf Neue Akteneinsicht klicken, oder Sie öffnen das Kontextmenü und wählen Neu und daraufhin Neue Akteneinsicht aus.
Sie müssen nicht sofort alle notwendigen Dokumente vor dem Erstellen der Akteneinsicht auswählen, weil Sie später weitere Dokumente der Akteneinsicht einfach hinzufügen können.
Wenn Sie der Akteneinsicht Dokumente hinzufügen, werden alle angehängten Elemente eines Dokuments, wie zum Beispiel Schriftstücke, Vermerke und Anfragen, zur Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt. Nicht hinzugefügt werden Chats oder Notizen.
Nachdem Sie auf Neue Akteneinsicht geklickt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Neue Akteneinsicht“, in dem Sie der Akteneinsicht einen Betreff geben können.
| Abhängig von Ihrer F2-Einrichtung müssen Sie bei der Erstellung einer Akteneinsicht auch die Felder „Aktenzeichen“, „Sonderzeichen“, „Aussonderungsart“ oder „Vorgangsverlauf“ ausfüllen. In einigen Fällen ist es möglich, eine Vorgangsvorlage zu wählen, was die auszufüllenden Metadatenfelder beeinflusst. |
Mit einem Klick auf OK öffnet sich die Akteneinsicht in Form eines Vorgangs. Der Vorgang besteht aus einer Kopie der markierten Dokumente aus dem Hauptfenster.
Der Reiter „Akteneinsicht“ im Vorgangsfenster
Dieser Abschnitt gibt Ihnen eine kurze Einführung in den Reiter „Akteneinsicht“ im Vorgangsfenster.
Wenn Sie eine neue Akteneinsicht in F2 erstellen, öffnet sich ein Vorgangsfenster, in dem der Reiter „Akteneinsicht“ hinzugefügt ist. Am oberen Rand des Vorgangsfensters sehen Sie die Vorgangsnummer sowie den Vorgangsbetreff, den Sie der Akteneinsicht gegeben haben (siehe folgende Abbildung).
Für die Arbeit mit Akteneinsichten verwenden Sie hauptsächlich den Reiter „Akteneinsicht“ des Vorgangsfensters. Im Band dieses Reiters finden Sie eine Reihe Menüpunkte für die Navigation, Kommunikation und Bearbeitung der Akteneinsicht.
In der Ergebnisliste unter dem Band des Reiters „Akteneinsicht“ werden Ihnen die Elemente der Akteneinsicht angezeigt, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. Sie sehen auch, inwieweit diese Elemente in die Akteneinsicht einbezogen oder ausgeschlossen wurden. Die Elemente der Akteneinsicht werden nach Vorgängen gruppiert. Dokumente, die keinem Vorgang zugeordnet sind, bilden eine eigene Gruppe. Des Weiteren können Sie nach Bedarf spezifische Spalteneinstellungen in der Ergebnisliste einrichten. Die Felder unter den Spaltennamen können Sie verwenden, um die Anzeige der Ergebnisse zu filtern, zum Beispiel indem Sie einen Text eingeben oder aus einem Drop-down-Menü auswählen.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des in der Ergebnisliste ausgewählten Elements der Akteneinsicht.
Offene und abgeschlossene Akteneinsichten
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie im Hauptfenster auf offene und abgeschlossene Akteneinsichten zugreifen.
Sie greifen über die Navigationszeile auf der linken Seite des Hauptfensters auf die Akteneinsichtsvorgänge zu.
Klicken Sie auf die Verknüpfung 
unter dem Band des Hauptfensters. Die Suchliste der offenen und abgeschlossene Akteneinsichten öffnet sich.
Mit einem Doppel- oder Rechtsklick auf den gewünschten Akteneinsichtsvorgang können Sie die Grundlage der Akteneinsicht öffnen und einsehen.
Über das Kontextmenü können Sie Akteneinsichtsvorgänge zu Ihren „Favoriten“ hinzufügen.
Klicken Sie auf Abgeschlossene Akteneinsichten, um die bereits abgeschlossenen Akteneinsichtsvorgänge zu sehen.
Über das Kontextmenü stehen Ihnen bei den abgeschlossenen Akteneinsichten dieselben Optionen zur Verfügung, wie bei den offenen Akteneinsichten.
| Sie können Akteneinsichtsvorgänge nur dann einsehen, wenn Sie darauf Schreibzugriff haben, das heißt, wenn Sie Beteiligter oder ergänzender Sachbearbeiter sind. Außerdem werden Ihnen die Vorgänge angezeigt, bei denen der Zugriff auf Ihre Org.Einheit oder auf „Alle“ gesetzt ist. |