Dokumente verwalten
Persönliche Kennzeichnung
Die Menügruppe „Persönliche Kennzeichnung“ können Sie im Band des Dokumenten- und Hauptfensters einsehen, wenn Sie ein Dokument aus der Ergebnisliste öffnen oder markieren. Die Einstellungen in der persönlichen Kennzeichnung sind nur für Sie sichtbar.
Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Symbole, mit denen Sie festlegen , ob ein Dokument in Ihrem Posteingang und/oder Ihrem Schreibtisch angezeigt werden soll. Hierfür werden die oberen Schaltflächen verwendet. In der Mitte können Sie dem Dokument ein Kennzeichnen hinzufügen. Unten können Sie dem Dokument eine Frist geben.
Mithilfe des persönlichen Kennzeichnungsmenüs können Sie Ihre Arbeit mit Dokumenten verwalten und organisieren. Sie haben folgende Möglichkeiten, um Dokumente abzulegen:
| Symbol | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
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Das Dokument ist in Ihrem Posteingang abgelegt. |
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Das Dokument ist auf Ihrem Schreibtisch abgelegt. |
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Das Dokument ist sowohl in Ihrem Posteingang als auch auf Ihrem Schreibtisch abgelegt.
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Das Dokument ist weder in Ihrem Posteingang noch auf Ihrem Schreibtisch abgelegt. Sie können das Dokument im „Archiv“, „Mein Archiv“ oder mit einer anderen Suche, die durch entsprechende Suchkriterien angepasst ist, aufrufen. |
Sie können dem Dokument auch ein persönliches Kennzeichen zuordnen, das nur von Ihnen eingesehen werden kann. Ein Benutzer mit dem Recht „Kennzeichen verwalten“ definiert, welche Kennzeichen Sie einem Dokument zuordnen können, und daher variieren diese von Installation zu Installation. Sie können die persönlichen Kennzeichen zum Beispiel bei Ihren Persönlichen Suchlisten verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Desktop – Suchen.
Darüber hinaus können Sie sich auch persönliche Fristen für Ihre Arbeit mit Dokumenten setzen, die auch nur von Ihnen eingesehen werden können. Das Datum der Frist können Sie entweder direkt im Feld eintragen oder Sie klicken auf das Kalendersymbol, um ein Fristdatum beziehungsweise „gestern“, „heute“ oder „morgen“ auszuwählen (siehe folgende Abbildung).
Sie können F2 auch ein Datum ausgehend von der Anzahl Tage bis zur Frist berechnen lassen, indem Sie beispielsweise „+7” in das Feld eingeben und auf Enter drücken. Die Frist liegt dann sieben Tage ab dem heutigen Datum.
Kennzeichnung der Org.Einheit
Die Kennzeichnung der Org.Einheit ist ein Instrument für die Zusammenarbeit innerhalb einer Org.Einheit. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, die Org.Einheit auf unterschiedliche Weise zu involvieren und gleichzeitig einen Überblick über Aufgaben und Prozesse für Benutzer in der Org.Einheit zu schaffen.
Neben den Auswahlmöglichkeiten, ob Ihnen ein Dokument im Posteingang der Org.Einheit oder auf dem Schreibtisch der Org.Einheit angezeigt werden soll, können Sie auch Fristen und Kennzeichen vergeben, um die Arbeit zu kategorisieren und damit einen Überblick und Wissensaustausch zu ermöglichen.
| Die Sachbearbeitung der Org.Einheit kann auch direkt über empfangenen E-Mail-Dokumente gesteuert werden. Nutzen Sie dazu die Metadatenfelder „Sachbearbeitung der Org.Einheit“, die im Benutzerhandbuch F2 Desktop - Dokumente und Kommunikation erläutert werden. |
Als Benutzer der Org.Einheit können Sie die Ablage des Dokuments verwalten und organisieren, das heißt, Sie legen fest, ob das Dokument im „Posteingang (Name der Org.Einheit)“, auf dem „Schreibtisch (Name der Org.Einheit)“ oder im „Archiv (Name der Org.Einheit)“ abgelegt werden soll. Dies tun Sie über die Menügruppe „Kennzeichnung Org.Einheit“ im Band des Dokumenten- oder Hauptfensters (siehe folgende Abbildung).
Die Schrittfolge ist dieselbe wie unter persönlicher Kennzeichnung:
| Symbol | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
|
Das Dokument ist im Posteingang der Org.Einheit abgelegt. |
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|
Das Dokument ist auf dem Schreibtisch der Org.Einheit abgelegt. |
||
|
Das Dokument ist sowohl im Posteingang als auch auf dem Schreibtisch der Org.Einheit abgelegt.
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Das Dokument ist weder im Posteingang der Org.Einheit noch auf dem Schreibtisch der Org.Einheit abgelegt. Sie können das Dokument im „Archiv“, „Archiv (Org.Einheit)“ oder mit einer anderen Suche, die durch entsprechende Suchkriterien angepasst ist, aufrufen. |
Sie können dem Dokument auch ein Kennzeichen der Org.Einheit geben, welches nur von Benutzern der Org.Einheit eingesehen werden kann. Ein Benutzer mit dem Recht „Kennzeichen verwalten“ definiert, welche Kennzeichen Sie einem Dokument zuordnen können, und daher variieren diese von Installation zu Installation. Mitarbeiter der Org.Einheit können u.a. die Kennzeichen bei ihren Suchen verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter F2 Desktop – Suchen.
Darüber hinaus können Sie als Benutzer in der Org.Einheit auch Fristen für die Arbeit der Org.Einheit mit Dokumenten festlegen, die auch nur von den anderen Mitarbeitern der Org.Einheit eingesehen werden können. Das Datum der Frist können Sie entweder direkt im Feld eintragen oder Sie klicken auf das Kalendersymbol, um ein Fristdatum beziehungsweise „gestern“, „heute“ oder „morgen“ auszuwählen (siehe folgende Abbildung).
Sie können auch F2 ein Datum berechnen lassen, das auf der Anzahl der Tage bis zur Frist berechnet wird, indem Sie zum Beispiel „+7“ in das Feld eingeben und Enter drücken. Die Frist beträgt dann sieben Tage ab dem heutigen Datum.
Dokumente archivieren, löschen und entfernen
Über die Menügruppe „Entfernen“ im Band des Hauptfensters können Sie Dokumente archivieren, löschen und von Suchlisten entfernen.
Die Funktionen werden Ihnen im Folgenden beschrieben.
Archivieren
Mit einem Klick auf Archivieren werden ein oder mehrere Dokumente archiviert, die zuvor von Ihnen in der Ergebnisliste markiert wurden. Wenn Sie ein Dokument archivieren, hilft Ihnen F2 beim Aufräumen. Das bedeutet, dass das Dokument automatisch aus dem „Posteingang“ und „Mein Schreibtisch“ entfernt wird.
Wenn Sie der Dokumentenverantwortliche sind, können Sie das Dokument ebenso in den Status „Abgeschlossen“ versetzen, anstatt „In Bearbeitung“. Das bedeutet, dass F2 das Metadatenfeld „Status“ automatisch für Sie aktualisiert.
Wenn Sie ein Dokument archivieren, erscheint das folgende Dialogfenster.
Von Suchliste entfernen
„Von Suchliste entfernen“ nutzen Sie, wenn Sie ein Dokument von bestimmten Suchlisten im Hauptfenster entfernen möchten. Sie können auf diese Funktion in folgenden Suchlisten oder darauf basierenden Suchlisten zugreifen:
-
Posteingang
-
Mein Schreibtisch
-
Posteingang der Org.Einheit
-
Schreibtisch der Org.Einheit
Wenn Sie ein Dokument von einer dieser Suchlisten entfernen, können Sie es trotzdem noch über andere Suchlisten aufrufen. Sie können das Dokument im „Archiv“, in „Mein Archiv“ und in Suchlisten, die auf diesen Suchlisten basieren, aufrufen.
Dokument löschen
Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei unterschiedliche Weisen, abhängig davon, ob ein Dokument geteilt wurde oder nicht. Wenn Sie über das Recht „Kann geteilte Dokumente löschen“ verfügen, können Sie auf den Menüpunkt „Für alle löschen“ über das Drop-down-Menü zugreifen.
Weitere Informationen zum Löschen von Dokumenten finden Sie unter F2 Desktop – Dokumente und Kommunikation.