Kontextmenüfunktionen im Hauptfenster
In F2 können Sie direkt im Hauptfenster eine Vielzahl von Arbeitsaufgaben durchführen. Im Folgenden werden Ihnen die Funktionen, die Sie mithilfe des Kontextmenüs und der Vorschau des Hauptfensters durchführen können, beschrieben. Die Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, hängen von der Einrichtung Ihrer Organisation und Ihren Rechten ab.
Kontextmenüfunktionen für Dokumente
Wenn Sie in der Ergebnisliste mit einem Rechtsklick auf ein Dokument das Kontextmenü öffnen, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
| Symbol | Funktion | Beschreibung | ||||
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Dokument öffnen |
Öffnet das Dokumentenfenster für das Dokument, das Sie in der Ergebnisliste ausgewählt haben. |
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Vorgang öffnen |
Öffnet das Vorgangsfenster für den Vorgang, dem das ausgewählte Dokument zugeordnet ist. |
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Neu |
Erstellt ein/e/en neue/s/n:
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Antworten |
Diese Funktion wird aktiv, wenn Sie eine empfangene E-Mail oder ein in F2 intern versendetes Dokument in der Ergebnisliste auswählen. Um dem Absender zu antworten, klicken Sie auf:
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Weiterleiten |
Diese Funktion ist aktiv, wenn Sie eine empfangene E-Mail oder ein in F2 intern versendetes Dokument in der Ergebnisliste auswählen. Dadurch öffnet sich ein neues Dokument, das der E-Mail hinzugefügt wird, die Sie weiterleiten möchten. |
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Als gelesen/nicht gelesen markieren |
Sie können jedes Dokument als gelesen oder nicht gelesen markieren. Während gelesene Dokumente mit allgemeiner Schrift dargestellt werden, sind ungelesene Dokumente fettgedruckt hervorgehoben.
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Persönliche Verwaltung |
Wenn Sie ein Dokument in der Ergebnisliste markieren, ein Dokument öffnen, um es zu lesen, oder auf andere Weise an einem Dokument beteiligt werden, wird Ihnen von F2 ein persönliches Kennzeichnungsmenü angezeigt. Dieses Menü gibt Ihnen die Möglichkeit, das Arbeiten mit dem gewählten Dokument eigenständig zu organisieren. Sie können dabei auswählen, ob das Dokument in Ihren persönlichen Listen erscheinen soll:
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Kennzeichen (Persönlich) (Persönliches Kennzeichen) |
Als Teil des persönlichen Kennzeichnungsmenüs können Sie dem ausgewählten Dokument auch ein persönliches Kennzeichen vergeben, um die Arbeit mit diesem zu organisieren. Nur Sie können das Kennzeichen einsehen.
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Kennzeichen (Org.Einheit) (Kennzeichen der Org.Einheit) |
Dokumente, die automatisch im Posteingang der Org.Einheit erscheinen, besitzen ebenso ein Kennzeichnungsmenü der Org.Einheit. Mit diesem Kennzeichnungsmenü können die Benutzer in der Org.Einheit ihre gemeinschaftliche Arbeit durch die Vergabe von Org.Einheitskennzeichen organisieren. Diese Kennzeichen können nur von den Benutzern der Org.Einheit eingesehen werden.
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Dokument löschen |
Löscht das ausgewählte Dokument, wenn Sie dazu berechtigt sind. Das gelöschte Dokument wird in der Liste „Meine gelöschten Dokumente“ abgelegt. In Zusammenarbeit mit cBrain kann Ihre Organisation festlegen, wie lange ein Dokument in „Meine gelöschten Dokumente“ verbleiben soll. Dokumente, die nicht geteilt wurden, können von F2 aus gelöscht werden. Geteilte Dokumente können Sie nur dann aus F2 löschen, wenn Sie das Recht „Kann geteilte Dokumente löschen“ besitzen. Sonst können Sie beispielsweise kein internes E-Mail-Dokument oder ein Dokument, das einen Chat beinhaltet, löschen. Sobald ein Dokument geteilt wurde, kann es nicht mehr gelöscht werden, selbst dann, wenn zum Beispiel der Chat gelöscht wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dokumente und Kommunikation. |
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Zu privaten Dokumenten hinzufügen |
Verschiebt alle in der Ergebnisliste ausgewählten Dokumente in die Liste „Meine Private Dokumente“. |
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In die Bibliothek verschieben |
Verschiebt alle in der Ergebnisliste ausgewählten Dokumente in die Bibliothek. |
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Zugriffsverwaltung |
Hiermit ändern Sie das Zugriffsniveau eines gewählten Dokuments. In F2 gibt es drei Zugriffsniveaus:
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Zugriffs-informationen anzeigen |
Zeigt Ihnen an, welche Benutzer welchen Zugriff besitzen:
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Dokument einem Vorgang hinzufügen |
Hiermit verknüpfen Sie ein oder mehrere in der Ergebnisliste markierte Dokumente mit einem Vorgang, ohne das/die Dokument/e zu öffnen. Darüber hinaus können Sie mit der Funktion in ein und demselben Arbeitsgang ein Dokument in mehrere Vorgänge kopieren.
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Dokument von Vorgang entfernen |
Entfernt ein oder mehrere in der Ergebnisliste markierte Dokumente aus einem Vorgang, ohne das/die Dokument/e zu öffnen. |
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Schlüsselwort hinzufügen |
Fügt ein oder mehrere Schlüsselwörter zum Dokument hinzu. |
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Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen |
Hiermit wählen Sie ein Dokument als Antwort auf eine existierende Anfrage aus. |
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Dokument registrieren/ Dokument-registrierung aufheben |
Registriert ein ausgewähltes Dokument in der Ergebnisliste oder hebt die Registrierung wieder auf. Wenn das Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist, erhält dieses eine Dokumentennummer im Vorgang. Wenn das Dokument nicht mit einem Vorgang verknüpft ist, wird dieses als registriert markiert und erhält erst mit dessen Verknüpfung an einen Vorgang eine Dokumentennummer.
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Externer Zugriff |
Hiermit teilen Sie das ausgewählte Dokument mit externen Beteiligten. Abhängig von der Einrichtung haben Sie folgen Möglichkeiten:
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Dokument abschließen |
Schließt ein oder mehrere in der Ergebnisliste gewählte Dokumente ab. Wenn alle ausgewählten Dokumente abgeschlossen sind, ist nur die Funktion „Dokument wieder eröffnen“ aktiv. Die Funktion ist mit Folgendem verbunden:
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Dokument wieder eröffnen |
Öffnet ein oder mehrere abgeschlossene Dokumente in der Ergebnisliste erneut. |
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Ergänzenden Sachbearbeiter hinzufügen |
Hiermit fügen Sie dem Dokument einen oder mehrere ergänzende/n Sachbearbeiter hinzu. |
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Verantwortlichkeit ändern |
Hiermit legen Sie einen neuen Verantwortlichen für das Dokument fest. |
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Erinnerung |
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Hinweis anzeigen |
Diese Funktion zeigt Ihnen Hinweise auf ein Dokument an, wenn Sie diesem zum Beispiel als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt wurden oder ein Genehmigungsverlauf Ihrer Genehmigung bedarf. |
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Berichte |
Sie können einen Bericht erstellen, indem Sie Dokumente in der Ergebnisliste auswählen. Mit dieser Funktion stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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Link zum Dokument kopieren |
Hiermit kopieren Sie die Dokumenten-ID, die Sie dann in andere Dokumente einfügen können. |
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Aus Postausgang entfernen |
Hiermit können Sie ein Dokument, dessen Versenden fehlschlug, aus dem Postausgang entfernen. Sie können das Dokument weiterhin über eine entsprechende Suche im „Archiv“ aufrufen.
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Suchergebnisse nach Excel exportieren |
Exportiert ein gewähltes Suchergebnis nach Excel, welches Sie dort bearbeiten können. Diese Funktion können Sie zum Beispiel in Verbindung mit einer Akteneinsicht nutzen. |
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Kontext |
Mit der Funktion Alle Beteiligten dieses Dokuments rufen Sie alle Beteiligten auf, die an einem oder mehreren in der Ergebnisliste ausgewählten Dokument/en beteiligt sind. Wenn Sie auf Bezogene Suchlisten nochmals einlesen klicken, werden die Suchmöglichkeiten aktualisiert, die Sie in Verbindung mit dem Zukaufsmodul F2 Bezogene Suchen erstellt haben. |
Kontextmenüfunktionen für Vorgänge
Wenn Sie in der Ergebnisliste mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang das Kontextmenü öffnen, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
| Symbol | Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
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Vorgang öffnen |
Öffnet das Vorgangsfenster für einen ausgewählten Vorgang. |
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Neu |
Erstellt ein/e neue/s:
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Vorgang abschließen |
Hiermit ändern Sie den Status des Vorgangs von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“. |
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Vorgang wieder eröffnen |
Hiermit ändern Sie den Status von „Abgeschlossen“ zu „In Bearbeitung“. |
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Verantwortlichkeit ändern |
Hiermit fügen Sie dem Vorgang einen neuen Verantwortlichen hinzu. |
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Ergänzenden Sachbearbeiter hinzufügen |
Hiermit fügen Sie dem Vorgang einen oder mehrere ergänzende/n Sachbearbeiter oder Org.Einheiten hinzu. |
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Beteiligten hinzufügen |
Hiermit fügen Sie dem Vorgang einen oder mehrere Beteiligte/n hinzu. |
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Zugriffs-beschränkung hinzufügen |
Hiermit fügen Sie Sicherheitsgruppen, Org.Einheiten, Teams oder Benutzer zur Zugriffsbeschränkung des gewählten Vorgangs hinzu. |
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Schlüsselwort hinzufügen |
Hiermit fügen Sie dem Vorgang ein oder mehrere Schlüsselwort/e hinzu. |
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Neue Frist setzen |
Hiermit können Sie eine neue Frist für den gewählten Vorgang erstellen. Wenn Sie keine neue Frist setzen, wird die aktuelle Frist vom Vorgang entfernt. |
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Aktenzeichen ändern |
Hiermit können Sie ein neues Aktenzeichen für den gewählten Vorgang auswählen. Die Funktion ist an das Zukaufsmodul F2 Verfahrensunterstützung gebunden. |
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Statusphase festlegen |
Hiermit vergeben Sie eine neue Statusphase für den gewählten Vorgang. Diese Funktion ist an das Zukaufsmodul F2 Statusphasen gebunden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Statusphasen.
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Externen Zugriff festlegen |
Hiermit teilen Sie das ausgewählte Dokument mit externen Beteiligten. Abhängig von der Einrichtung haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Link zu diesem Vorgang kopieren |
Hiermit kopieren Sie einen Hyperlink zum Vorgang, den Sie in Dokumente und Vorgänge einfügen können. |
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Suchergebnisse nach Excel exportieren |
Exportiert ein gewähltes Suchergebnis nach Excel, welches Sie dort bearbeiten können. Diese Funktion können Sie zum Beispiel in Verbindung mit einer Akteneinsicht nutzen. |
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Kontext |
Mit der Funktion Alle Beteiligten auf diesen Vorgängen rufen Sie alle Beteiligten auf, die an einem oder mehreren in der Ergebnisliste ausgewählten Vorgänge beteiligt sind. Wenn Sie auf Bezogene Suchlisten nochmals einlesen klicken, werden die Suchmöglichkeiten aktualisiert, die Sie in Verbindung mit dem Zukaufsmodul F2 Bezogene Suchen erstellt haben. |
Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke
Wenn Sie in der Ergebnisliste mit einem Rechtsklick auf ein Schriftstück das Kontextmenü öffnen, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
| Symbol | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
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Zeige PDF |
Öffnet das gewählte Schriftstück als PDF. |
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Öffnen |
Öffnet das gewählte Schriftstück in dem Modus, den Sie in den persönlichen Einstellungen gewählt haben. Das Symbol ist abhängig vom Dateityp des Schriftstücks, zum Beispiel PDF oder Word. |
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Datei exportieren… |
Exportiert das Schriftstück auf den Computer, an dem Sie arbeiten. |
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Dokument öffnen |
Öffnet das Dokument, in dem sich das ausgewählte Schriftstück befindet. |
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Vorgang öffnen |
Öffnet den Vorgang, in dem sich das das Schriftstück befindet. |
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Eigenschaften |
Öffnet das Dialogfenster „Eigenschaften“. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie unter Einrichtung und Einstellung. |
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Link zum Schriftstück kopieren |
Hiermit kopieren Sie einen Hyperlink des aktuellen Dokuments, mit dem das Schriftstück verknüpft ist. Diesen Hyperlink können Sie in andere Dokumente oder Metadaten von Vorgängen, Notizen, Chats, Vermerke usw. einfügen. Unter Dokumente und Kommunikation finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie einen Schriftstück-Hyperlink in ein Dokumentenschriftstück einfügen. |
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Suchergebnisse nach Excel exportieren |
Exportiert ein gewähltes Suchergebnis nach Excel, welches Sie dort bearbeiten können. Diese Funktion können Sie zum Beispiel in Verbindung mit einer Akteneinsicht nutzen. |
Massenoperationen über das Kontextmenü
Sie können im Hauptfenster eine Vielzahl von Massenoperationen durchführen. Dazu markieren Sie ein oder mehrere Dokumente, Vorgänge oder Schriftstücke gleichzeitig. Anschließend können Sie mit einem Rechtsklick auf ein Kontextmenü aufrufen, in dem Ihnen die untenstehenden Funktionen für alle gewählten Dokumente, Vorgänge und Schriftstücke zur Verfügung stehen.
Wenn Sie Massenoperationen über das Kontextmenü im Haupt- oder Vorgangsfenster von F2 ausführen, zeigt Ihnen ein Statusbalken in der unteren rechten Ecke an, welche Massenoperation ausgeführt wird. Im folgenden Beispiel ändert F2 die Verantwortlichkeit für 6 von 6 Dokumenten.
| Wenn eine Massenoperationshandlung an einem oder mehreren ausgewählten Dokumenten/Vorgängen nicht ausgeführt werden kann, wird Ihnen ein Hinweis angezeigt. Mit Abschluss der Handlungen „Bericht erstellen“, „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ und „Bezogene Dokumente schließen“ wird Ihnen immer ein Hinweis angezeigt. |
Vorgangshilfe über das Kontextmenü
Sie können die Vorgangshilfe über eine Konfiguration aktivieren, sodass diese über die Kontextmenüfunktionen für Dokumente im Hauptfenster zugänglich ist. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. Standardmäßig ist die Vorgangshilfe in den Kontextmenüfunktionen deaktiviert.
Das Dialogfenster „Vorgangshilfe“ wird Ihnen angezeigt, wenn Sie folgende Kontextmenüfunktionen für ein Dokument in der Ergebnisliste des Hauptfensters ausführen:
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Zugriffsverwaltung
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Dokument einem Vorgang hinzufügen
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Dokument von einem Vorgang entfernen
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Dokument registrieren
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Dokumentregistrierung aufheben
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Externer Zugriff
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Dokument abschließen
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Dokument wieder eröffnen
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Ergänzenden Sachbearbeiter hinzufügen
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Verantwortlichkeit ändern.
Weitere Informationen zur Vorgangshilfe finden Sie unter Dokumente und Kommunikation.
Vorgangshilfe für mehrere Handlungen bearbeiten
Wenn Sie innerhalb des Kontextmenüs Handlungen für mehrere Dokumente im Hauptfenster ausführen, erscheint ein Dialogfenster zu Massenoperationen, wenn kein Bezug auf die Vorgangshilfe für ein oder mehrere Dokumente genommen wurde.
Der Betreff des Dialogfensters ist „Massenoperationen“ gefolgt von der Handlung, die das erscheinende Dialogfenster zur Folge hatte, zum Beispiel „Massenoperationen: Verantwortlichkeit ändern“ oder „Massenoperationen: Dokumente abschließen“.
In diesem Dialogfenster gewährt Ihnen die Spalte „Status“ mithilfe gefärbter Symbole einen schnellen Überblick. Wenn Handlungen nicht ausgeführt werden können, werden sie oben mit einem roten Symbol angezeigt. Zu berücksichtigende Handlungen werden durch ein gelbes, und abgeschlossene Handlungen durch ein grünes Symbol angezeigt. Die Spalte „Beschreibung“ enthält zusätzliche Information zum Status des einzelnen Dokuments.
Sie haben folgende Möglichkeiten für die Dokumente im Dialogfenster:
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Vorgangshilfe für alle Handlungen bearbeiten: Bearbeiten Sie die Vorgangshilfe für alle Dokumente, bei denen Sie keinen Bezug auf die Vorgangshilfe genommen haben, das heißt, Dokumente mit einem gelben Symbol. Ein Klick darauf öffnet das Dialogfenster „Vorgeschlagene Änderung bei Speichern“. Lesen Sie mehr hierzu im Abschnitt Die Vorgangshilfe „Vorgeschlagene Änderung beim Speichern“.
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Vorgangshilfe bearbeiten: Bearbeiten Sie die Vorgangshilfe der/des markierten Dokumente/n. Ein Klick darauf öffnet das Dialogfenster „Vorgeschlagene Änderung bei Speichern“. Lesen Sie mehr hierzu im Abschnitt Die Vorgangshilfe „Vorgeschlagene Änderung beim Speichern“.
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Öffne Dokument: Das oder die markierten Dokument/e wird/ werden geöffnet.
Der „Status“ wird in ein grünes Symbol geändert, wenn die Vorgangshilfe für alle Dokumente bearbeitet wurde.
Das Dialogfenster wird selbst dann angezeigt, wenn die Benutzereinstellung „Warnhinweis anzeigen, wenn Massenoperation fehlschlägt“ deaktiviert ist.
Die Vorgangshilfe „Vorgeschlagene Änderung beim Speichern“
Wenn Sie Vorgangshilfe für alle Handlungen bearbeiten oder Vorgangshilfe bearbeiten im Dialogfenster „Massenoperationen“ gewählt haben, das Ihnen im Abschnitt Vorgangshilfe für mehrere Handlungen bearbeiten beschreiben wird, öffnet sich anschließend untenstehendes Dialogfenster. In diesem Dialogfenster können Sie festlegen, dass F2 automatisch die Vorgangshilfe mit dem gleichen Änderungsvorschlag wie für das erste Dokument für alle nachfolgenden Dokumente ausführt. Setzen Sie hierzu ein Häkchen in das Kontrollkästchen Dies für alle nachfolgenden Dokumente mit gleichem Vorschlag tun unten im Dialogfenster.
Im obenstehenden Beispiel schlägt die Vorgangshilfe vor, den Zugriff auf „Alle“ zu setzen. Wenn Sie ein Häkchen bei Dies für alle nachfolgenden Dokumente mit gleichem Vorschlag tun setzen und Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK bestätigen, wird die Vorgangshilfe automatisch für die restlichen Dokumente in der Liste im Dialogfenster „Massenoperationen“ ausgeführt.
| Ihr Klick auf OK betrifft nur wiederholte, identische Vorschläge. Bei Dokumenten, bei denen die Vorgangshilfe andere Änderungen vorschlägt, zum Beispiel eine andere Org.Einheit oder das Hinzufügen des Dokuments zu einem Vorgang, würden die Handlungen nicht automatisch ausgeführt werden. Wenn Sie „Später erneut fragen“ oder „Für dieses Dokument nicht erneut fragen“ und gleichzeitig „Dies für alle nachfolgenden Dokumente mit gleichem Vorschlag tun“ auswählen, bezieht sich Ihre Wahl nur auf identische Vorschläge. |
| Über eine Konfiguration kann eingerichtet werden, ob das Kontrollkästchen „Dies für alle nachfolgenden Dokumente mit gleichem Vorschlag tun“ angezeigt werden soll. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |